So schreiben Sie eine Social Media-Richtlinie, um Mitarbeiter zu stärken: Social Media Examiner

Verfügt Ihr Unternehmen über eine Social-Media-Richtlinie?

Sind Mitarbeiter verwirrt darüber, was sie posten können und was nicht?

Social-Media-Richtlinien müssen den Unternehmens- und gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sollten jedoch den Mitarbeitern offene Möglichkeiten bieten, Ihre Social-Media-Bemühungen zu unterstützen.

In diesem Artikel werden Sie Erfahren Sie, wie Sie eine Social-Media-Richtlinie erstellen, die die Beteiligung der Mitarbeiter ermöglicht.

Warum eine Social Media Policy?

Untersuchungen zeigen, dass die Mehrheit der Mitarbeiter bereit ist, Unternehmensinformationen weiterzugeben. Sie sind sich einfach nicht sicher, was sie weitergeben sollen, weil sie keine Probleme haben möchten.

Eine konstruktive unternehmensweite Social-Media-Politik wird Fragen beantworten und Ermutigen Sie die Mitarbeiter, Unterstützung in sozialen Medien hinzuzufügen wenn möglich.

Das Ziel dieses Artikels ist es, Ihnen bei der Entwicklung einer Richtlinie zu helfen, die einladend und nicht überwältigend ist. Hier sind neun Komponenten einer effektiven, befähigenden Social-Media-Politik.

# 1: Betrachten Sie die Unternehmenskultur

Ihre Unternehmenskultur wurde über Jahre hinweg aufgebaut. Es definiert die Überzeugungen, Verhaltensweisen und Erwartungen des Unternehmens. Denken Sie daran, wenn Sie sich darauf vorbereiten, eine Social-Media-Richtlinie zu schreiben (oder neu zu schreiben).

Finden Sie heraus, welche anderen Unternehmensrichtlinien (z. B. HR und IT) sich mit Ihren neuen Social-Media-Aktivitäten überschneiden können.

Stellen Sie sicher, dass diese bestehenden Richtlinien vertrauliche Informationen, Belästigung, Technologie, Aufzeichnungen oder andere Aktivitäten abdecken wissen, welche Sie integrieren sollen in die Social-Media-Grundsätze.

Es stellt sich nun die Frage, wie Sie diese (möglicherweise strengen) Richtlinien in eine neue Richtlinie integrieren möchten, um das Engagement der Mitarbeiter in sozialen Medien zu fördern.

Die bestehenden Erwartungen des Unternehmens müssen in die neue Richtlinie übernommen werden, um Verwirrung, Überbeteiligung und Unternehmensrisiken zu vermeiden.

# 2: Holen Sie sich das Buy-In für Führungskräfte und Abteilungen

Richten Sie ein Meeting ein und laden Sie wichtige Stakeholder ein innerhalb Ihrer Organisation und Delegierte aus den erforderlichen Abteilungen. Stellen Sie mindestens sicher, dass Vertreter aus den Bereichen Personal, Recht, Kommunikation und Informationstechnologie.

Während der Besprechung, Besprechen Sie das Verfassen und Genehmigen von Richtlinien. Betonen Sie das Potenzial sozial aktiver Mitarbeiter- die Bedeutung des Teilens von Produktankündigungen und -einführungen, möglichem Zuhören und Engagement an vorderster Front und des Teilens von Rekrutierungsankündigungen.

Betonen Sie Ihre Punkte erneut, indem Sie Erfolgsgeschichten von Unternehmen mit sozial befähigten Mitarbeitern wie Dell, Cisco oder anderen Personen teilen, die mit Ihrer Nische in Verbindung stehen.

# 3: Bestimmen Sie den Umfang

Eine gut geschriebene Richtlinie beginnt mit einem festen Plan. Das Definieren des Umfangs Ihrer Social Media-Richtlinie leitet den gesamten Prozess und alle nachfolgenden Änderungen.

Beantworten Sie diese Fragen: Möchte das Unternehmen, dass mehrere Richtlinien verschiedene Abteilungen und Netzwerke ansprechen? eine kombinierte detaillierte Richtlinie; oder eine allgemeine Richtlinie, die für das gesamte Unternehmen gilt?

Wie Sie sich entscheiden, Denken Sie daran, dass die Richtlinie, die Sie schreiben, für "allgemeine Mitarbeiter" gilt. ” Es sollte eine separate Richtlinie geben, die ausschließlich für das Social-Media-Team gilt (mit zusätzlichem Spielraum, da sie die Projekte leiten). Die Richtlinien des Social Media-Teams sollten mindestens einen Styleguide, ein Playbook und eine interne Strategie enthalten.

Sie können diese Sonderbestimmungen aus Ihrer allgemeinen Richtlinie herausnehmen, um sie kurz zu halten.

