So automatisieren Sie Microsoft Word Forms mit benutzerdefinierten Feldern

Wie man

DurchRyan Dube

Zuletzt aktualisiert am11. Februar 2019

Egal, ob Sie Student oder Büroangestellter sind, fast jeder muss ab und zu Dokumente verwenden. Bei einigen Jobs müssen Sie sogar regelmäßig dieselben Briefe, Formulare oder andere Dokumente erstellen. Die Verwendung benutzerdefinierter Felder in Ihren Dokumenten kann viel Zeit sparen. Hier ist ein Blick darauf, was sie sind und wie man sie benutzt.

Was sind benutzerdefinierte Felder?

Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie ein generisches Dokument erstellen, das Sie für andere Zwecke wiederverwenden können. Auf diese Weise können Sie Ihre Prozesse optimieren und Sie zu einem sehr effizienten Mitarbeiter oder Studenten machen.

Es gibt viele Möglichkeiten, benutzerdefinierte Felder zu verwenden. Sie können einen Serienbrief mit benutzerdefinierten Feldern erstellen, mit denen Sie ihn an jeden anpassen können, an den Sie ihn senden. Sie können sie verwenden, um eine Umfrage oder ein Datenerfassungsformular zu erstellen, das Sie unabhängig von den zu sammelnden Informationen wiederverwenden können. Wenn Sie diesen Ansatz wählen, können Sie stundenlangen Aufwand sparen, da Sie Dokumente nicht immer wieder neu erstellen müssen.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder

Die Verwendung benutzerdefinierter Felder in Microsoft Word ist viel einfacher als erwartet. Als Erstes müssen Sie entscheiden, welche Art von Dokument Sie erstellen und welche Wörter oder Ausdrücke Sie anpassbar machen möchten.

Angenommen, Sie möchten einen Brief erstellen, mit dem Sie Angebote an Ihre Kunden senden. Sie können einen Brief einmal schreiben und dann die Bereiche des Briefes identifizieren, die Sie anpassbar machen möchten.

In diesem Beispiel möchten Sie also drei benutzerdefinierte Felder erstellen. den Namen des Empfängers, die Anzahl der Jobs und den Namen des Unternehmens. Um diese benutzerdefinierten Felder einzurichten, rufen Sie das Info-Menü in Word auf und klicken Sie auf der rechten Seite des Bildschirms auf den Dropdown-Pfeil neben Eigenschaften> Erweiterte Eigenschaften.

In diesem Popup können Sie das Empfängerfeld nach Namen hinzufügen. Wählen Sie als Typ und Wert „Text“. Klicken Hinzufügen, und dann in Ordnung.

In Ihrem Dokument können Sie den Namen „John“ in Ihrem Originalbrief hervorheben. Klicken Sie im Word-Menü auf Einfügen Klicken Sie im Menü auf die Dropdown-Liste Quick Parts und wählen Sie Felder aus. Klicken Sie im Popup-Fenster auf DocProperty unter Feldnamenund klicken Sie unter auf Empfänger (oder wie auch immer Sie das Feld benannt haben) Eigentum.

Wenn Sie klicken in OrdnungDadurch wird unser hervorgehobener Text mit dem von Ihnen definierten Feld (und dem Feldwert) aktualisiert. Jetzt können Sie zurück in Erweiterte Eigenschaften erneut und fügen Sie den Rest der Felder hinzu.

Sobald Sie alle hinzugefügt haben, werden alle benutzerdefinierten Felder in der Liste angezeigt Eigenschaften Box.

Wenn Sie jemals Änderungen an den Werten Ihrer benutzerdefinierten Felder vornehmen, um diese Werte im tatsächlichen Dokument zu aktualisieren, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken und auf klicken Feld bearbeiten.

Wenn Sie einen neuen Brief an einen neuen Empfänger schreiben müssen, müssen Sie Ihren Brief nicht von Grund auf neu schreiben. Öffnen Sie einfach das Dokument, das Sie für den letzten Empfänger erstellt haben, gehen Sie in den Bereich "Erweiterte Eigenschaften" und aktualisieren Sie alle Felder für den neuen Kunden, an den Sie den Brief senden. Aktualisieren Sie den Wert und klicken Sie auf Ändern Taste.

Dadurch wird der Wert in der aktualisiert Eigenschaften Sektion. Wenn Sie alle benutzerdefinierten Felder in den erweiterten Eigenschaften aktualisiert haben, können Sie zu Ihrem Dokument zurückkehren, die Felder markieren und aktualisieren.

Warum benutzerdefinierte Felder verwenden?

Die Verwendung von benutzerdefinierten Feldern ist eine fantastische Möglichkeit, die Zeit zu verkürzen, die Sie für das Schreiben von Briefen oder das Senden von schriftlicher Kommunikation an Personen benötigen. Wenn Sie so etwas regelmäßig tun müssen, erstellen Sie Ihren Vorlagenbrief mit benutzerdefinierten Feldern, und Sie müssen diesen Brief nie wieder schreiben. Es gibt jedoch mehrere andere Anwendungsfälle für sie.

Fakturierung

Fast jedes Unternehmen muss Kunden in Rechnung stellen, für die Sie Produkte oder Dienstleistungen herstellen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, können Sie sich möglicherweise keine Buchhaltungssoftware leisten, die Rechnungen für Sie erstellt. Daher müssen Sie die Rechnungen von Grund auf neu erstellen.

