So konfigurieren und verwalten Sie die Autoarchivierung in Microsoft Outlook

Wie man

VonSandy-Schreibhaus

Zuletzt aktualisiert am30. August 2021

Wenn du möchtest bereinige deine Ordner und deinen Posteingang aber nicht die Zeit damit verbringen möchten, dies manuell zu tun, ziehen Sie die Verwendung der AutoArchivierungsfunktion in Microsoft Outlook in Betracht. Mit AutoArchive können Sie ältere E-Mails und Elemente verstauen, die Sie nicht mehr benötigen, aber nicht unbedingt löschen möchten.

Sie können entscheiden, wann Sie Ihre Artikel archivieren, welche archiviert werden und wohin sie gesendet werden sollen. Mit der übergreifenden AutoArchive-Einstellung für Outlook können Sie AutoArchive für bestimmte Ordner einrichten oder Ordner vollständig aus dem Archivierungsprozess entfernen.

Lassen Sie uns Ihre Optionen zum Konfigurieren und Verwalten von AutoArchive in Outlook durchgehen.

AutoArchivierung in Outlook einrichten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen Zeitplan einzurichten und die Elemente und den Speicherort für die AutoArchivierung in Outlook auszuwählen.

1. Öffnen Sie Outlook unter Windows und klicken Sie auf Datei > Optionen.
2. Auswählen Fortschrittlich auf der Linken.
3. Drücke den AutoArchivierungseinstellungen Knopf rechts.

Wenn das AutoArchive-Fenster geöffnet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben, um Führen Sie AutoArchive alle X Tage aus und wählen Sie die Anzahl der Tage. Optional können Sie das nächste Kontrollkästchen aktivieren, um benachrichtigt zu werden, bevor die AutoArchivierung ausgeführt wird.

Entscheiden Sie als Nächstes, wie Elemente während der AutoArchivierung verwaltet werden sollen. Sie können abgelaufene Elemente in E-Mail-Ordnern löschen, alte Elemente archivieren oder löschen und den Archivordner in Ihrer Ordnerliste anzeigen. Wenn Sie sich entscheiden, diesen Ordner anzuzeigen, können Sie bei Bedarf schnell auf ein archiviertes Element zugreifen.

Jetzt wählen Sie das Alter der Elemente aus, die Sie einschließen möchten. Geben Sie eine Zahl ein und wählen Sie dann Monate, Wochen oder Tage.

Wählen Sie schließlich aus, wohin die archivierten Elemente gesendet werden sollen. Sie können nach einem Ordner suchen oder ihn dauerhaft löschen, wenn Sie dies bevorzugen.

Wenn Sie diese AutoArchivierungseinstellungen auf alle Ihre Outlook-Ordner anwenden möchten, klicken Sie dazu auf die Schaltfläche. Und wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK um die Einstellungen zu übernehmen.

Notiz: Wenn Sie mehr als ein E-Mail-Konto in Outlook eingerichtet haben, gelten die obigen Einstellungen für alle Konten. Wenn dies ein Problem darstellt, können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für bestimmte Ordner konfigurieren, die wir als Nächstes erläutern.

Konfigurieren von AutoArchive für einen Ordner

Sie können für bestimmte Ordner unterschiedliche Alters- und Speicherorteinstellungen verwenden oder bestimmte Ordner ganz vom AutoArchivierungsprozess ausschließen.

1. Wählen Sie einen Ordner aus, für den Sie die Einstellungen anpassen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften.
2. Öffne das Autoarchivierung Tab.
3. Wählen Sie aus, Elemente im Ordner nicht zu archivieren, verwenden Sie die Standardarchivierungseinstellungen oder archivieren Sie die Ordnerelemente mit alternativen Einstellungen, die Sie konfigurieren können.
   • Wenn Sie die letzte Option auswählen, wählen Sie das Alter der Artikel aus. Wählen Sie dann den Speicherort für die archivierten Elemente aus oder möchten Sie sie dauerhaft löschen.
4. Klicken Anwenden und dann OK.

Ausführen einer Autoarchivierung außerhalb eines Zeitplans

Wenn Sie den AutoArchivierungsprozess irgendwann außerhalb des von Ihnen eingerichteten Zeitrahmens ausführen möchten, können Sie dies ebenfalls tun.

Klicken Datei und wählen Sie Werkzeuge > Postfachbereinigung.

Klicke auf den Button für Autoarchivierung.

AutoArchive für ein saubereres Outlook

AutoArchive ist eine praktische und nützliche Funktion, die Sie in Outlook nutzen können. Sie können Ihren Posteingang und Ihre Ordner sauberer halten, indem Sie alte Elemente entfernen. Wenn Sie eine ältere Version wie Outlook 2010 oder Outlook 2013 verwenden, lesen Sie unsere Anleitung für Verwenden von AutoArchive in diesen Versionen.

Und um an Ihrem Postfachspeicher zu arbeiten, sehen Sie sich an, wie es geht Verwalten Sie die Größe Ihres Outlook-Postfachs.

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