Anleitung zur Verwendung von Autotext Quick Parts in Office 2010
Microsoft Office Microsoft Word Microsoft Outlook / / August 23, 2022
Zuletzt aktualisiert am
Haben Sie schon einmal in Microsoft Word oder Outlook gearbeitet und festgestellt, dass Sie oft dieselben Inhalte in mehreren Dokumenten verwenden? Ich weiß persönlich, ob es eine Möglichkeit gibt, Zeit zu sparen und weniger zu tippen, ich bin dabei. In Office 2010 können wir AutoText und Quick Parts verwenden, um Zeit zu sparen und Text und Felder automatisch einzugeben oder sogar die Eigenschaften des Dokuments zu bearbeiten. Es ist besonders ideal für Sie Vertriebs- oder Techniker, die dieselben 10 E-Mails senden jeden Tag! Lass uns einen Blick darauf werfen!
Was ist AutoText?
AutoText ist der wichtigste Teil von Quick Parts und laut Microsoft:
AutoText ist wiederverwendbarer Inhalt, den Sie speichern und immer wieder abrufen können. Klicken Autotext, um auf die AutoText-Galerie zuzugreifen. Sie können AutoText in der AutoText-Galerie speichern, indem Sie den Text auswählen, den Sie wiederverwenden möchten, und auf klicken Autotext
, und klicken Sie dann Auswahl in der AutoText-Galerie speichern. Indem Sie die neuen Bausteininformationen ausfüllen, speichern Sie den gespeicherten Inhalt, um ihn immer wieder zu verwenden.
Mit anderen Worten, AutoText besteht nur aus Textblöcken, die gespeichert werden, damit Sie sie auf Knopfdruck automatisch in Ihre Dokumente, E-Mails und Projekte einfügen können. Es spart viel Zeit!
Was sind Schnellteile?
Laut Microsoft:
Die Quick Part-Galerie ist eine Galerie, in der Sie wiederverwendbare Inhalte erstellen, speichern und finden können, darunter AutoText, Dokumenteigenschaften wie Titel und Autor sowie Felder.
Wir werden uns später mehr mit anderen Teilen von Quick Parts befassen, aber konzentrieren wir uns jetzt auf AutoText.
So erstellen Sie einen neuen AutoText-Eintrag
In Word 2010 werden AutoText-Einträge als Bausteine gespeichert. Um einen neuen Eintrag zu erstellen, verwenden Sie die Neuen Baustein erstellen Dialogbox.
1. Wählen Sie in Ihrem Dokument die Inhalt (Text), den Sie in einen AutoText-Eintrag umwandeln möchten.
2. Drücke den Einfügung Multifunktionsleiste und klicken Sie dann auf Schnelle Teile Taste. Dann klick Auswahl in der AutoText-Galerie speichern.
3. Füllen Sie die Informationen in der aus Neuen Baustein erstellen Dialogbox:
- Name: Geben Sie einen eindeutigen Namen für den AutoText-Eintrag ein.
- Galerie: Wähle aus Autotext Galerie.
- Kategorie: Wähle aus Allgemein Kategorie oder erstellen Sie eine neue Kategorie.
- Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung des Bausteins ein.
- Speichern in: Klicken Sie in der Dropdown-Liste auf den Namen der Vorlage. Klicken Sie beispielsweise auf Normal.dotm
Das ist alles, was Sie zum Erstellen von AutoText-Einträgen benötigen. Natürlich können Sie verschiedene Sets für verschiedene Projekte erstellen und sie in verschiedenen Dokumentvorlagen (.dotm-Dateien) speichern, aber wir sparen uns diese lange Anleitung für einen anderen groovigen Artikel.
So löschen Sie einen AutoText-Eintrag
4. Ähnlich zu Schritt 2 oben, gehen Sie zur Registerkarte Einfügen und in das Menü Quick Parts > Autotext. Dieses Mal klicken Sie jedoch mit der rechten Maustaste auf ein Autotext-Eintrag und dann auswählen Organisieren und löschen.
5. Drücke den Autotext-Eintrag die Sie entfernen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen Taste.
Verwenden von AutoText in Word 2010
6.a Beginnen Sie mit der Eingabe von Text, der in einem Autotext-Eintrag enthalten ist; Wenn Sie das erste Wort oder ähnliches eingeben, sehen Sie ein kleines Popup, das Sie darüber informiert, dass Sie drücken können Eintreten um den Autotext-Eintrag einzufügen.
6.b Alternativ können Sie die ersten paar Buchstaben eines Autotext-Eintrags eingeben und dann drücken F3 um den ähnlichsten Autotext-Eintrag einzufügen.
Unabhängig davon, wie Sie sich für die Verwendung von AutoText entscheiden, sollte das Ergebnis dasselbe sein. Ihr AutoText-Eintrag wird dem Dokument auf die angegebene Standardweise hinzugefügt. Natürlich können Sie die immer verwenden Schnellbausteine > Schaltfläche AutoText auf der Einfügung Multifunktionsleiste, um AutoText zu platzieren, aber das erfordert all diese zusätzlichen Schritte.
Was ist ein Dokumenteigenschaften-Quick-Part?
Document Property Quick Parts bietet schnellen und einfachen Zugriff auf die Metadateneigenschaften Ihres Dokuments. Während AutoText sowohl in Word als auch in Outlook verfügbar ist, sind Dokumenteigenschaften-Schnellbausteine nur in Word 2010 verfügbar; der Rest der Suite wird ausgelassen.
7. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, auf Dokumenteigenschaften zuzugreifen. Am schnellsten geht es ab Datei > Informationen Speisekarte. Hier können Sie auf klicken Eigenschaften Schaltfläche, um das Dokumentfenster anzuzeigen, oder gehen Sie direkt zum Fenster mit den erweiterten Dokumenteigenschaften.
8.a Wenn Sie sich für das Bedienfeld „Dokumenteigenschaften“ entschieden haben, wird es als Leiste direkt über dem Dokumentarbeitsbereich angezeigt. Dies bietet Ihnen einerseits eine schnelle Möglichkeit, die Metadaten eines Dokuments zu bearbeiten, hat jedoch den Nachteil, dass es viel Platz auf dem Bildschirm einnimmt.
8.b Sie können auch über das Dokumentfenster auf die erweiterten Dokumenteigenschaften zugreifen.
9. Das Fenster „Erweiterte Dokumenteigenschaften“ ist das gleiche Fenster, das Sie normalerweise sehen würden, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine Dokumentdatei im Windows Explorer klicken und diese auswählen Eigenschaften. In dem Zusammenfassung Registerkarte können Sie alle Metainformationen eines Dokuments bearbeiten.
10. Sie können Document Property Quick Parts über das Menüband Einfügen in Word eingeben. Sobald es in ein Dokument eingefügt wurde, füllt es automatisch die angeforderten Informationen aus, unabhängig davon, welche Daten verfügbar sind.
Beachten Sie, dass es wie eine Datensynchronisierung funktioniert. Wenn Sie diese eingegebenen Informationen ändern, ist diese Änderung auch in Ihren erweiterten Dokumenteigenschaften enthalten.
Hört sich nach Spaß an? Bitte probier es aus! Ich muss mit weiteren neuen Office 2010-Features spielen!
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