Erstellen und Verwenden von AutoText-Einträgen in Microsoft Word

Wie man

DurchLori Kaufman

Zuletzt aktualisiert am10. März 2019

Sind Sie es leid, dieselben Textblöcke wiederholt in Word einzugeben? Wenn Sie häufig Dinge wie Ihren Firmennamen und Ihre Adresse oder Textabschnitte eingeben, die vielen von Ihnen erstellten Dokumenttypen gemeinsam sind, ist AutoText in Word Ihr Freund.

Sie können Textblöcke in AutoText-Einträgen speichern und auf verschiedene einfache Arten in jedes Word-Dokument einfügen. Heute zeigen wir Ihnen, wie Sie AutoText-Einträge erstellen, bearbeiten und löschen und wie Sie sie auf einfache Weise in ein beliebiges Word-Dokument einfügen können.

Zeigen Sie Absatzmarken in Ihrem Dokument an

Wenn Sie möchten, dass die Formatierung für alle Absätze, einschließlich des letzten, mit dem Text im AutoText-Eintrag gespeichert wird, wählen Sie die letzte Absatzmarke aus. Die Absatzmarke am Ende jedes Absatzes speichert die Formatierung für diesen Absatz. Wenn Sie eine Zeichenformatierung wie Fett oder Kursiv angewendet haben, wird diese automatisch im AutoText-Eintrag gespeichert.

Wenn die Absatzmarkierungen in Ihrem Dokument nicht angezeigt werden, klicken Sie auf Zuhause Tab. In dem Absatz Klicken Sie im Abschnitt auf das Absatzsymbol. Jetzt können Sie die letzte Absatzmarke sehen und auswählen.

Erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag

Um einen neuen AutoText-Eintrag zu erstellen, wählen Sie den Text aus, den Sie Ihrer Sammlung von AutoText-Einträgen hinzufügen möchten. Wenn Sie den Text nicht zur Verfügung haben, geben Sie ihn in ein Dokument ein und wählen Sie ihn aus.

Auf der Einfügen Klicken Sie auf die Registerkarte Schnelle Teile in dem Text Sektion. Bewegen Sie dann die Maus über AutoText und wählen Sie Auswahl in AutoText-Galerie speichern aus dem Untermenü.

Möglicherweise sehen Sie andere Elemente in der AutoText-Galerie, z Gegenstände, die Sie auf den Spike kopiert haben.

Da AutoText-Einträge Bausteine ​​sind, wird die Neuen Baustein erstellen Das Dialogfeld wird angezeigt.

Geben Sie eine eindeutige Name für den AutoText-Eintrag. Später in diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie einen AutoText-Eintrag in Ihr Dokument eingeben, indem Sie nur einige Zeichen eingeben. Dazu müssen Sie den Anfang Ihres AutoText-Eintragsnamens von anderen AutoText-Einträgen unterscheiden. Wenn es den Namen anderer Einträge entspricht, müssen Sie mehr Zeichen eingeben, damit Word weiß, welchen Eintrag Sie einfügen möchten.

Stellen Sie sicher, dass AutoText in der Dropdown-Liste Galerie ausgewählt ist. Es sollte standardmäßig sein.

Allgemeines ist standardmäßig in der Option ausgewählt Kategorie Dropdown-Liste. Zunächst ist dies die einzige Wahl, und wir werden die auswählen Allgemeines Kategorie für unser Beispiel. Sie können jedoch eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen, indem Sie auswählen Neue Kategorie erstellen von dem Kategorie Dropdown-Liste. Geben Sie einen Namen für Ihre benutzerdefinierte Kategorie in das Feld ein Neue Kategorie erstellen Dialogfeld und klicken Sie auf in Ordnung. Die neue Kategorie wird hinzugefügt und automatisch in der ausgewählt Kategorie Dropdown-Liste.

Sie können eine eingeben Beschreibung für den AutoText-Eintrag, wenn dies zur Verdeutlichung des Eintrags beiträgt. Wenn der Eintrag selbsterklärend ist, müssen Sie keine Beschreibung eingeben.

AutoText-Einträge werden in Vorlagen und nicht in Dokumenten gespeichert. Auf diese Weise sind sie in jedem Dokument verfügbar, das auf der Vorlage basiert, in der sie gespeichert sind. Das Normal Vorlage ist die Standardauswahl in der Speichern in die Dropdown-Liste. Sie können AutoText-Einträge in benutzerdefinierten Vorlagen speichern. Wir akzeptieren jedoch die Standardeinstellung zum Speichern unseres neuen Eintrags in der Vorlage "Normal.dotm".

