So richten Sie einen Instagram DM-Workflow ein: Social Media Examiner

Sie fragen sich, wie Sie alle erhaltenen Instagram-Direktnachrichten (DMs) besser verwalten können? Möchten Sie DMs verwenden, um sich mit Followern und Kunden zu verbinden?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Instagram DM-Workflow einrichten, mit dem Sie Direktnachrichten für Unternehmen professionell und erfolgreich verwalten können.

# 1: Bestimmen Sie den Ton für Instagram DM-Antworten

Viele Leute denken, dass die Wirkung einer Marke während des Gesprächs eines Kunden mit einem Unternehmen auftritt, aber es ist tatsächlich das verbleibende Gefühl, mit dem die Leute davonkommen, das definiert, wer Sie als Marke sind. Deshalb ist es wichtig, Sprechen Sie mit Ihrem Team darüber, wie sich die Mitarbeiter fühlen sollen, nachdem sie mit Ihren Mitarbeitern mit Kundenkontakt interagiert haben.

Wenn Sie Kunden einen Eindruck von Professionalität hinterlassen möchten, können Sie sie an eine E-Mail-Adresse weiterleiten, um ein Gespräch förmlich fortzusetzen. Dies würde perfekt funktionieren, wenn Sie andere Personen in das Gespräch einbeziehen oder eine Beschwerde offiziell bestätigen müssen.

Wenn Sie möchten, dass die Leute Ihre Marke als freundlich und unterhaltsam betrachten, können Sie eine Kundenfrage mit beantworten Emojis, Umgangssprachen, GIFs oder ein spielerisches Plaudern. Stellen Sie sicher, dass jeder, der Ihre Instagram-DMs (und Ihr gesamtes Unternehmen) verwaltet, den Eindruck kennt und versteht, den Sie hinterlassen möchten.

Folgendes haben wir in unserem Büro auf ein Poster geklebt: "Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in der Abenddämmerung an einer Bar auf dem Dach und trinken einen Cocktail und kichern mit Ihrem besten Freund. Sie erklären, wie Sie Instagram unter einem mit Lichterketten bedeckten Baum verwenden. Du bist ermutigend, schrullig, nachdenklich und hilfsbereit und nicht sehr konventionell. "

Wenn Sie bereits eine Weile auf Instagram waren, können Sie durch erneutes Betrachten der Grundlagen einen stärkeren Erfolg mit DMs erzielen.

# 2: Richten Sie einen Instagram DM Workflow ein

Mit einem kleineren Team von nur wenigen Personen können Sie eine Reihe von Optionen ausprobieren, um Ihren Instagram-Posteingang freizugeben. Beispielsweise:

• Eine Person deckt Wochentage ab und eine andere Person deckt das Wochenende ab.
• Teilen Sie die Woche in zwei Hälften und lassen Sie jede Person ein Stück verwalten.
• Weisen Sie verschiedenen Personen Wochentage zu, um alle Instagram-DMs zu verwalten.

Wenn Ihr Unternehmen, Ihr Team und Ihre DMs wachsen, müssen Sie einen engeren Workflow implementieren, um Ihren Posteingang zu verwalten. Eine Taktik, die helfen kann, ist die Verwendung des Flaggensystems von Instagram.

Wenn Sie auf eine Antwort eines Kunden warten oder Unterstützung von einem anderen Teammitglied benötigen, bevor Sie antworten, verwenden Sie ein Flag. Ich weiß, dass es beliebt ist, Elemente als "ungelesen" zu kennzeichnen. Wenn Sie jedoch ein Konto freigeben oder ein Kundenkonto führen, Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich jemand einschleicht, um zu sehen, was passiert, und versehentlich vergisst, die Nachricht als ungelesen zu markieren nochmal. Eine Flagge hält es für alle sauber.

Hier erfahren Sie, wie Sie ein Flaggensystem für Ihre Instagram-DMs verwenden. Um ein Gespräch zu kennzeichnen, Öffnen Sie das DM-Gespräch und Tippen Sie auf das Flaggensymbol.

Um die von Ihnen gekennzeichneten Konversationen zu finden, Navigiere zu deinem Instagram-Posteingang. Dann Tippen Sie auf das Symbol rechts neben dem Suchfeld und Wählen Sie Markiert aus dem Einblendmenü. Markierte Nachrichten haben ein orangefarbenes Dreieck in der oberen rechten Ecke.

Es gibt viele Möglichkeiten, die Nachrichten in Ihrem Instagram-Posteingang zu verwalten. Möglicherweise möchten Sie und Ihr Team verschiedene Techniken ausprobieren, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

Wenn etwas im Posteingang nicht beantwortet werden kann oder Sie mehr Zeit für die Untersuchung benötigen, Fragen Sie den Benutzer nach einer E-Mail-Adresse So können Sie in ihrem Namen ein Ticket zur Fehlerbehebung zuweisen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie sie so schnell wie möglich aktualisieren werden. Benutzer können sehen, ob Sie ihre Nachricht gelesen haben. Daher ist es wichtig zu bestätigen, dass sie gehört wurden, und Sie benötigen etwas mehr Zeit, um Nachforschungen anzustellen.

Denken Sie daran, dass es in der Verantwortung des Teams liegt, sicherzustellen, dass diese DMs aus dem Posteingang gelöscht und aufgelöst werden.

# 3: Legen Sie eine Service Level Agreement Time (SLA) fest.

Social Media wird zunehmend zu einer Welt der sofortigen Befriedigung. Zum Glück verstehen die meisten Menschen immer noch, dass es für Unternehmen unmöglich ist, den ganzen Tag auf Instagram zu sitzen, um Fragen sofort zu beantworten.

