Was Trello ist und warum Sie es verwenden sollten, um Ihre Zeit zu verwalten

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DurchMark O'Neill

Zuletzt aktualisiert am2. Juli 2018

Wenn Sie an vielen Arbeitsprojekten beteiligt sind oder selbstständig sind, ist ein effektives Projektmanagement von großer Bedeutung. Wenn Sie Ihre Zeit und Mühe nicht einplanen, werden Sie sie auf Facebook verschwenden und dadurch Fristen verpassen (ich spreche aus Erfahrung). Die Online-Projektmanagement-Tool-Industrie ist hart umkämpft, aber die, die vor allen anderen zu gewinnen scheint, ist Trello.

Trello wird von denjenigen geliebt, die davon besessen sind, ihre Zeit und Projekte zu verwalten, und es ist leicht zu verstehen, warum. Trello ist nicht nur billig und erschwinglich, sondern auch äußerst einfach zu bedienen. Mit einem sehr visuellen Ansatz für Zeit- und Projektmanagement können Sie Karten verschieben, sodass Sie auf einen Blick sehen, was wann getan werden muss.

Ein genauerer Blick auf Trello

Trello wurde von einigen als "Haftnotizen zu Steroiden" beschrieben. Auf dem Bildschirm erstellen Sie „Listen“ wie ein großes Whiteboard an der Wand. Dann stehen auf jeder Liste „Karten“ wie Haftnotizen. Auf jeder Karte befindet sich ein separater Aufgabengegenstand.

Während Sie mit dem Aufgabenelement fortfahren, können Sie die Karte mit der Maus von "In Bearbeitung" auf "Fertig" (oder einem beliebigen Wortlaut) ziehen.

Die vier Hauptmerkmale von Trello

Wir werden uns jedes Feature gleich genauer ansehen. Aber hier sind die vier wichtigsten Dinge, auf die Sie sich konzentrieren sollten, wenn Sie sich den Screenshot oben ansehen.

• Jede Karte kann mit einem Balken farblich gekennzeichnet werden. Jede Farbe kann sich beispielsweise auf einen anderen Kunden beziehen.
• Das Symbol mit dem Gravatar / Bild des Benutzers zeigt an, wer an dieser Karte teilnimmt. Sie können Personen zu einer Karte einladen, damit sie Feedback und Updates hinterlassen können. Oder wenn Sie ihnen diese Aufgabe zuweisen möchten. Wenn eine Aufgabe zugewiesen ist, kann ein Fälligkeitsdatum hinzugefügt und eine Erinnerung gesendet werden, wenn das Fälligkeitsdatum nahe ist. Wenn die Karte aktualisiert wird, wird jeder auf dieser Karte benachrichtigt.
• Der Hintergrund jedes Trello-Boards kann angepasst werden. Trello gibt Ihnen Hintergründe oder Sie können Ihre eigenen hochladen. Als Lego-Fan habe ich diesen Lego-Fan hochgeladen. Wenn Sie jedoch ein Unternehmen sind, können Sie Ihr Trello-Board beispielsweise mit dem Firmenlogo anpassen.
• Karten können auf andere Karten verschoben, auf andere Karten kopiert oder nach Abschluss archiviert werden.

Ein neues Board starten

Der erste Schritt ist das Hinzufügen eines neuen Boards. Drücken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms (sobald Sie angemeldet sind) die Taste +. Dann wähle “Board erstellen“ aus der Dropdown-Liste.

Sie werden dann aufgefordert, dem Board einen Namen, eine Datenschutzstufe und einen Hintergrund zu geben. Wenn Sie bereits ein Team erstellt haben, können Sie das Board diesem Team zuweisen.

Ein kurzes Wort zum Datenschutz: Wenn das Board öffentlich bleibt, wird es von Suchmaschinen indiziert und von jedem aufgerufen, der es bei Google findet. Es wurde kürzlich bekannt gegeben, dass Mitarbeiter bei Uber verwendeten Trello, um vertrauliche Firmenkennwörter aufzulisten, die dann von Google abgeholt wurden.

Seien Sie also vorsichtig und wenn Sie Trello für Passwörter verwenden MÜSSEN, stellen Sie die Datenschutzstufe auf ein Privat. Obwohl für Passwörter, sollten Sie Verwenden Sie wirklich einen Passwort-Manager.

Hinzufügen einer neuen Liste

Sobald Sie Ihr neues Board haben, ist es Zeit, eine neue Liste zu erstellen. Sie können es so machen, wie Sie wollen, aber normalerweise mache ich meine Boards mit Listen in verschiedenen Phasen eines Prozesses. So “steht aus," “in Bearbeitung“ und so weiter. Oder Sie können Listen für Projekte haben, die mehrere Aufgaben haben, wie z “das Haus dekorieren,” “Weltfrieden erreichen “und “den Weltraum erobern.”

Um eine neue Liste hinzuzufügen, klicken Sie auf Fügen Sie eine Liste hinzu.

Geben Sie dann den Titel dieser Liste ein und speichern Sie ihn.