# 4: Forschungsstaats- und Bundesgesetze

Es braucht Zeit, um herauszufinden, wie sich die staatlichen und bundesstaatlichen Gesetze auf die Social-Media-Richtlinien Ihres Unternehmens auswirken. Sie möchten nicht bestraft werden, wenn Sie sich nicht an das Gesetz halten.

Informieren Sie sich über die NLRB und andere Bundesarbeitsgesetze, die Social-Media-Beiträge schützen können. Die Federal Trade Commission hat Regeln auf, wie man Machen Sie Angaben zu Vermerken, Überprüfungen und anderen Situationen, in denen Produkte oder Zahlungen für soziale Erwähnungen erfolgen. Andere Gesetze Verbot von Nicht-Herabwürdigungsklauseln in Online-Kundenverträgen.

Halten Sie Ausschau nach Bedenken Ihrer Stakeholder und Abteilungsleiter. Während einige Unternehmen beispielsweise Richtlinien für soziale Medien entwickeln, geben sie an, dass sie Zugriff auf die persönlichen Benutzernamen und Kennwörter für soziale Medien der Mitarbeiter benötigen, um die Vertraulichkeit des Unternehmens zu gewährleisten.

Achtzehn Staaten haben Gesetze erlassen, die es Arbeitgebern verbieten, Benutzernamen oder Passwörter anzufordern: Maine und Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexiko, Oregon, Utah, Vermont und Washington (2013); Kalifornien, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan und New Jersey (2012).

Die Nationale Konferenz der staatlichen Gesetzgeber hat einige der besten Details zu Staaten, die diese Gesetze erlassen und berücksichtigen. Das National Labour Relations Board "Schützt das Recht der Mitarbeiter, gemeinsam gegen die Arbeitsbedingungen mit oder ohne Gewerkschaft vorzugehen, einschließlich Diskussionen in sozialen Medien für solche Zwecke."

Zusamenfassend, Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Rechtsabteilung sprechen, um sicherzustellen, dass Sie nicht die Rechte der Mitarbeiter verletzen.

# 5: Richtlinienregeln klären

Ihr Ziel ist natürlich zu Mitarbeiter befähigen, in sozialen Medien aktiv zu sein Kanäle und das Unternehmen auf positive Weise unterstützen. Im weiteren Verlauf stellen Sie möglicherweise fest, dass Mitarbeiter häufig bereit sind, Unternehmensinformationen weiterzugeben, aber möglicherweise nicht wissen, was oder wie sie weitergeben sollen.

Sie können Helfen Sie ihnen, indem Sie bekannte Probleme klären und ihnen zusätzliche Fragen zu sozialen Medien stellen.

Durch Crowdsourcing dieser Fragen wird sichergestellt, dass alle auf derselben Seite sind. Sie denken beispielsweise, Mitarbeiter haben Fragen dazu, ob sie bestimmte Webseiten freigeben sollen, obwohl sie grundlegendere Fragen haben - sollte ihnen die Facebook-Seite des Unternehmens gefallen? Kann das Unternehmen seine persönlichen Beiträge sehen oder beauftragen?

Beantworten Sie die häufigsten Fragen in Ihrem Dokument.

# 6: Adresse für den beruflichen und persönlichen Gebrauch

Es gibt eine Reihe von Fragen zur beruflichen und persönlichen Nutzung von Social Media. Wann können Mitarbeiter während des Arbeitstages soziale Medien nutzen? Dürfen sie während der Geschäftszeiten (z. B. während des Mittagessens oder in einer Pause) persönliche Updates veröffentlichen?

Definieren Sie den Umfang der akzeptablen Nutzung sozialer Medien im Büro. Einige Unternehmen haben doppelte Richtlinien, die auf dem Mitarbeitertyp basieren. Beispielsweise können Backoffice- und Verwaltungsfachleute während der Geschäftszeiten soziale Netzwerke nutzen, stündliche Mitarbeiter jedoch nicht.

Abteilungen, die direkt mit Social Media Marketing befasst sind, sollten Bestimmungen haben, die es ihnen ermöglichen, bei Bedarf auf Social Media-Kanäle zuzugreifen.

Geben Sie an, ob Mitarbeiter beim Veröffentlichen von Unternehmensinformationen ihre Verbindung zum Unternehmen offenlegen müssen. Fügen Sie akzeptable Buchungsstandards hinzu für Personen, die Ihr Unternehmen in sozialen Medien repräsentieren könnten.

Ermutigen Sie geeignete persönliche Updates (außerhalb der Geschäftszeiten), wenn Sie Unternehmensreferenzen hinzufügen. Denken Sie daran, dass Sie nicht regulieren können, was Mitarbeiter in ihrer Freizeit tun, sondern Vorschläge machen können.