Viele Kleinunternehmer entscheiden sich für die Erstellung von Rechnungen mit Excel oder Word. Wenn Sie Word verwenden, können Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess optimieren, indem Sie jede Position unter jeder Spalte zu einem benutzerdefinierten Feld machen. Sie müssen nur für jede Zelle ein benutzerdefiniertes Feld erstellen, genau wie Sie es für jedes Feld im obigen Buchstabenbeispiel getan haben. Erstellen Sie dann Ihre erste "Vorlagen" -Rechnung und geben Sie einfach "N / A" in jede Zelle ein.

Nachdem Sie die Vorlagentabelle erstellt haben, können Sie definieren, mit welchen Zellen jedes benutzerdefinierte Feld verbunden ist, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Text in der Zelle klicken und auf klicken Feld bearbeiten.

Auf diese Weise können Sie auswählen, welches benutzerdefinierte Feld dieser Zelle zugewiesen ist. Gehen Sie alle Zellen durch und weisen Sie die benutzerdefinierten Felder auf diese Weise zu.

Wenn Sie fertig sind und das nächste Mal eine Rechnung erstellen müssen, können Sie einfach Ihre Vorlage öffnen und in den Bereich "Erweiterte Eigenschaften" wechseln. In dem Benutzerdefiniert Gehen Sie auf der Registerkarte einfach alle benutzerdefinierten Felder durch und füllen Sie den Wert entsprechend den Rechnungsanforderungen Ihres aktuellen Monats aus. Dies ist viel schneller und weitaus effizienter als die Erstellung Ihrer gesamten Rechnung von Grund auf neu.

Umrisse

Ein weiterer Bereich, in dem Sie Zeit sparen und Ihr Leben effizienter gestalten können, ist die Verwendung benutzerdefinierter Felder zum Erstellen von Konturen. Dieser Ansatz funktioniert nur, wenn Sie häufig eine Standardskizze mit einer ähnlichen Anzahl von Elementen zusammenstellen. So etwas wie ein Lehrplan für einen College-Professor.

In diesem Fall kann jede Werbebuchung als ganzes Feld definiert werden. Von einer Stelle in den erweiterten Eigenschaften aus können Sie dann einfach nach unten scrollen und Ihre Gliederung an einer Stelle definieren. Auf diese Weise können Sie allgemeine Überschriften und andere Bereiche der Gliederung beibehalten, die sich nicht ändern. Und konzentrieren Sie sich nur auf die Werbebuchungen, die anders wären.

Umfragen

Eine sehr nützliche Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder zu verwenden, ist das Erstellen von Umfragen oder Fragebögen. Diese Art von Dokument kann aus einer Reihe von Fragen bestehen, hinter denen jeweils eine Leerzeile steht.

Es gibt zwei Ansätze, um benutzerdefinierte Formulare mit einem solchen Dokument zu verwenden, je nachdem, was Sie tun müssen. Wenn Sie die Umfrage beispielsweise an Schüler verteilen, können Sie die leeren Felder als benutzerdefinierte Felder definieren. Dann kann jeder, der das Formular ausfüllt, einfach das Feld Erweiterte Eigenschaften verwenden, um seine Antworten nacheinander auszufüllen.

Eine andere Option wäre ein Szenario, in dem ein Lehrer häufig einen Test erstellen muss, der aus Fragen und Antworten besteht. In diesem Fall müssen sich die Fragen möglicherweise jedes Jahr ändern. Der Lehrer kann jede Frage als benutzerdefiniertes Feld definieren und zu Beginn des Jahres einfach die Fragen aktualisieren. Dadurch wird vermieden, dass Testdokumente vollständig neu erstellt und formatiert werden müssen. Die Formatierung erfolgt nur einmal. Durch Aktualisieren der benutzerdefinierten Felder erstellen Sie ein völlig neues Dokument, ohne es von Grund auf neu erstellen zu müssen.

Informationsformulare

Dieser endgültige Anwendungsfall für benutzerdefinierte Felder ist ein Formular. Wenn Sie Informationen haben, müssen Sie diese häufig bei der Arbeit oder zu Hause sammeln. Sie können ein solches Formular erstellen, mit dem Sie diese Informationen schnell sammeln und dokumentieren können. Wie Sie sehen, ähnelt dies weitgehend dem obigen Umfrageszenario, aber es wäre ein Dokument, das Sie erstellen würden, mit dem Sie immer wieder dieselben Informationen sammeln können.

Indem Sie die Leerzeichen in diesen Formularen als Felder definieren, können Sie einfach in die erweiterten Eigenschaften gehen und die Daten für das Formular in Sekunden bis Minuten ausfüllen. Dieser Ansatz kann den Aufwand für die Datenerfassung erheblich reduzieren und Ihnen (oder Ihren Mitarbeitern, die Daten für Sie erfassen) erhebliche Zeit sparen.

Fazit

Wie Sie sehen können, sind benutzerdefinierte Felder eine hervorragende Möglichkeit, sich selbst oder Ihr Unternehmen effizienter zu gestalten. Die oben beschriebenen Anwendungsfälle sind nur eine kleine Stichprobe. Jede Art von Dokument, bei dem ein Großteil des Dokuments ähnlich ist und nur bestimmte Abschnitte geändert werden, ist ein Kandidat für die Optimierung mit benutzerdefinierten Feldern.

Denken Sie über die Art von Dokumenten nach, die Sie jeden Tag erstellen oder bearbeiten, und Sie werden überrascht sein, wie Sie durch das Einfügen einiger benutzerdefinierter Felder viel Zeit sparen können.