Spülen Sie und wiederholen Sie für alle anderen Listen, die das Board benötigt (falls vorhanden).

Hinzufügen einer neuen Karte

Jetzt ist es an der Zeit, eine neue Karte hinzuzufügen. Eine Karte enthält verschiedene Elemente, die sie leistungsfähig machen.

Eine neue Karte machen

Klicken Sie in der entsprechenden Liste auf Füge eine Karte hinzu.

Geben Sie nun die Aufgabe ein, die Sie hinzufügen möchten. Speichern Sie es, indem Sie auf das Grün klicken Hinzufügen Taste.

Wiederholen Sie diesen Vorgang wie zuvor für andere Aufgaben, die Sie hinzufügen müssen (falls vorhanden).

Dies ist jedoch nur der Anfang dessen, was Sie einer Karte hinzufügen können. Dies können Sie sehen, wenn Sie darauf klicken, um sie zu öffnen.

Andere Benutzer zuweisen

Wenn Sie ein Team erstellt haben und andere zum Zugriff auf das Board eingeladen wurden, können Sie zunächst einer bestimmten Aufgabe jemanden zuweisen. Oder markieren Sie sie einfach, damit sie in das Gespräch auf dieser Karte eingebunden werden.

Um jemanden zur Karte hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf Mitglieder und klicken Sie auf den Gravatar der Person, die Sie hinzufügen möchten. Ebenso können sie durch erneutes Klicken auf den Gravatar von einer Karte entfernt werden.

Notizen und Anhänge hinzufügen

Ob zum Wohle Ihres eigenen Gedächtnisses oder um andere zu beraten, das Hinterlassen von Notizen kann erforderlich werden. Sie können dies oben in der Notiz tun und dort auch anklickbare Links belassen.

Unter dem Abschnitt Notizen befindet sich ein Bereich zum Hochladen von Anhängen. Dies kann alles sein, von einem Dokument über eine Zip-Datei bis hin zu einem Bild. Wenn es sich um ein Bild handelt, wird das Bild auf der Karte angezeigt

Hinzufügen eines Fälligkeitsdatums

Wenn eine Aufgabe eine Frist hat, können Sie ihr ein Fälligkeitsdatum zuweisen. Dann werden Sie daran erinnert, wann das Datum näher rückt und wann das Datum abgelaufen ist.

Hinzufügen farbiger Etiketten

Ich füge meiner Arbeitsliste farbige Etiketten hinzu, um zu zeigen, welche Arbeit von welchen Kunden ausgeführt wird. So ist Rot zum Beispiel für groovyPost.

Sie können die Beschriftungen bearbeiten, um alles zu sagen, was Sie möchten, und Sie können einer Karte so viele hinzufügen, wie Sie möchten.

Kommentare hinzufügen

Wenn andere Personen Zugriff auf Ihre Karten haben, hinterlassen sie möglicherweise Kommentare. Sie können das @ verwenden, um Personen in bestimmten Kommentaren zu markieren, und sie erhalten eine Benachrichtigung von Trello.

Karten verschieben, kopieren, ansehen und archivieren

Es gibt noch vier weitere Aktionen, die Sie auf einer Karte ausführen können.

Bewegung

Wenn Sie mehrere Bretter haben, können Sie Karten zwischen einem Brett und einem anderen verschieben. Wenn ich also eine Karte vom groovyPost-Board auf eines meiner persönlichen Boards verschieben wollte, würde diese Option die Karte verschieben. Zusammen mit allen Kommentaren, Anhängen usw.

Kopieren

Dies ist das gleiche wie die Bewegung Option, außer dass die Karte nicht vollständig verschoben wird. Einfach kopiert. Ich benutze dies die ganze Zeit, um meine groovyPost-Aufgaben auf meine eigene private Arbeitsplatte zu kopieren.

Beobachten

Wenn jemand anderes eine Karte auf einem Brett hat, können Sie diese ansehen und über neue Kommentare informiert werden, ohne selbst daran teilzunehmen. Auch als "Lurker-Modus" bekannt (naja, ich nenne es so).

Archiv

In Trello gibt es kein "Löschen". Um eine Karte, eine Liste oder ein Brett zu entfernen, „archivieren“ Sie sie stattdessen. Es verschwindet dann, kann aber leicht zurückgebracht werden, wenn Sie es später erneut benötigen.

Andere Verwendungen für Trello

Trello hat so viele Verwendungsmöglichkeiten, wenn Sie sich darauf konzentrieren und seitlich denken. Zu diesem Zweck hat Trello eine Seite namens "Trello Inspiration". Es gibt Ihnen Vorlagen und unzählige Verwendungsideen.

Trello mit IFTTT in andere Apps integrieren.

Ich bin ein großer Fan von IFTTT (If This Then That), und sie haben eine große Anzahl automatisierter Skripte für Trello. Schau sie dir an.

Fazit

Dies hat gerade erst die Oberfläche dessen zerkratzt, was Trello tun kann, um Ihr Leben besser zu organisieren. Benutzt du Trello? Wenn ja, wofür verwenden Sie es?