So konfigurieren und verwalten Sie die AutoArchivierung in Outlook 2010

Wie man

DurchAustin

Zuletzt aktualisiert am20. August 2021

Seit den Anfängen von Outlook hat Microsoft immer die Archive and Automatische Archivierung Features, und Outlook 2010 ist da keine Ausnahme. Die AutoArchivierungsfunktion verschiebt oder löscht die älteren E-Mails automatisch aus Ihrem primären Postfach in eine Archivdatendatei, die auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert ist. Diese Dateien werden .PST-Dateien genannt. Früher wann Outlook .PST-Dateien hatten ein Limit von 2 GIG, war die Archivierungsfunktion viel wichtiger, da sie ältere E-Mails aus Ihrer primären .PST-Datei in eine Archive.pst-Datei archivierte. Obwohl .PST-Dateien in Outlook 2010 ein Limit von 20 Gig haben, ist es dennoch eine gute Idee, es Ihre älteren E-Mails verwalten zu lassen, um Ihre .PST-Dateien klein und die Systemleistung hoch zu halten.

Was macht die AutoArchivierungsfunktion?

Die AutoArchivierung reduziert die Postfachgröße, indem alte Elemente gelöscht oder in eine Archivdatendatei oder .PST-Datei verschoben werden. Der Prozess funktioniert ziemlich gleich, egal ob Sie Microsoft Exchange bei der Arbeit oder IMAP oder POP von zu Hause oder in einem kleinen Unternehmen verwenden. Es ist im Wesentlichen so, als würden Sie ein paar Stapel Papier von Ihrem Schreibtisch nehmen und sie in einem organisierten Schnellzugriffs-Aktenschrank oder einer .PST-Datei ablegen, wie oben erwähnt. Dieser Vorgang unterscheidet sich in zweierlei Hinsicht vom Exportieren. Beim Exportieren können Sie die E-Mails in mehrere verschiedene externe Formate verschieben, während Sie beim Archivieren nur die älteren E-Mails in eine PST-Datei verschieben oder die E-Mail vollständig löschen können. Die Archivierung ermöglicht auch einen einfacheren Zugriff auf alte E-Mails, da es im Outlook-Navigationsbereich eine Registerkarte gibt. Natürlich können Sie die AutoArchivierung auch so einrichten, dass Ihre alten E-Mails gelöscht werden.

So aktivieren Sie die standardmäßige AutoArchivierung für alle Outlook 2010-Ordner

1. Klicken Sie in Microsoft Outlook auf die Datei Menü und auswählen Optionen.

2. Klicken Sie im Menü „Optionen“ auf die Fortschrittlich Registerkarte und klicken Sie dann auf die AutoArchivierungseinstellungen Taste.

3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen für AutoArchivierung alle [14] Tage ausführen. Von hier aus können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für Outlook 2010 weiter anpassen; Standardmäßig verschiebt (löscht) die AutoArchivierung jedoch nach der Aktivierung alle E-Mails, die älter als sechs Monate sind, in eine Archive.pst-Datei. Ich schlage vor, Sie behalten die Aufforderung, bevor die AutoArchivierung ausgeführt wird aktiviert, damit Sie benachrichtigt werden, wenn eine Archivierung stattfindet. Sie wären überrascht, wie oft mich Leute nach fehlenden Nachrichten fragen. Normalerweise ist es eine AutoArchivierungsfunktion. Sobald Sie die gewünschten Einstellungen haben, klicken Sie auf Wenden Sie diese Einstellungen jetzt auf alle Ordner an.

Wenn Sie die obigen Schritte befolgt haben, aktiviert die AutoArchivierung alle Ihre Outlook-Nachrichten. Wenn es einen Ordner gibt, den Sie von der AutoArchivierung ausschließen möchten, oder wenn Sie möchten, dass er nur für einige wenige Ordner gilt, können wir das auch tun. In Outlook 2010 können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für jeden Ordner anpassen. hier ist wie.

Ändern Sie die AutoArchivierungseinstellungen für einzelne Outlook 2010-Ordner

4. Sehen Sie in Outlook im Navigationsbereich auf der linken Seite nach. Klicken Sie von dort aus mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Ordner und wählen Sie ihn aus Eigenschaften um seine AutoArchivierungsrichtlinie festzulegen.

5. Klicken Sie im angezeigten Fenster Posteingangseigenschaften auf die Automatische Archivierung Tab. Hier können Sie die AutoArchivierungseinstellungen für diesen Ordner anpassen oder die AutoArchivierung sogar vollständig deaktivieren.

Okay, jetzt wissen wir, wie man einzelne Ordner automatisch archiviert. Aber was ist, wenn Sie AutoArchive überhaupt nicht verwenden möchten? Wenn Sie kein Fan der automatischen Funktion sind, können Sie die Archivierung dennoch mithilfe des manuellen Prozesses verwenden.

So archivieren Sie Elemente manuell

6. Klicken Sie in Outlook auf die Datei> Infos Menüreiter und wählen Sie aus Bereinigungstools > Archiv.

7. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld „Archivieren“ aus, welche Ordner du möchtest Archiv. Dieser Prozess ist fast derselbe wie bei der AutoArchivierung, außer dass es sich um einen einmaligen Vorgang handelt. Etwas anderes ist, dass Sie sogar die Eigenschaft „Nicht automatisch archivieren“ überschreiben können, wenn Sie dies auf einige Ordner angewendet haben, aber das ist optional.

Wo befinden sich archivierte Outlook-Elemente?

8. In Outlook können Sie auf archivierte Elemente aus dem Archivordner im linken E-Mail-Navigationsbereich zugreifen.

9. Sie können auch von Outlook aus auf Archive zugreifen .PST Datei, wo sie gespeichert werden. Sie gelangen dorthin, indem Sie auf klicken Datei > Öffnen Menüreiter und wählen Sie aus Öffnen Sie die Outlook-Datendatei.

10. Standardmäßig ist der Speicherort der PST-Datei des Outlook-Archivs:

%UserProfile%DocumentsOutlook-Dateien

Wenn Sie die Archivierung noch nie in Outlook verwendet haben, probieren Sie es aus. Es trägt sicher dazu bei, die Dinge sauber zu halten und alte, nicht verwendete E-Mail-Elemente aus Ihrer primären Mailbox/.PST-Datei zu entfernen. Es ist auch eine gute Möglichkeit, die Größe der .PST-Datei unter Kontrolle zu halten. Und das hilft bei der Systemleistung!

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