Was sind Outlook PST-Dateien und warum sollten Sie sie verwenden... oder nicht?

Erklärer

DurchStefan Krause

Zuletzt aktualisiert am27. Oktober 2021

Fast jeder, mit dem ich bei der Arbeit spreche, beschwert sich über die Größe seines Firmen-E-Mail-Kontos. Normalerweise ist es kein Problem (aber die Leute beschweren sich immer noch), denn wenn ein Postfach an seine Grenzen kommt, werden die meisten E-Mail-Server (wie Microsoft Exchange) warnen den Benutzer, damit er das Postfach vorher bereinigen kann Server erzwingt ihre Größenbeschränkungen, indem sie das Senden/Empfangen vom Server einschränken.

Nun, das ist alles schön und gut, BIS … Sie für ein paar Tage in den Urlaub fahren, diese E-Mail-Größenwarnungen kommen und gehen, und dann bam! Ihr Postfach ist voll und Sie können die E-Mails nicht mehr von Ihrem Handy oder sogar OWA (Outlook Web Access) senden/empfangen. Ich habe den Anruf eine Million Mal erhalten. Mein iPhone kann keine E-Mails senden, Hilfe!

• Also, was tun?
• Gibt es eine Lösung für diese nicht ausreichend großen Postfächer?
• Was muss ich tun, bevor ich in den Urlaub fahre?

Jetzt stelle ich euch den Berüchtigten vor (laut IT) Outlook-PST-Datei.

Was sind Outlook .PST-Dateien?

• Outlook-Datendateien oder Microsoft Outlook .PST-Dateien (wie sie bekannter sind) können mit erstellt werden Microsoft Outlook zum Verschieben oder Kopieren von E-Mails und Anhängen von Ihrem Server-Postfachkonto zu Ihrem lokalen PC. Im Wesentlichen handelt es sich um eine lokale Archiv- oder Speicherdatei, die Sie erstellen, um E-Mails und Anhänge auf der Festplatte, dem USB-Laufwerk oder der Serverfreigabe Ihres Computers zu speichern (je nachdem, wo Sie sie erstellen und speichern).

Wie viel können Sie in Outlook-.PST-Dateien speichern?

• Vor Outlook 2003/2007 konnten PST-Dateien nur 2 Gigabyte an E-Mails und Anhängen speichern. Bei Outlook 2003 und Outlook 2007 änderte sich das Format, sodass die .PST-Dateien nach Bedarf auf über 20 Gigabyte an Größe anwachsen können, sofern dies nicht der Standard ist Konfiguration geändert wird.
• Ehrlich gesagt, lass sie nicht 20 Gigs bekommen. Es ist ein viel bessere Idee, Ihre .PST-Dateien nicht größer als ein paar Gigs zu halten. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, erstellen Sie eine neue .PST-Datei, anstatt sie zu erstellen riesig .PST-Archive. Je größer die .PST-Dateien werden, desto größer ist das Risiko von Beschädigungen und Datenverlusten (und desto schwieriger wird es, die bösen Jungs zu sichern). Sie können beliebig viele .PST-Dateien anhängen Dateien nach Bedarf in Ihren Outlook-Client, also trennen Sie Ihre E-Mails einfach logisch auf mehrere .PST-Dateien, wenn Sie mehr als ein paar alte GIGs speichern müssen Email.
• TIPP – Wenn Sie .PST-Dateien verwenden, um alte E-Mails zu archivieren, komprimieren Sie sie, nachdem Sie alle alten Daten hineinkopiert haben. E-Mails bestehen normalerweise nur aus Text und werden daher SEHR gut komprimiert.

Wie kann ich Outlook .PST-Dateien erstellen?

• Es ist EINFACH, hier sind ein paar Anleitungen dafür Ausblick 2007, 2013, und 2016.

Warum .PST-Dateien verwenden/erstellen? Vorteile?

Postfachgröße

• Erinnerst du dich an den ersten Absatz dieses Artikels? Die meisten E-Mail-Administratoren begrenzen die Größe von Unternehmenspostfächern. Je größer die Mailbox, desto mehr Speicherplatz benötigen sie, desto mehr müssen sie sichern UND desto mehr ZEIT benötigen sie, um diese Sicherungen durchzuführen.
• Wenn Sie ein E-Mail-Packrat sind (wie ich), reicht ein 200-Megabyte-Postfach einfach nicht aus. Hier kommen .PST-Dateien ins Spiel. Erstellen Sie einfach eine .PST-Datei und ziehen Sie Ihre E-Mail hinein. Sie funktionieren wie ein normaler Postfachordner in Outlook. Drag-and-Drop. Es ist einfach! Forum>.
• Die neuesten Versionen von Windows Search indizieren Ihr Postfach UND alle lokalen PST-Dateien (konfigurierbar) die einen fast sofortigen Zugriff auf alle E-Mails über die in Microsoft integrierten Suchfunktionen ermöglichen Ausblick.

