So übernehmen Sie die Kontrolle über E-Mails mit Priorität und stören nicht

Obwohl nur wenige argumentieren werden, dass E-Mail für die meisten Unternehmen ein unschätzbares Werkzeug ist, zeigen dies immer mehr Studien zu viel E-Mail kann schwerwiegende Produktivitätsprobleme für seine Mitarbeiter verursachen. Denken Sie beispielsweise an das Dokument, das Sie schreiben sollten, aber es dauerte dreimal länger als erwartet, da jedes Mal, wenn Sie sich darauf konzentrierten, eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang eintraf. Anstatt es zu ignorieren, fühlten Sie sich gezwungen zu antworten und zu schlagen!! Zehn Minuten waren vergangen!

Für mich geschieht dies alle 5 Minuten an meinem Schreibtisch (weshalb das Schreiben dieses Artikels 3 Stunden dauerte), und ich wäre nicht überrascht, wenn 99% von Ihnen eine ähnliche Geschichte haben. Aus diesem Grund war ich begeistert, als Microsoft ein neues Outlook 2007-Plug-In mit dem Namen: E-Mail-Priorisierer.

Microsoft Outlook Email Prioritizer ist ein Freeware Download von Microsoft neu OfficeLabs.

In ihren Worten:

Keine Lust mehr auf E-Mail-Überlastung? Der E-Mail-Priorisierer unterstützt Sie bei der Verwaltung der E-Mail-Überlastung mit der Funktion "Nicht stören" und dem E-Mail-Ranking. Funktioniert mit Outlook 2007, das auf einem Exchange-Server ausgeführt wird.

Eigenschaften:

• Schaltfläche "Nicht stören" - Beenden Sie den Empfang von E-Mails für einen bestimmten Zeitraum
• E-Mail-Prioritäten - E-Mails haben eine Priorität, die auf Standardregeln basiert, um relevante E-Mails zu finden

Die Installation war schnell und einfach:

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal nach der Installation des neuen Add-Ons starten, warten Sie einige Minuten, während es Ihre E-Mails durchsucht und die verschiedenen Prioritäten zuweist.

Sobald Outlook nach der Installation geöffnet wird, wird oben in Microsoft Outlook eine neue Symbolleiste angezeigt 2007 Client. Die Einstellungen sind ziemlich einfach. Sie können die Einstellung "Nicht stören" in 30-Minuten-Intervallen bis zu 4 Stunden ODER bis zum Abschluss des Meetings konfigurieren, an dem Sie gerade teilnehmen (wie in geplant) Ihren Outlook-Kalender.) Darüber hinaus können Sie in der Symbolleiste auch konfigurieren, wie Ihr Posteingang E-Mails basierend auf den dem zugewiesenen Prioritäten anzeigt E-Mails.

Sie können entweder die Standard-Prioritätsregeln akzeptieren oder sie an Ihre Einstellungen anpassen, indem Sie in der Symbolleiste des neuen E-Mail-Priorisierers auf die Schaltfläche Optionen klicken.

Einmal hier ist es ziemlich einfach. Passen Sie die Einstellungen an und klicken Sie zum Speichern auf OK.

Ich benutze das Plug-In seit einigen Tagen bei der Arbeit. So weit, ist es gut. Ich verwende eine andere Methode zur Priorisierung meines Posteingangs, ABER die Funktion „Nicht stören“ hat sich bereits sehr positiv auf meine E-Mail-Lese- / DeskTime-Gewohnheiten ausgewirkt! Sehr groovig in der Tat!

25.08.08 Update

Heute Morgen wurde ich von einem Auto-Update-Tool aufgefordert, den Microsoft Email Prioritizer von zu aktualisieren V1.0.818.0 bis 1.0.820.0. In den Hinweisen wird erwähnt, dass das Update für Benutzer gedacht ist, die keine Verbindung zu Exchange haben Server: