Verwenden Sie Google Sheets, um eine E-Mail basierend auf dem Zellenwert zu senden

Wie man

DurchRyan Dube

Zuletzt aktualisiert am15. Januar 2019

Das Senden einer E-Mail von Google Sheets erfordert die Verwendung eines Google Apps-Skripts. Aber keine Sorge, wenn Sie noch nie ein einziges Google Apps-Skript erstellt haben, ist das Senden einer E-Mail sehr einfach.

Im folgenden Tutorial erfahren Sie, wie Sie den Wert einer Zelle einchecken Google SheetsWenn der Wert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, können Sie automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse senden.

Es gibt viele Verwendungsmöglichkeiten für dieses Skript. Sie könnten eine Benachrichtigung erhalten, wenn die täglichen Einnahmen in Ihrem Verkaufsbericht unter ein bestimmtes Niveau fallen. Oder Sie erhalten eine E-Mail, wenn Ihre Mitarbeiter in Ihrer Projektverfolgungstabelle angeben, dass sie dem Kunden zu viele Stunden in Rechnung gestellt haben.

Unabhängig von der Anwendung ist dieses Skript sehr leistungsfähig. Außerdem sparen Sie Zeit, wenn Sie Ihre Tabellenkalkulationsaktualisierungen manuell überwachen müssen.

Schritt 1: Senden einer E-Mail mit Google Sheets

Bevor Sie ein Google Apps-Skript zum Senden einer E-Mail erstellen können von Google SheetsAußerdem benötigen Sie eine Google Mail-E-Mail-Adresse, auf die Google Apps Script zugreifen kann, um Ihre Benachrichtigungs-E-Mails zu versenden.

Sie müssen auch eine neue Tabelle erstellen, die eine E-Mail-Adresse enthält.

Fügen Sie einfach eine Namensspalte und eine E-Mail-Spalte hinzu und füllen Sie sie mit der Person aus, für die Sie die Benachrichtigungs-E-Mail erhalten möchten.

Nachdem Sie eine E-Mail-Adresse haben, an die Sie eine Benachrichtigungs-E-Mail senden können, müssen Sie Ihr Skript erstellen.

Klicken Sie auf, um in den Skripteditor zu gelangen WerkzeugeKlicken Sie dann auf Script Editor.

Sie sehen ein Skriptfenster mit einer Standardfunktion namens myFunction (). Benennen Sie dies in um E-Mail senden().

Fügen Sie als Nächstes den folgenden Code in die Funktion SendEmail () ein:

// Abrufen der E-Mail-Adresse. var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("Sheet1"). getRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Benachrichtigungs-E-Mail senden. var message = 'Dies ist Ihre Benachrichtigungs-E-Mail!'; // Zweite Spalte. var subject = "Ihr Google Spreadsheet Alert"; MailApp.sendEmail (emailAddress, Betreff, Nachricht);

So funktioniert dieser Code:

• getRange und getValues Ruft den Wert aus der in der getRange-Methode angegebenen Zelle ab.
• var message und var Betreff definiert den Text, der Ihre Benachrichtigungs-E-Mail erstellen soll.
• Das MailApp.sendEmail Die Funktion führt schließlich die Funktion zum Senden von E-Mails von Google Scripts über Ihr verbundenes Google-Konto aus.

Speichern Sie das Skript, indem Sie auf klicken Platte Symbol, und führen Sie es dann aus, indem Sie auf das klicken Lauf Symbol (Pfeil nach rechts).

Beachten Sie, dass für den Zugriff auf Google Script eine Berechtigung erforderlich ist Ihr Google Mail-Konto um die E-Mail zu senden. Wenn Sie das Skript zum ersten Mal ausführen, wird möglicherweise eine Warnung wie unten angezeigt.

Klicke auf Berechtigungen überprüfenund Sie sehen einen weiteren Warnbildschirm, den Sie umgehen müssen.

Dieser Warnbildschirm ist darauf zurückzuführen, dass Sie ein benutzerdefiniertes Google-Skript schreiben, das nicht als offizielles registriert ist.

Klicken Sie einfach auf ErweitertKlicken Sie dann auf Gehen Sie zu SendEmail (unsicher) Verknüpfung.

Sie müssen dies nur einmal tun. Ihr Skript wird ausgeführt und die in Ihrer Tabelle angegebene E-Mail-Adresse erhält eine E-Mail wie die folgende.

Schritt 2: Lesen eines Werts aus einer Zelle in Google Sheets

Nachdem Sie erfolgreich ein Google Apps-Skript geschrieben haben, mit dem eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet werden kann, ist es an der Zeit, diese Benachrichtigungs-E-Mail funktionsfähiger zu machen.

Im nächsten Schritt lernen Sie, wie Sie einen Datenwert aus einer Google-Tabelle lesen, den Wert überprüfen und eine Popup-Nachricht ausgeben, wenn dieser Wert über oder unter einer Obergrenze liegt.

Bevor Sie dies tun können, müssen Sie in der Google-Tabelle, mit der Sie arbeiten, ein weiteres Blatt erstellen. Nennen Sie dieses neue Blatt "MyReport".

