So übernehmen Sie die Kontrolle über E-Mails mit Priorität und „Bitte nicht stören“.

Wie man

DurchStefan Krause

Zuletzt aktualisiert am3. September 2021

Obwohl nur wenige argumentieren werden, dass eine E-Mail ein unschätzbares Werkzeug für die meisten Organisationen ist, zeigen immer mehr Studien dies zu viel E-Mail kann ernsthafte Produktivitätsprobleme für seine Mitarbeiter verursachen. Erinnern Sie sich zum Beispiel an das Dokument, das Sie schreiben sollten, aber es dauerte dreimal länger als erwartet, weil jedes Mal, wenn Sie sich darauf konzentrierten, eine neue E-Mail in Ihrem Posteingang ankam. Anstatt es zu ignorieren, fühlten Sie sich gezwungen zu reagieren. Und zehn Minuten sind vorbei.

Bei mir passiert das alle fünf Minuten an meinem Schreibtisch (weshalb das Schreiben dieses Artikels drei Stunden gedauert hat), und ich wäre nicht überrascht, wenn 99 % von Ihnen da draußen eine ähnliche Geschichte haben. Deshalb war ich aufgeregt, als Microsoft ein neues Plug-in für Outlook 2007 mit dem Namen veröffentlichte: E-Mail-Priorisierer.

Microsoft Outlook Email Prioritizer ist ein Freeware Download von Microsofts neuem OfficeLabs.

In ihren Worten:

Müde von E-Mail-Überlastung? Der E-Mail-Prioritizer wurde entwickelt, um Ihnen mit einer „Bitte nicht stören“-Funktion und einem E-Mail-Ranking zu helfen, die E-Mail-Überlastung zu bewältigen. Funktioniert mit Outlook 2007, das auf einem Exchange-Server ausgeführt wird.

Merkmale:

• „Bitte nicht stören“-Schaltfläche – Beenden Sie den Empfang von E-Mails für einen bestimmten Zeitraum
• E-Mail-Prioritäten – E-Mails wird basierend auf vordefinierten Regeln eine Priorität zugewiesen, um das Auffinden relevanter E-Mails zu erleichtern

Die Installation war schnell und einfach:

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal nach der Installation des neuen Add-Ons starten, warten Sie einige Minuten, während es Ihre E-Mails durchsucht und die verschiedenen Prioritäten zuweist.

Sobald Outlook nach der Installation geöffnet wird, sehen Sie oben in Ihrem Microsoft Outlook 2007-Client eine neue Symbolleiste. Die Einstellungen sind ziemlich einfach. Sie können die Einstellung „Nicht stören“ in 30-Minuten-Intervallen bis zu vier Stunden oder bis zum Ende des Meetings, in dem Sie sich gerade befinden, konfigurieren (wie in Ihrem Outlook-Kalender geplant).

Darüber hinaus können Sie auch konfigurieren, wie Ihr Posteingang E-Mails basierend auf den Prioritäten anzeigt, die den E-Mails von der Symbolleiste zugewiesen wurden.

Sie können entweder die standardmäßigen „Prioritätsregeln“ akzeptieren oder sie an Ihre Vorlieben anpassen, indem Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Symbolleiste „Neue E-Mail-Priorisierung“ klicken.

Einmal hier, ist es ziemlich einfach. Passen Sie die Einstellungen an und klicken Sie zum Speichern auf OK.

Ich benutze das Plug-In seit ein paar Tagen auf der Arbeit. So weit, ist es gut. Ich verwende eine andere Methode zur Priorisierung meines Posteingangs, aber die Funktion „Nicht stören“ hat sich bereits sehr positiv auf meine E-Mail-Lese-/Schreibzeitgewohnheiten ausgewirkt.

Aktualisierung vom 25.08.08

Heute Morgen wurde ich von einem Auto-Update-Tool aufgefordert, den Microsoft Email Prioritizer von zu aktualisieren V1.0.818.0 bis 1.0.820.0. In den Notizen wird erwähnt, dass das Update für Benutzer gedacht ist, die keine Verbindungen zu Exchange haben Server:

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