NeatReceipts Kostenlose Alternative: iPhone + Google Docs OCR

In der Vergangenheit war ich es sehr versucht, etwa 200 Dollar in Richtung zu investieren NeatReceipts, das Papier-zu-Digital-Ablagesystem, das Sie wahrscheinlich aus dem SkyMall-Katalog kennen. Das Problem ist, dass ich bereits einen Scanner besitze - und ich kann mich einfach nicht dazu bringen, so viel Geld für einen anderen auszugeben, unabhängig davon, wie viel einfacher es mein Leben machen wird. Aber nachdem Sie den Beitrag von grooveDexter gelesen haben Google Hinzufügen von OCR-Unterstützung für 34 Sprachen, Ich habe eine Idee. Warum nicht die OCR-Funktionen meines iPhones und von Google Text & Tabellen nutzen und mein eigenes digitales Belegablagesystem rollen? Ich kann einfach Fotos meiner Quittungen und Visitenkarten aufnehmen, sie in Google Text & Tabellen hochladen, um sie als OCR zu erhalten, und sie dann in eine spezielle Sammlung einfügen, die ich nach Bedarf nach Schlüsselwörtern durchsuchen kann.

Um es kurz zu machen: Es klappt. Es ist zwar nicht ganz so schick, wie ich mir NeatReceipts vorstelle, aber es hat zwei große Vorteile:

1. Sie benötigen keinen Scanner oder Computer, um Dokumente zu erfassen.
2. Es ist kostenlos.

So funktioniert das gesamte kostenlose alternative NeatReceipts-Alternativalternationssystem für digitale Dokumente von Google Docs OCR:

(Hinweis: Zur Erinnerung: OCR steht für Optische Zeichenerkennung Dies bedeutet im Wesentlichen, dass Google Text & Tabellen Text aus einer PDF-Datei oder einem Bild lesen und in Google Text & Tabellen in ein bearbeitbares und durchsuchbares Format bringen kann.)

Erster Schritt - Sammeln von Belegen, Visitenkarten und Dokumenten

Wie jeder weiß, der jemals versucht hat, ein Posteingang-gesteuertes System zu implementieren, hat er ein müheloses und immer verfügbares System. “EimerIst der Schlüssel. Und hier strahlt diese mobile NeatReceipts-Alternative wirklich. Alles, was es benötigt, ist ein Telefon mit einer Kamera - ein Smartphone mit Dropbox installiert ist noch besser, aber nicht erforderlich.

Um einfach Daten zu sammeln Schnappschüsse Ihrer Visitenkarten, Quittungen oder sonstigen Unterlagen, die Sie in der Cloud ablegen möchten.

Dies ist eigentlich ein sehr kritischer Schritt. Sie möchten sicherstellen, dass Sie den klarsten Schuss erhalten, der möglich ist. Geben Sie Ihr Bestes, damit das gesamte Dokument das Bild ausfüllt. Stellen Sie sicher, dass es ohne Blendung gut beleuchtet ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass der Text scharfgestellt ist. Wenn es verschwommen, zu dunkel oder abgeschnitten ist, nehmen Sie es erneut. Versuchen Sie es im Querformat, wenn das besser funktioniert.

Schritt zwei - Mit Ihrem Computer synchronisieren

Leider gibt es derzeit keine einfache Möglichkeit, Ihre Fotos direkt von Ihrem iPhone in Google Text & Tabellen zu übertragen. Deshalb empfehle ich die Verwendung Dropbox, da Sie damit Fotos direkt in Ihren Dropbox-Ordner hochladen können. Sie können das Bild in Dropbox aufnehmen und sofort hochladen oder vorhandene Fotos von Ihrer Kamerarolle in einen Ordner Ihrer Wahl hochladen.