# 7: Fassen Sie sich kurz

Bisher haben Sie sich mit wichtigen Akteuren beraten. recherchierte Unternehmenspolitik, Landes- und Bundesgesetze; gesammelte Mitarbeiterfragen; und etablierte Richtlinien für die Nutzung sozialer Medien während der Geschäftszeiten.

So viele Informationen könnten leicht ein oder zwei Ordner füllen. Für Ihre umfangreichen Richtlinien ist das in Ordnung - und Sie sollten eine Kopie davon in den entsprechenden Abteilungen aufbewahren.

Wenn Sie diese umfassende Richtlinie jedoch an Mitarbeiter verteilen, ist es unwahrscheinlich, dass sie sie lesen. Sie landet irgendwo in einem Regal und verstaubt.

Noch wichtiger ist, wenn die Richtlinien für soziale Medien mehr als zwei Seiten umfassen, werden die meisten Mitarbeiter wahrscheinlich verwirrt sein und sich weniger an den Bemühungen des Unternehmens um soziale Medien beteiligen.

Destillieren Sie die größeren Politik in kurze, leicht verständliche Richtlinien. In der Tat hat Ford eine einzige Seite das deckt die wichtigsten Teile ab seiner Gesamtpolitik.

KPG hat ein vierminütiges Video erstellt, in dem die Richtlinien für soziale Medien erläutert werden. In den ersten zwei Minuten werden die Mitarbeiter mit den sozialen Medien und deren Verwendung für wichtige Kommunikation mit Kunden vertraut gemacht. Um 2:30 Uhr geben sie kurz und bündig an, wie das Unternehmen auf diesen Kanälen vertreten werden soll.

Mein Tipp zur Reduzierung der Größe Ihrer Richtlinie: Anstatt spezifische Regeln zu Vertraulichkeit, Belästigung oder Andere Bereiche, die bereits durch bestehende Richtlinien abgedeckt sind, erwähnen Sie sie kurz und ermutigen Sie die Mitarbeiter, diese Richtlinien zu lesen separat.

Vermeiden Sie komplexe Regeln, damit die Mitarbeiter eher befähigt als verwirrt sind.

# 8: Mitarbeiter schulen

Auch nachdem Sie eine Kurzversion Ihrer Social-Media-Richtlinien verteilt haben, müssen Sie dies tun Nehmen Sie sich Zeit, um Mitarbeiter zu schulen.

Dieses Training wird zweifellos offene Diskussionen über Einschränkungen einschließen. Brechen Sie jede wahrgenommene Negativität auf, indem Sie inspirierende und stärkende Elemente einbeziehen.

Machen Sie soziale Medien für Mitarbeiter relevant, indem Sie erklären, dass sie tatsächlich gut für das Geschäft sind- Dies beschleunigt die Verkaufszyklen und erhöht die Abschlussquoten. Mitarbeiter erkennen möglicherweise nicht, dass der durchschnittliche Facebook-Nutzer über 40 Jahre alt ist - nicht über 14 Jahre.

Das Einbeziehen dieser Elemente motiviert die Mitarbeiter, sich auf soziale Netzwerke einzulassen.

# 9: Starten Sie die Social Media-Richtlinie

Magst du Kuchen? Natürlich - jeder tut es. Veranstalten Sie eine Launchparty für Richtlinien für soziale Medien, um die Menschen zu begeistern und das Bewusstsein für Ihren erneuten Fokus auf das Engagement der Mitarbeiter zu schärfen.

Vergeben Sie Preise für Personen, die bereits im sozialen Bereich tätig sind. Du kannst sogar Gamify-Teilnahme durch Erstellen eines Social-Media-Trackers im Intranet. Erkennen Sie Top-Social-Media-Stars in Unternehmens-E-Mails oder senden Sie Preise (wenn Sie über das Budget verfügen).

Wenn du mach es spaßigwerden die Leute teilnehmen wollen!

Zu dir hinüber

Die Erstellung einer Social-Media-Richtlinie, die den Unternehmens- und gesetzlichen Beschränkungen entspricht, die Mitarbeiter befähigt und kurz und bündig ist, ist ein ziemliches Unterfangen.

Um seine Entwicklung zu steuern, muss man einer Reihe von Mitwirkenden zuhören und die wichtigen Teile in a destillieren kurze, leicht verständliche Richtlinie, die das Risiko für das Unternehmen verringert und den Mitarbeitern die Freiheit gibt, das Unternehmen zu unterstützen Unternehmen.

Die neue Politik kann ein Sammelruf sein Helfen Sie den Mitarbeitern im gesamten Unternehmen, soziale Medien zu verstehen, die Aktivität zu steigern und ein sozial aktiveres Unternehmen aufzubauen.

Was denkst du? Haben Sie eine Unternehmensrichtlinie für soziale Medien erstellt? Welche Artikel haben Sie aufgenommen? Lass es uns in den Kommentaren unten wissen!