10 unverzichtbare Outlook-Tipps

Holen Sie das Beste aus dem Programm heraus, wenn Sie Outlook verwenden? Der Outlook-Desktop-Client ist ein Paradies für Power-User mit mehr Funktionen als ein Schweizer Taschenmesser, und die unglückliche Wahrheit ist, dass viele Menschen einfach davon überwältigt werden. Das musst nicht du sein! Zwar gibt es Hunderte von Vorschlägen und Tricks, um dieses schwere Gewicht einer E-Mail zu verwenden Anwendung, wir haben es kurz gehalten und eine Liste der Top 10 zusammengestellt, die am nützlichsten und am häufigsten sind übersehen. Mit diesen Tipps können Sie sicherer, effizienter und weniger verlegen sein, unabhängig davon, ob Sie im Job sind oder E-Mails von Ihrem PC aus verwalten.

1. Schnellvorschau für jeden Abschnitt von Outlook
Benötigen Sie eine schnelle Ansicht des Kalenders? Vielleicht müssen Sie schnell sehen, was noch auf Ihrer Aufgabenliste steht, und jemanden aus Ihrem Kontaktbuch finden. In Office 2013 wurde die Funktion "Peek Preview" eingeführt, mit der Sie eine kurze Zusammenfassung der Registerkarte "Kalender", "Personen" und "Aufgaben" anzeigen können, indem Sie den Mauszeiger darüber in Outlook bewegen.

2. Schnelle Schritte
Wird viel Zeit in Outlook für sich wiederholende Aufgaben aufgewendet? Erleichtern Sie Ihren Workflow, indem Sie einige schnelle Schritte hinzufügen, die Ihre Arbeit für Sie erledigen können. Jede Schaltfläche kann so eingerichtet werden, dass sie automatisch mit vordefiniertem Text antwortet, E-Mails weiterleitet, E-Mails in Ordner kopiert, Termine erstellt und vieles mehr. Schnelle Schritte scheinen zunächst kompliziert einzurichten, aber keine Sorge, wir haben Sie abgedeckt ein einfach zu befolgendes Tutorial zum Thema. Es lohnt sich wirklich, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie man sie verwendet, wenn Sie Outlook täglich verwenden.

3. Aktivieren Sie die Konversationsansicht
Hassen Sie es oder lieben Sie es, seit Google Mail die Idee hat, dass Mainstream-Leute davon begeistert sind, E-Mails in Konversationslisten zu lesen. Was noch besser ist: Mit dieser Ansicht können Sie ganz einfach ganze E-Mail-Streams ignorieren, wenn Sie sich in einer Gruppenkonversation befinden, die Sie lieber nicht führen möchten. Das Ändern ist so einfach wie das Klicken auf ein Kontrollkästchen auf der Registerkarte "Ansicht" des Mail-Menübands.

4. Fügen Sie beim Lesen von E-Mails einen neuen Kontakt hinzu
Manuelles Schreiben in Kontakt-E-Mail-Adressen ist also 2003. In neueren Versionen von Outlook (2007-2013) können Sie beim Lesen einer E-Mail Personen zu Ihrer Kontaktliste hinzufügen, wenn Sie in der Kopfzeile auf deren Adresse klicken.

5. Machen Sie ungelesene E-Mails herausragend
Die Standardfarben und -schriftarten in Microsoft Office können Sie viel mehr begehren lassen. Ich kann zwar kein bestimmtes Farbset vorschlagen, auf das sich alle da draußen einigen können, aber ich kann Ihnen sagen, dass das Anpassen Ihres Farbsets in Reichweite ist. Besuchen Sie das Menüband Ansicht> Einstellungen anzeigen> Andere Einstellungen und bedingte Formatierung. In jedem Fenster können Sie nicht nur die Farbe, sondern auch die Schriftart, Größe und den Stil jedes Textabschnitts in Outlook ändern. Weitere Details im orangefarbenen Link oben.

6. Lieferung aufschieben
Haben Sie jemals eine E-Mail verschickt, nur um einen „OH CRAP! Warum habe ich diesen Moment gleich danach gesendet? Ich benutze diese Funktion seit Jahren und kann Ihnen nicht sagen, wie oft sie meinen Speck gerettet und schlechte E-Mails vom Ausgehen abgehalten hat. Während dies in einer Unternehmenszentrale wichtig sein kann, ist es besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden zu tun haben, dass E-Mails korrekt sind und versehentliche Missverständnisse vermieden werden. Es ist einfach genug, eine einzelne Nachricht über das Optionsfeld "Optionen" im Kompositionsfenster zu verzögern. Um jedoch standardmäßig alle E-Mails zu verzögern, ist eine etwas kompliziertere Outlook-Regel erforderlich, die in besser beschrieben wird diese verlinkte Anleitung.

7. Schalten Sie den Personenbereich aus
Es ist hässlich, sperrig und verschlingt wertvolle Bildschirmimmobilien. Obwohl Microsoft den Personenbereich in Office 2013 erheblich verbessert hat, ist dies für die meisten Benutzer immer noch ein Problem. Zum Glück haben sie das Ausschalten sehr einfach gemacht. Besuchen Sie im E-Mail-Modus das Menüband Ansicht und klicken Sie auf Personenbereich> Aus, um die Unordnung am unteren Rand Ihres Lesefensters zu beenden. Wenn Sie es jemals wieder benötigen, wissen Sie jetzt auch, wo Sie die Einschalttaste dafür finden, da es sich an derselben Stelle befindet.

8. Deaktivieren Sie die Nachrichtenvorschau im Ordnerbereich
Bei den meisten E-Mails reicht der Betreff und der Absender aus, um zu wissen, ob Sie sie öffnen und lesen möchten. Durch Deaktivieren der Nachrichtenvorschau haben Sie bis zu 50% mehr Platz, um die in Ihrem Posteingang aufgelisteten E-Mails anzuzeigen. Dies bedeutet, dass Sie sie schneller durchgehen und wieder produktiver arbeiten können. Um diese zu deaktivieren, gehen Sie zum Menüband Ansicht und klicken Sie auf Nachrichtenvorschau> Aus.

9. Urlaub (Abwesenheitserinnerung)
Wenn Sie Outlook für die Arbeit verwenden, ist dies ein Kinderspiel. Kunden und Kollegen wissen zu lassen, dass Sie nicht in der Stadt sind, ist der beste Weg, um zu vermeiden, was sonst zu einem wütenden Mob werden könnte, der sich fragt, warum Sie diese TPS-Berichte am Freitag nie gesendet haben. Es gibt einige Möglichkeiten, dies zu tun. Eine besteht darin, ein Meeting als Erinnerung einzurichten. Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine Regel einzurichten, die der im folgenden Screenshot ähnelt. Aber derjenige, den die meisten Leute benutzen, heißt "Abwesenheitsassistent" und erfordert, dass Ihre E-Mails auf einem Exchange-Server gehostet werden.

10. Sparen Sie sich vor versehentlicher Antwort auf alle E-Mail-Horrors
Auch wenn es am wenigsten Ihre Sorge ist, sich über Schalldurchfall lustig zu machen, gibt es immer noch viele Dinge, die wahrscheinlich nur in den Posteingängen einiger weniger übrig bleiben. Dieser Tipp beinhaltet die Installation eines Outlook-Plugins, das Sie verhindert oder zumindest warnt, wenn Sie eine E-Mail an alle Personen in einer Antwortliste senden möchten, anstatt sie nur an eine Person zu senden. Du kannst Laden Sie das Plugin hier von Microsoft.com herunter. Führen Sie einfach die MSI-Datei aus und die Installation ist ein Kinderspiel.