Sicherung und Notfallwiederherstellung

• Wenn Sie keinen E-Mail-Administrator haben (oder ihm vertrauen), der regelmäßig Backups Ihres E-Mail-Servers durchführt, kopieren Sie Ihre E-Mails (ja, das müssen Sie nicht VERSCHIEBEN von E-Mails in .PST-Dateien, Sie können sie auch kopieren) in eine lokale .PST-Datei ist eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails in einem Server-DR wiederherstellbar sind Szenario.

Portabilität

• .PST-Dateien machen E-Mails portabel. Angenommen, Sie möchten E-Mails von einem Postfach in ein anderes verschieben. Vielleicht wechseln Sie zum Beispiel den Job und möchten alte E-Mails mitbringen. Oder vielleicht wechseln Sie den Hostanbieter. ODER vielleicht möchten Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails in eine .PST-Datei kopieren, auf einem kleinen USB-Laufwerk aufbewahren und immer dabei haben. Wie ich schon sagte, halten .PST-Dateien Mail sehr portabel. Und ja, ein GMAIL-Konto ist das auch, aber in diesem Artikel geht es nicht um GMAIL :)

Sicherheit

• Wussten Sie, dass es fast unmöglich ist, nachzuverfolgen/überprüfen, ob Ihr IT-Mitarbeiter/Ihre IT-Abteilung Ihre E-Mails liest? Das Verschieben von „sensiblen“ oder „vertraulichen“ E-Mails vom E-Mail-/Exchange-Server in eine lokale .PST-Datei fügt eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzu.
• Notiz: Die meisten IT-Abteilungen haben die Möglichkeit, Ihre .PST-Dateien ohne Ihr Wissen direkt von Ihrer Festplatte bei der Arbeit abzurufen. Aus diesem Grund ist es wichtig, zusätzliche Sicherheit auf der Festplatte Ihres Computers anzuwenden. Ich werde in Kürze einen Artikel zu diesem Thema schreiben, aber werfen Sie zunächst einen Blick auf Dies Artikel. Es ist ein bisschen „GEEKY“, also werde ich bald mit einem Artikel weitermachen, der einige Optionen zum Sichern von .PST-Dateien erklärt.

Was sind die Nachteile bei der Verwendung von .PST-Dateien?

Fernzugriff

• Sobald Post ist gerührt in eine .PST-Datei, ist sie nicht mehr auf dem Server verfügbar, wenn Anwendungen für den Fernzugriff wie OWA oder Mobiltelefone verwendet werden, die mit Ihrer Mailbox SYNCHRONISIEREN. Um auf die E-Mails in den .PST-Dateien zuzugreifen, müssen Sie einen vollständigen Microsoft Outlook-Client verwenden. Ein kleines USB-Laufwerk kann in diesen Situationen helfen. Es ist jedoch immer noch nicht so bequem, E-Mails auf dem Server zu belassen.

Die Leute werden dich nicht mögen, und es ist möglich, dass du deinen Job verlierst

• .PST-Dateien können im Laufe der Zeit (je nachdem, wie viele E-Mails Sie erhalten/aufbewahren) VIEL Speicherplatz auf Ihrem lokalen Computer oder einer Serverfreigabe beanspruchen, je nachdem, wo Sie sie speichern. IT-Leute hassen alles, was sie dazu zwingt, an irgendetwas zu arbeiten, es sei denn, es geht darum, ihren Lebenslauf zu erstellen, also verärgert es sie, wenn sie irgendwo eine Menge Daten ablegen, für die sie mehr Speicherplatz kaufen müssen.
• Die Rechtsabteilung von Unternehmen und die meisten Records Management-Abteilungen mögen keine .PST-Dateien, da sie es Ihnen als Endbenutzer ermöglichen, die Aufbewahrungs-/Vernichtungsrichtlinien von Unternehmensdokumenten einfach zu ignorieren oder zu umgehen.
• Unternehmensinformationssicherheitsteams mögen auch keine .PST-Dateien, weil die Rechtsabteilung sie jemals darum bittet Daten für eine Klage oder Vorladung wiederherstellen, können .PST-Dateien die Kosten und den Aufwand für die Daten in die Höhe treiben Wiederherstellung.

System- und Gehirnleistung

• Je mehr E-Mails Sie haben, desto mehr E-Mails müssen Sie und Ihr Computer verfolgen und verarbeiten.
• Da mehr E-Mails und Anhänge von der Windows-Suche (oder einem anderen E-Mail-/Systemindexer) indiziert werden, wird Ihr Index größer UND Ihre Suchvorgänge dauern länger.

Hoffentlich habe ich alle Ihre Fragen zu Microsoft Outlook .PST-Dateien beantwortet und einige Vor- und Nachteile auf hoher Ebene behandelt. Aber falls ich etwas übersehen habe, zögern Sie nicht, einen Kommentar zu hinterlassen oder Ihre Frage in meinem zu posten Forum.

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