Für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, ein SLA zu haben und sich daran zu halten. Ich empfehle, nicht länger als 6-10 Stunden zu brauchen, um auf einen DM auf Instagram zu antworten (hier hilft ein Team). Wie schnell Sie antworten, hängt natürlich von der Art der Anfrage ab.

Wenn ein Benutzer bereit ist zu kaufen, aber zuerst eine kurze Frage stellen muss, ist es am besten, Reagieren Sie sofort, um von Impulskäufen zu profitieren. Wenn ein Benutzer jedoch ein Problem hat, das nicht behoben wurde, verringert sich das Risiko schlechter Bewertungen oder der öffentlichen Bekanntmachung in Foren oder in sozialen Medien, wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums darauf zugreifen. Es gibt Ihnen auch die Möglichkeit, die Erfahrung umzukehren und einen treuen Fan zu schaffen.

Schneller kann leider besser sein. Ich bin fest davon überzeugt, dass Sie entscheiden, wie Sie Ihren Tag gestalten möchten. Ihr Tag führt Sie nicht. Weisen Sie im Kalender Zeiten zu, um DMs zu überprüfen Damit Sie nicht von der Aufgabe genommen oder vergessen werden.

# 4: Kuratieren Sie gebrauchsfertige Antwortelemente

Sobald Ihr Team die Verantwortung für die Verwaltung Ihrer Instagram-DMs verstanden hat, müssen Sie ihm die Tools zur Verfügung stellen, mit denen er seine Arbeit so effektiv und schnell wie möglich erledigen kann. Hier sind einige Dinge, die Sie in Ihr Instagram DM-Toolkit aufnehmen sollten.

Markenzitate

Formulieren Sie in Ihrer Markenstimme häufig skurrile Sprüche. Sie könnten "Yikes!" wenn etwas nicht nach Plan gelaufen ist.

GIFs, GIFs und mehr GIFs!

Anstatt die auszuwählen GIFs Sie können in Ihrem Instagram-Posteingang verwenden, Klären Sie, welche Arten von GIFs Sie nicht verwenden möchten. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten den Ton eines Gesprächs mit einem Freund annehmen, verwenden Sie möglicherweise ausdrucksstarke Gesichtsreaktionen und Funkeln, jedoch keine GIFs von Personen, die umfallen und sich selbst verletzen.

Marke Emojis

Wählen Sie etwa 10 Emojis, die zu Ihrer Marke passen und verwenden Sie sie konsequent in Ihren Posts, Geschichten, Bildunterschriften und DMs. Berücksichtigen Sie das Gefühl, das die Emojis erzeugen, die Vielfalt der von Ihnen ausgewählten Personen-Emojis und die Häufigkeit der Verwendung. Diese Faktoren können Ihre Markenbotschaft stärken.

Wenn Sie sich darüber im Klaren sind, wie Ihre Marke von außen erscheinen soll, haben Ihr Team, Ihre Marke und Ihre Instagram-Seite die beste Chance, durchweg charmant zu sein.

Schnelle Antworten

Das Schnelle Antworten auf Instagram Funktion ermöglicht es Ihnen Richten Sie vorgefertigte Antworten für häufig gestellte Fragen über Instagram-DMs ein. Der Schlüssel besteht darin, diese Nachrichten menschlich klingen zu lassen, nicht so, als hätten Sie die Nachricht nur kopiert und eingefügt. Benutzer möchten auf persönliche Weise behandelt werden und können in der Regel eine Antwort in einer Entfernung von einer Meile riechen. Das Hinzufügen einiger Anpassungen (wie eines Vornamens) zu Ihren schnellen Antworten hilft.

Um diese Funktion zu verwenden, öffne dein Instagram-Geschäftsprofil und Tippen Sie auf das Symbol in der oberen rechten Ecke (mit den drei Zeilen darauf). Dann Tippen Sie auf Einstellungen am unteren Rand des Popup-Menüs.

Scrollen Sie nach unten zu Business Settings und Tippen Sie auf Schnellantworten.

Dann Tippen Sie auf Neue Schnellantwort.

Jetzt Geben Sie Ihre Nachricht ein und Geben Sie einen Verknüpfungsnamen / ein Schlüsselwort ein Sie möchten für die Antwort verwenden.

Wenn Sie fertig sind, Tippen Sie auf Fertig und Ihre Antwort wird Ihrer Schnellantwortliste mit dem Verknüpfungsnamen hinzugefügt.

Fazit

Die Verwaltung des Instagram-Posteingangs Ihres Unternehmens kann eine Herausforderung sein. Wenn Sie nicht auf dem Laufenden sind, können sich potenzielle Kunden ignoriert, ungehört und von der Erfahrung der Interaktion mit Ihrer Marke überwältigt fühlen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Instagram-DMs selbst verwalten, mit einem Team zusammenarbeiten oder die Aufgabe auslagern, benötigen Sie einen soliden Plan, um sicherzustellen, dass Sie auf Instagram als Weltklasse-Unternehmen auftreten.

Je mehr Sie auf Instagram posten, desto mehr DMs erhalten Sie. Befolgen Sie diese Schritte, anstatt sie zu ignorieren, sich ängstlich zu fühlen oder sie zu übersehen Richten Sie einen Workflow ein, um sie zu verwalten und gleichzeitig begeisterte Fans (und aktivere Kunden) im Internet zu erstellen Prozess.

Was denkst du? Was ist Ihr Instagram DM-Verwaltungsstil? Haben Sie Techniken, die Sie dieser Liste hinzufügen können? Bitte teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren unten.

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