Schließlich gibt es einige Optionen wählen von:

• Wählen Sie aus, um den AutoText-Eintrag auf einer eigenen Seite in ein Dokument einzufügen Fügen Sie Inhalte auf einer eigenen Seite ein. Dadurch wird der Text aus dem AutoText-Eintrag mit Seitenumbrüchen vom Rest Ihres Dokuments entfernt.
• Wählen Sie diese Option aus, um den AutoText-Eintrag in einen eigenen Absatz einzufügen, auch wenn sich Ihr Cursor in der Mitte eines Absatzes befindet Fügen Sie den Inhalt in einen eigenen Absatz ein.
• Wählen Sie für alle anderen Inhalte aus Nur Inhalt einfügen.

Klicken in Ordnung.

Wenn Sie das zuletzt geöffnete Word-Dokument schließen, wird möglicherweise das folgende Dokument angezeigt, wenn Sie die Option aktiviert haben, mit der Sie aufgefordert werden, die normale Vorlage zu speichern.

Klicken speichern um die Vorlage "Normal.dotm" mit Ihrem hinzugefügten AutoText-Eintrag zu speichern.

Wenn das obige Dialogfeld nicht angezeigt wird und Sie aufgefordert werden, die normale Vorlage zu speichern, wenn Sie sie ändern, gehen Sie zu Datei> Optionen> Erweitert. In dem speichern Abschnitt rechts, überprüfen Sie die Eingabeaufforderung vor dem Speichern der normalen Vorlage Box. Klicken in Ordnung.

Fügen Sie einen AutoText-Eintrag über die Registerkarte Einfügen ein

Es gibt verschiedene einfache Möglichkeiten, einen AutoText-Eintrag in ein Word-Dokument einzufügen. Eine Möglichkeit ist die Verwendung der Schnelle Teile Taste.

In dem Text Abschnitt über die Einfügen Klicken Sie auf die Registerkarte Schnelle Teile.

Bewegen Sie die Maus über AutoText im Menü und klicken Sie im Untermenü auf den AutoText-Eintrag, den Sie einfügen möchten.

Fügen Sie einen AutoText-Eintrag mit AutoComplete ein

Eine andere Möglichkeit, einen AutoText-Eintrag einzufügen, besteht darin, den Namen des AutoText-Eintrags einzugeben. Ein kleines Popup zeigt einen Teil des passenden AutoText-Eintrags an und weist Sie an, zu drücken Eingeben einführen. Drücken Sie Eingeben um den Eintrag am Cursor in Ihr Dokument einzufügen. Sie können auch drücken F3 um den passenden Eintrag einzufügen.

Der Inhalt des AutoText-Eintrags wird in Ihr Dokument eingefügt, einschließlich der ursprünglichen Formatierung und Zeilenumbrüche.

Wenn der Vorschlag für die automatische Vervollständigung beim Eingeben des Namens Ihres AutoText-Eintrags nicht angezeigt wird, ist die Option "Vorschläge für die automatische Vervollständigung anzeigen" nicht aktiviert.

Um die Option zu aktivieren, gehen Sie zu Datei> Optionen> Erweitert.

In dem Bearbeitungsoptionen Abschnitt überprüfen Sie die Vorschläge zur automatischen Vervollständigung anzeigen Box.

Klicken in Ordnung.

Jetzt sollte Ihr AutoText-Eintrag angezeigt werden, wenn Sie mit der Eingabe des Namens beginnen. Drücken Sie Eingeben um es einzufügen.

Fügen Sie AutoText zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu

Sie können das Einfügen von AutoText-Einträgen durch schneller und einfacher machen Hinzufügen der AutoText-Schaltfläche zur Symbolleiste für den Schnellzugriff.

Klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf den Abwärtspfeil und wählen Sie Weitere Befehle.

Das Schnellzugriffsleiste Bildschirm wird auf dem angezeigt Word-Optionen Dialogbox.

Wählen Alle Befehle von dem Wählen Sie Befehle aus Dropdown-Liste.

Wählen Sie dann in der Liste links AutoText aus und klicken Sie auf Hinzufügen um die AutoText-Schaltfläche zur Liste auf der rechten Seite hinzuzufügen.

Klicken in Ordnung.

Um einen AutoText-Eintrag einzufügen, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf die Schaltfläche AutoText und dann auf einen Eintrag im Menü.

Erstellen Sie eine Verknüpfung für einen AutoText-Eintrag

Wenn Sie die Tastatur bevorzugen, können Sie eine Tastenkombination für den von Ihnen erstellten AutoText-Eintrag hinzufügen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menüband und wählen Sie Passen Sie das Menüband an.

Das Band anpassen Bildschirm auf dem Word-Optionen Das Dialogfeld wird angezeigt.

Klicken Sie unten in der Liste der Befehle links auf Anpassen neben an Tastatürkürzel.

