So konfigurieren und verwalten Sie AutoArchive in Outlook 2010

Seit Beginn von Outlook hat Microsoft immer das Archiv und AutoArchiv Funktion und Ausblick 2010 ist keine Ausnahme. Die AutoArchivierungsfunktion verschiebt oder löscht ältere E-Mails automatisch aus Ihrer primären Mailbox in eine Archivdatendatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist. Diese Dateien werden als PST-Dateien bezeichnet. In der Vergangenheit als Outlook-PST-Dateien hatten ein Limit von 2 GIGDie Archivierungsfunktion war viel wichtiger, da ältere E-Mails aus Ihrer primären PST-Datei in eine Archive.pst-Datei archiviert wurden. Davon abgesehen haben PST-Dateien in Outlook 2010 ein Limit von 20 Gig. Es ist immer noch eine gute Idee, Ihre älteren E-Mails verwalten zu lassen, um Ihre .PST-Dateien klein zu halten und die Systemleistung zu verbessern.

Erklären Sie noch einmal, was die AutoArchivierungsfunktion bewirkt.

AutoArchive reduziert die Postfachgröße, indem alte Elemente gelöscht oder in eine Archivdatendatei oder .PST verschoben werden. Der Vorgang funktioniert fast genauso, unabhängig davon, ob Sie Microsoft Exchange bei der Arbeit oder IMAP oder POP von zu Hause oder von kleinen Unternehmen aus verwenden. Es ist im Wesentlichen so, als würden Sie ein paar Stapel Papier von Ihrem Schreibtisch nehmen und wie oben erwähnt in einem organisierten Aktenschrank mit schnellem Zugriff oder einer PST-Datei ablegen. Dieser Prozess unterscheidet sich von

Exportieren In zwei Wegen. Durch das Exportieren können Sie die E-Mails in mehrere verschiedene externe Formate verschieben, während Sie durch Archivieren nur ältere E-Mails in eine PST-Datei verschieben oder die E-Mail vollständig löschen können. Die Archivierung ermöglicht auch einen einfacheren Zugriff auf alte E-Mails, da für sie im Outlook-Navigationsbereich eine Registerkarte vorhanden ist. Natürlich können Sie AutoArchive auch so einrichten, dass auch Ihre alten E-Mails gelöscht werden.

So aktivieren Sie das Standard-AutoArchiv für ALLE Outlook 2010-Ordner

1. In Microsoft Outlook Klicken das Datei Menü und WählenOptionen.

2. Im Menü Optionen Klicken das Erweitert Tab und dann Klicken das AutoArchive-Einstellungen Taste.

3. Klicken das Kontrollkästchen für Führen Sie AutoArchive alle [14] Tage aus. Von hier aus können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für Outlook 2010 jedoch standardmäßig weiter anpassen Sobald AutoArchive aktiviert ist, werden alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, in eine Archive.pst verschoben (nicht gelöscht) Datei. Ich schlage vor, Sie behalten die Eingabeaufforderung, bevor AutoArchiv ausgeführt wird aktiviert, damit Sie benachrichtigt werden, wenn ein Archiv erstellt wird. Sie wären überrascht, wie oft mich Leute nach fehlenden E-Mails fragen! Normalerweise ist es nur die AutoArchivierungsfunktion. Sobald Sie die Einstellungen haben, wo Sie sie mögen, KlickenWenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an.

Wenn Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, aktiviert AutoArchive alle Ihre Outlook-E-Mails. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie von AutoArchive ausschließen möchten, oder wenn Sie möchten, dass er nur auf einige Ordner angewendet wird, können wir dies auch tun. In Outlook 2010 können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für jeden Ordner anpassen.

Ändern der AutoArchivierungseinstellungen für einzelne Outlook 2010-Ordner

4. Schauen Sie in Outlook im linken Navigationsbereich nach. Von dort Rechtsklick beliebiger Ordner und WählenEigenschaften um die AutoArchivierungsrichtlinie festzulegen.

5. Im angezeigten Fenster Posteingangseigenschaften wird Klicken das AutoArchiv Tab. Hier können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für diesen Ordner anpassen oder AutoArchivierung für diesen Ordner sogar vollständig deaktivieren.

Okay, jetzt wissen wir, wie man einzelne Ordner automatisch archiviert! Aber was ist, wenn Sie AutoArchiv überhaupt nicht verwenden möchten? Wenn Sie die automatische Funktion nicht mögen, können Sie die Archivierung dennoch mithilfe des manuellen Verfahrens nutzen.

Manuelles Archivieren von Elementen

6. In Outlook Klicken das Datei> Info Menü Registerkarte und dann WählenBereinigungstools> Archiv.

7. Im angezeigten Dialogfeld "Archiv" Wählen welche Ordner du möchtest Archiv. Dieser Vorgang ist fast identisch mit AutoArchive, außer dass es sich um einen einmaligen Vorgang handelt. Etwas anderes ist, dass Sie die Eigenschaft "Nicht automatisch archivieren" sogar überschreiben können, wenn Sie dies auf einige Ordner angewendet haben. Dies ist jedoch optional.

Wo befinden sich archivierte Outlook-Elemente?

8. In Outlook können Sie über den Archivordner im linken E-Mail-Navigationsbereich auf archivierte Elemente zugreifen.

9. Sie können auf Archive auch über die Outlook-PST-Datei zugreifen, in der sie gespeichert sind. Sie können dorthin gelangen Klicken Sie auf das Datei> Öffnen Menü Registerkarte und AuswählenÖffnen Sie die Outlook-Datendatei.

10. Standardmäßig lautet der PST-Dateispeicherort des Outlook-Archivs:

% UserProfile% DocumentsOutlook-Dateien

Wenn Sie die Archivierung in Outlook noch nicht verwendet haben, probieren Sie es aus! Dies ist sicher, um die Dinge sauber zu halten und alte, nicht verwendete E-Mail-Elemente aus Ihrer primären Mailbox- / PST-Datei zu entfernen. Dies ist auch eine gute Möglichkeit, die PST-Dateigröße unter Kontrolle zu halten, was immer zur Systemleistung beiträgt!