Sie können Ihre Fotos natürlich auf altmodische Weise mit iPhoto oder Windows Live Photo Gallery synchronisieren. Der Reiz dieser Lösung besteht jedoch darin, dass Sie nicht an einen USB-Anschluss angeschlossen sein müssen, damit sie funktioniert.

Schritt drei - Hochladen in Google Text & Tabellen

Jetzt müssen Sie es nur noch in Google Text & Tabellen hochladen und die OCR-Funktionen aktivieren. Bevor Sie dies tun, sollten Sie jedoch eine Sammlung speziell für Ihre OCR-Dokumente und -Belege erstellen. Dies erleichtert die spätere Suche. Ich habe meine angerufen “Quittungen / VisitenkartenAber du kannst deine benennen, was immer du willst.

Nächster, KlickenHochladen…

… Und wählen Sie die Belege und Schnappschüsse aus, die Sie hochladen möchten. Das Wichtigste, was Sie hier vorher tun sollten Klicken Sie aufUpload starten ist zu Prüfen die Box neben Konvertieren Sie Text aus PDF- oder Bilddateien in Google Text & Tabellen-Dokumente. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Ihre Sprache im Dropdown-Menü unten auswählen, wenn Sie eine andere Sprache als Englisch verwenden.

Schritt vier - Suchen und organisieren Sie Ihre digitalisierten Belege

In Ordung! Jetzt haben Sie Ihre Visitenkarten und Quittungen in einem durchsuchbaren, archivierten Google Text & Tabellen-Ordner. Öffnen Sie eine, um zu sehen, wie Google Text & Tabellen funktioniert hat.

Hier ist das Beispiel, das ich gemacht habe. Wie Sie sehen können, wurde der Text auf dem weißen Hintergrund ziemlich leicht herausgezogen. Es gab einige Probleme mit meiner URL, aber insgesamt erkläre ich diese Anstrengung “nicht zu schäbig. ” Sie können bei Bedarf Korrekturen von Hand vornehmen.

Der wichtige Aspekt ist, dass diese Bilddatei jetzt durchsuchbar ist. Nehmen wir also an, ich möchte 10 Monate später die Visitenkarte von Herrn Jack Busch finden. Ich kann einfach Google Text & Tabellen aufrufen und in meiner Quittungs- / Visitenkartensammlung nach dem Begriff „Jack Busch.”

Auch wenn die OCR von Google Doc nicht perfekt ist, ist sie gut genug, um Ihnen das Auffinden von Dokumenten über eine Keyword-Suchabfrage zu erleichtern. Egal wie Sie es in Scheiben schneiden, das ist viel schneller und einfacher als das Durchblättern eines alphabetischen Aktenschranks.

Fazit

Okay, nach all dem gebe ich zu, dass ich immer noch NeatReceipts kaufen möchte. Ich ahne, dass es viel besser ist, Text in Dokumenten zu analysieren, und wahrscheinlich bei größeren Seiten einen besseren Job macht. Darüber hinaus weist Google Docs OCR eine große Einschränkung auf, da nur Dokumente mit bis zu 2 MB verarbeitet werden können. Praktisch jedes PDF wird diese Grenze überschreiten. Eine Problemumgehung besteht jedoch darin, Ihre PDF-Dateien in eine kleinere Größe oder Farbtiefe zu konvertieren (Ich habe sie 33% und Graustufen gemacht) mit einem Werkzeug wie dem Snagit Batch Image Conversion Wizard.

Du könnten Versuch auch Evernote, das auch OCR zum Erkennen von Text in Bildern sowie eine mobile App bietet, mit der Sie direkt von Ihrem Telefon hochladen können. Insgesamt habe ich jedoch festgestellt, dass die OCR von Evernote ein wenig nachlässt - sie wird beim Hochladen nicht richtig konvertiert, und ich bin mir nicht ganz sicher, wann Ihre Bilder verarbeitet werden. Derzeit ist Google Text & Tabellen die schnellste Methode, obwohl das Hochladen einen zusätzlichen Schritt umfasst.