In dem Kategorien Box auf der Tastatur anpassen Dialogfeld auswählen Bausteine.

Wählen Sie dann Ihren AutoText-Eintrag in der Bausteine Feld rechts. Zum Beispiel wählen wir unseren AutoText-Eintrag Meine Adresse.

Setzen Sie Ihren Cursor in die Drücken Sie die neue Tastenkombination und drücken Sie die Tastenkombination, die Sie verwenden möchten.

Klicken Zuordnen.

Ihre Verknüpfung wird zum hinzugefügt Aktuelle Schlüssel Box.

Klicken Schließen.

Klicken in Ordnung auf der Word-Optionen Dialogfeld zum Schließen.

Jetzt können Sie Ihre neue Tastenkombination verwenden, um Ihren AutoText-Eintrag einzufügen.

Ändern Sie den Inhalt eines AutoText-Eintrags

Was ist, wenn Sie einen von Ihnen erstellten AutoText-Eintrag ändern müssen? Möglicherweise sind Sie umgezogen und müssen Ihre Adresse ändern. AutoText-Eintrag.

Geben Sie zunächst den gesamten geänderten Eintrag in ein neues oder vorhandenes Word-Dokument ein. Wählen Sie es dann mit der letzten Absatzmarke aus, wenn Sie die Formatierung beibehalten möchten.

Auf der Einfügen Klicken Sie auf die Registerkarte Schnelle Teile in dem Text Sektion. Bewegen Sie dann die Maus über AutoText und wählen Sie Auswahl in AutoText-Galerie speichern vom unteren Rand des Untermenüs.

Auf der Neuen Baustein erstellen Geben Sie im Dialogfeld den gleichen Namen in das Feld ein Name Feld als vorhandener AutoText, den Sie ändern möchten.

Klicken in Ordnung.

Klicken Ja wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Bausteineintrag neu definieren möchten.

Jetzt können Sie den aktualisierten AutoText-Eintrag in jedes neue oder vorhandene Word-Dokument einfügen.

Bearbeiten Sie die Eigenschaften eines vorhandenen AutoText-Eintrags

Sie können nicht nur den Inhalt eines AutoText-Eintrags ändern, sondern auch die Eigenschaften eines AutoText-Eintrags ändern, z. B. dessen Kategorie und Beschreibung sowie die Vorlage, in der er gespeichert ist.

Klicken Sie auf, um die Eigenschaften eines AutoText-Eintrags zu bearbeiten Schnelle Teile in dem Text Abschnitt auf der Registerkarte Einfügen und wählen Sie Building Blocks Organizer.

Auf der Building Blocks Organizer Im Dialogfeld wird die vollständige Liste aller verfügbaren Bausteine ​​mit dem angezeigt Name von jedem, und welche Galerie, Kategorie, und Vorlage jeder ist in. Sie werden in alphabetischer Reihenfolge von aufgelistet Galerie, der den Typ jedes Bausteins definiert.

Oben in der Liste finden Sie die AutoText-Einträge. Wählen Sie die aus, deren Eigenschaften Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten.

Das Baustein ändern Das Dialogfeld wird mit denselben Optionen wie das angezeigt Neuen Baustein erstellen Dialogfeld, in dem Sie den AutoText-Eintrag erstellt haben.

Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor Galerie, Kategorie, Beschreibung, Speichern in, und Optionen Felder. Siehe die Erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintragsabschnitt Weitere Informationen zu diesen Feldern finden Sie am Anfang dieses Artikels.

Klicken in Ordnung.

Klicken Ja Im Bestätigungsdialogfeld werden Ihre Änderungen gespeichert und der AutoText-Eintrag neu definiert.

Löschen Sie einen AutoText-Eintrag

Wenn Sie entscheiden, dass Sie keinen AutoText-Eintrag mehr benötigen oder möchten, können Sie ihn löschen.

Klicken Sie auf, um einen AutoText-Eintrag aus der Liste der Bausteine ​​zu löschen Schnelle Teile in dem Text Abschnitt über die Einfügen Registerkarte und wählen Sie dann Building Blocks Organizer.

Wählen Sie den AutoText-Eintrag aus, den Sie im löschen möchten Bausteine aufführen.

Dann klick Löschen.

Klicken Ja Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf, um den Eintrag zu löschen und aus der Liste von zu entfernen Bausteine.

Klicken Schließen auf der Building Blocks Organizer Dialogfeld, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren.

Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Fehler mit AutoText

AutoText-Einträge sind eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen und Fehler beim Eingeben von Word zu reduzieren. Du kannst auch Automatisieren Sie Aufgaben in Word mithilfe von Makros um Zeit zu sparen und Ihre Produktivität zu steigern.