Denken Sie daran, dass Zelle D2 diejenige ist, die Sie überprüfen und vergleichen möchten. Stellen Sie sich vor, Sie möchten jeden Monat wissen, ob Ihr Gesamtumsatz unter 16.000 US-Dollar gefallen ist.

Erstellen wir das Google Apps-Skript, das dies tut.

Gehen Sie zurück in Ihr Skripteditorfenster, indem Sie auf klicken Werkzeuge und dann Script Editor.

Wenn Sie dieselbe Tabelle verwenden, haben Sie immer noch die E-Mail senden() Funktion dort. Schneiden Sie diesen Code aus und fügen Sie ihn in den Editor ein. Sie werden es später brauchen.

Fügen Sie die folgende Funktion in das Codefenster ein.

Funktion CheckSales () {// Monatliche Verkäufe abrufen var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); var ui = SpreadsheetApp.getUi (); // Gesamtumsatz prüfen if (monthSales <16000) {ui.alert ('Umsatz zu niedrig!'); } }

So funktioniert dieser Code:

• Laden Sie den Wert aus der Zelle D2 in die monthSales Variable.
• Die IF-Anweisung vergleicht den monatlichen Umsatz in Zelle D2 mit 16.000 USD
• Wenn der Wert über 16.000 liegt, löst der Code ein Browser-Meldungsfeld mit einer Warnung aus.

Speichern Sie diesen Code und führen Sie ihn aus. Wenn es richtig funktioniert, sollte die folgende Warnmeldung in Ihrem Browser angezeigt werden.

Jetzt haben Sie ein Google Apps-Skript, das eine E-Mail-Benachrichtigung senden kann, und ein anderes Skript, mit dem Sie eine vergleichen können Wenn Sie den Wert einer Tabelle verwenden, können Sie beide kombinieren und eine Warnung senden, anstatt eine Warnung auszulösen Botschaft.

Schritt 3: Alles zusammenfügen

Jetzt ist es an der Zeit, die beiden von Ihnen erstellten Skripte in einem einzigen Skript zu kombinieren.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie eine Tabelle mit einer Registerkarte namens Sheet1 haben, die den Benachrichtigungs-E-Mail-Empfänger enthält. Die andere Registerkarte namens MyReport enthält alle Ihre Verkaufsinformationen.

Zurück im Skript-Editor ist es Zeit, alles, was Sie bisher gelernt haben, in die Praxis umzusetzen.

Ersetzen Sie den gesamten Code im Skripteditor durch Ihre beiden Funktionen, die wie hier gezeigt bearbeitet wurden.

Funktion CheckSales () {// Monatliche Verkäufe abrufen var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). getSheetByName ("MyReport"). getRange ("D2"); var monthSales = monthSalesRange.getValue (); // Gesamtumsatz prüfen if (monthSales <16000) {// E-Mail-Adresse abrufen var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (). GetSheetByName ("Sheet1"). GetRange ("B2"); var emailAddress = emailRange.getValues ​​(); // Benachrichtigungs-E-Mail senden. var message = 'In diesem Monat waren Ihre Verkäufe' + monthSales; // Zweite Spalte var subject = 'Low Sales Alert'; MailApp.sendEmail (emailAddress, Betreff, Nachricht); } }

Beachten Sie die Änderungen hier.

Fügen Sie in die IF-Anweisung einfach die ein E-Mail senden Skript innerhalb der CheckSales () Funktion innerhalb der if-Anweisungsklammern.

Zweitens verketten Sie die monthSales Variable bis zum Ende der E-Mail-Nachricht mit der + Charakter.

Sie müssen nur noch jeden Monat die Funktion CheckSales () auslösen.

Dazu im Skripteditor:

1. Klicke auf das Bearbeiten Menüpunkt, und klicken Sie dann auf Die Auslöser des aktuellen Projekts.
2. Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf Erstellen Sie einen neuen Trigger.
3. Wähle aus CheckSales Funktion zu laufen.
4. Veränderung Ereignisquelle auswählen zu zeitgetrieben.
5. Veränderung Wählen Sie die Art des zeitbasierten Triggers zu Monatstimer.

Klicken speichern um den Auslöser abzuschließen.

Jetzt wird jeden Monat Ihr neues Skript ausgeführt und der monatliche Gesamtumsatz in Zelle D2 mit 16.000 US-Dollar verglichen.

Wenn es weniger ist, wird eine Benachrichtigungs-E-Mail gesendet, die Sie über die niedrigen monatlichen Verkäufe informiert.

Wie Sie sehen können, bietet Google Apps Scripts viele Funktionen in einem kleinen Paket. Mit nur wenigen einfachen Codezeilen können Sie einige erstaunliche Dinge tun.

Wenn Sie noch mehr experimentieren möchten, fügen Sie das Vergleichslimit von 16.000 USD in eine andere Zelle in der Tabelle ein und lesen Sie es dann in Ihr Skript ein, bevor Sie den Vergleich durchführen. Auf diese Weise können Sie den Grenzwert ändern, indem Sie einfach den Wert im Blatt ändern.

Indem Sie den Code optimieren und neue Codeblöcke hinzufügen, können Sie auf diesen einfachen Dingen aufbauen, die Sie gelernt haben, um schließlich einige erstaunliche Google-Skripte zu erstellen.