Verwenden Sie Dropbox mit diesen 10 Tipps und Tricks effektiver

Wie man

DurchMark O'Neill

Zuletzt aktualisiert am23. Oktober 2018

Das Internet hat uns viele neue Adjektive geliefert. Nach etwas zu suchen bedeutet "es zu googeln". Jemanden anzurufen bedeutet, ihn zu skypen. Jemanden zu benachrichtigen bedeutet, ihn zu lockern oder zu app-Appieren (wie in WhatsApp). Wenn es darum geht, eine Datei über den Cloud-Speicher zu senden, gehört das Adjektiv für diese Datei fest zu Dropbox mit "Ich werde es fallen lassen".

"Ich werde Ihnen die Datei mit Google Drive fahren" hat doch nicht genau den gleichen Klang, oder?

Welche anderen Maßnahmen können Sie ergreifen, um die Nutzung des Dienstes zu maximieren, abgesehen von den Grundlagen der Verwendung von Dropbox (die bereits endlos aufbereitet wurden)? Das ist das heutige Thema in der groovyPost Tech-Klasse.

Verwenden Sie Dropbox mit diesen 10 Tipps und Tricks effektiver

OK Schüler, mach dir Notizen.

Steuern Sie die Synchronisierung mit „Selective Sync“.

Wenn sich in der Webversion Ihres Dropbox-Kontos viele Dateien befinden, möchten Sie möglicherweise nicht, dass alle Dateien Ihren Computer überladen. Vor allem, wenn Sie nur wenig Speicherplatz auf Ihrer Festplatte haben. Wenn Sie also Dateien auf Ihrem Computer haben, die momentan nicht unbedingt benötigt werden, können Sie so genannte Dateien verwenden Selektive Synchronisierung.

Dadurch wird Dropbox angewiesen, diesen bestimmten Ordner vom Computer zu entfernen, ihn jedoch in der Webversion von Dropbox beizubehalten. Wenn Sie Dropbox auf mehreren Computern installiert haben, können Sie auf jedem Gerät je nach Ihren Anforderungen und dem Festplattenspeicher unterschiedliche Einstellungen für die selektive Synchronisierung vornehmen.

Um die Funktion zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Dropbox-Symbol in Ihrer Taskleiste und gehen Sie zu Einstellungen. Unter der Registerkarte Synchronisieren befindet sich die Selektive Synchronisierung Möglichkeit.

Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, werden Ihre Dropbox-Ordner angezeigt. Deaktivieren Sie die Ordner, die Sie vom Computer entfernen möchten, und klicken Sie auf Aktualisieren. Beobachten Sie nun, wie der Ordner vom Computer verschwindet.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur Ordner entfernen können, keine einzelnen Dateien. Daher müssen Dateien, die Sie entfernen möchten, in einen Ordner verschoben und dieser Ordner entfernt werden. Ich habe im Allgemeinen einen "unsync" -Ordner und werfe alle nicht benötigten Dateien in diesen.

Teilen und Kommentieren von Dateien über das Kontextmenü

Wenn Sie sich auf Ihrem Computer im Dropbox-Ordner befinden, werden durch Klicken mit der rechten Maustaste auf eine Datei mehrere angezeigt Dropbox-bezogene Optionen: Freigeben, Dropbox-Link kopieren, Auf Dropbox.com anzeigen, Versionsverlauf und Ansicht Bemerkungen.

Klicken Sie auf Teilen Mit dieser Option können Sie einen Freigabelink festlegen und die E-Mail-Adresse der Person eingeben, an die Sie den Link senden möchten. Alternativ können Sie auf die Option klicken, um den Link in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Auf diese Weise können Sie den Link per SMS, Chat-Nachricht usw. senden.

Senden von Dateianforderungen an Benutzer ohne Dropbox

Obwohl Dropbox zum Synonym für Cloud-Speicher geworden ist, wird es nicht von allen verwendet. Was ist, wenn Sie einen Nicht-Dropbox-Benutzer benötigen, um etwas in Ihr Konto hochzuladen? Ohne ihre gesamte Familie zu entführen und ihnen zu sagen, dass sie ein Dropbox-Konto eröffnen sollen, könnten sie stattdessen einen von zwei Diensten nutzen.

Das erste ist An Dropbox senden Dadurch wird eine eindeutige E-Mail-Adresse erstellt. Sie können dann die E-Mail-Adresse an Personen weitergeben und diese können die Dateien per E-Mail an Sie senden, die dann in Ihrem Konto angezeigt werden.

Die zweite Möglichkeit ist JotForm Mit dieser Funktion können Sie eine Datei-Upload-Box auf Ihrer Website einrichten und einbetten. Ich würde zögern, dies zu verwenden, da jeder etwas auf Ihre Dropbox hochladen kann, einschließlich virusinfizierter Dateien. Zumindest mit "An Dropbox senden" können Sie vorsichtig sein, wem Sie die E-Mail-Adresse geben.

Verbinden Sie Ihr Dropbox-Konto mit (legalen) eBook-Download-Websites

Legale Download-Websites wie Projekt GutenbergJetzt können Sie eine Verbindung zu Ihrem Cloud-Speicherkonto herstellen. Auf diese Weise kann ein Buch, wenn Sie es herunterladen möchten, direkt an Ihr Konto in Dropbox, Google Drive oder OneDrive gesendet werden.

Wählen Sie einfach das gewünschte Buch aus und Sie sehen die Cloud-Speichersymbole auf der rechten Seite. Wählen Sie Ihren bevorzugten Dienst und Sie werden aufgefordert, die Site für den Zugriff auf Ihr Dropbox-Konto zu autorisieren.

Fügen Sie "Dropbox für Google Mail" hinzu, um Ihre Dateien in eine E-Mail zu integrieren

Da die Dateigröße für E-Mail-Anhänge immer noch auf etwa 25 MB beschränkt ist, besteht eine Möglichkeit darin, die Datei in den Cloud-Speicher zu stellen und innerhalb der E-Mail mit ihr zu verknüpfen. Dann muss der Empfänger lediglich auf den Cloud-Speicherlink klicken, um die Datei herunterzuladen.

Eingeben Dropbox für Google Mail. Um dieses kostenlose Google Mail-Add-On zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche "+" in der rechten Seitenleiste des neuen Google Mail. Wenn das Feld Google Apps Suite angezeigt wird, suchen Sie nach Dropbox. Ein paar Klicks später wird es hinzugefügt. Aktualisieren Sie jetzt Ihre Google Mail-Seite, damit sie funktioniert.

Wenn Sie jetzt eine E-Mail an jemanden verfassen, wird unter den Optionen ein kleines Dropbox-Symbol angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie in Ihre Dateien. Wählen Sie aus, welche Sie senden möchten, und schon können Sie an den Rennen teilnehmen.

Aktivieren Sie die Screenshot-Freigabe in Dropbox

Dies ist eine, die ich nicht so oft benutze, da ich bereits meine vertrauenswürdige Go-to-Screenshot-App habe - SnagIt. Einige von Ihnen möchten jedoch möglicherweise die Funktion zum Teilen von Screenshots in Dropbox verwenden.

Es werden jedoch keine Screenshots erstellt. Ihre Screenshots werden nur in einem Dropbox-Ordner abgelegt und Dropbox-Freigabelinks werden automatisch erstellt, damit andere sie herunterladen können.

In den Dropbox-Einstellungen befindet sich die Option zum Teilen von Screenshots.

Wenn Sie nun einen Screenshot erstellen (z. B. mit CMD + UMSCHALT + 4 unter Ihrem MacOS), wird der Screenshot in einen Ordner mit „Screenshots“ in Ihrer Dropbox verschoben. Ein Freigabelink wird dann automatisch generiert und in Ihre Zwischenablage kopiert.

Verschieben Sie den Standardspeicherort des Dropbox-Ordners auf Ihrem Computer

Erinnerst du dich an den Anfang, als ich dir von Selective Sync erzählte? Nun, unter dem gleichen Synchronisieren Die Registerkarte ist der Standardspeicherort des Dropbox-Ordners auf Ihrem Computer.

Im Allgemeinen legen Windows und MacOS den Dropbox-Ordner an einem wirklich dummen, unbequemen Ort ab. Während ich gerne einen Cloud-Speicherordner auf dem Computer habe und dort die Standardordner für Dropbox, Google Drive, Sync usw. habe. Es ärgert mich ohne Ende, dass OneDrive nicht verschoben werden kann.

Wenn Sie Ihren Dropbox-Ordner einfach an einen anderen Ort auf Ihrem Computer verschieben möchten, klicken Sie auf Bewegung Schaltfläche unter Speicherort des Dropbox-Ordners. Wählen Sie Ihren neuen Speicherort und der Ordner wird zusammen mit dem gesamten Inhalt des Ordners verschoben.

Ändern Sie den Standardspeicherort "Speichern" in "Dropbox"

An Orten wie Ihren Computereinstellungen und Browsereinstellungen werden Sie aufgefordert, einen Standardspeicherort für das Speichern von Dateien anzugeben. Ich habe einen "Downloads" -Ordner, in den alles geworfen wird. Warum aber nicht einen Dropbox-Ordner angeben? Auf diese Weise wird alles, was Sie herunterladen, computerübergreifend synchronisiert.

Der einzige Nachteil dabei ist, dass Sie über genügend Dropbox-Speicherplatz verfügen, wenn Sie die Gewohnheit haben, große Dateien herunterzuladen.

Sichere Dropbox-Dateien mit BoxCryptor

Einer der Nachteile von Cloud-Speicher ist, dass sie (noch) keine Verschlüsselung bieten. Die einzige Ausnahme ist Sync, die ich auch benutze und die großartig ist. Dropbox bietet jedoch keine Dateiverschlüsselung.

Bis dahin ist eine gute Alternative BoxCryptor. Mit einer eingeschränkten kostenlosen Version und zwei kostenpflichtigen Versionen erstellt BoxCryptor ein virtuelles Laufwerk auf Ihrem Computer, das zu Ihrem neuen Dropbox-Ordner wird. Wenn Sie eine Datei in den Ordner ziehen, können Sie festlegen, ob sie verschlüsselt werden soll, bevor sie an den Dropbox-Server gesendet wird.

Speichern Sie Audioaufnahmen automatisch in Ihrem Dropbox-Ordner

Wenn Sie die Art von Person sind, die gerne Ihre Gedanken auf Audio niederlegt, dann ist dies eine für Sie. RecUp (für iOS) und Smart Recorder (für Android) sind zwei Apps, die automatisch Aufnahmen in Ihren Dropbox-Ordner hochladen, wenn Sie die Aufnahme beendet haben.

Stellen Sie jedoch erneut sicher, dass Sie über genügend Dropbox-Speicherplatz für alle MP3-Dateien verfügen, die sich stapeln.

Fazit

Wie Sie sehen können, gibt es viele coole Dinge, die Sie mit Dropbox tun können. Selbst wenn Sie nicht alle diese Tipps verwenden, kann das Erlernen einiger Tricks Dropbox noch nützlicher machen als es bereits ist.