10 Tipps zum Erstellen einer Social Media-Richtlinie für Ihr Unternehmen: Social Media Examiner

Politik. Dies kann ein Schimpfwort sein, insbesondere in Social-Media-Communities.

Warum? Schlecht geschriebene Social-Media-Richtlinien schränken das Social-Media-Engagement ein, schrecken es ab und dämpfen es - genau das Gegenteil von dem, was Unternehmen wollen.

Jedoch, Gute Social-Media-Richtlinien unterstützen, schützen und stärken qualitativ hochwertiges Engagement. Es geht um Empowerment und Vertrauen.

Beth Kanter schreibt:Vertrauen ist billiger als Kontrolle.”

In diesem Artikel wird erläutert, wie sich Richtlinien für soziale Medien von anderen Richtlinien unterscheiden 10 Tipps zur Erstellung einer effektiven Social-Media-Richtlinie.

Warum Social Media-Richtlinien?

Social Media-Richtlinien sind unterschiedlich. In den meisten Richtlinien und Verfahren dokumentieren wir, was Mitarbeiter in bestimmten Situationen tun sollten: „Wenn dies passiert, tun Sie das.“ Für soziale Medien gibt es keine Möglichkeit, genau zu wissen, welche Situationen auftreten können - oder in vielen Fällen - wie die Mitarbeiter am besten damit umgehen sollten. Jedes Social-Media-Netzwerk und jede Beziehung ist einzigartig und die Social-Media-Umgebung ändert sich täglich.

Die Risiken sind ungewiss. Die Gerichte sind dabei, Gesetze in Bezug auf soziale Medien auszulegen. Bis dieser Interpretationsprozess ausgereift ist - und das wird dauern Jahre – Organisationen arbeiten ohne endgültige Anleitung. Zu den möglicherweise auftretenden Problemen gehören: Vertraulichkeit von Mitarbeitern und / oder Kunden, Probleme in Bezug auf Arbeitsbeziehungen, Brand Jacking, Missverständnisse, Spam usw.

Wie kommen wir angesichts eines unsicheren Umfelds und unklarer Risiken voran?

Im Internet gibt es Hunderte von Beispielrichtlinien für soziale Medien. Wenn Sie nach einem Ausgangspunkt suchen, werden Sie sicherlich Ideen finden Hier und Hier.

Um jedoch Richtlinien zu erstellen, die funktionieren - wirklich arbeiten - wir müssen Zuerst legte man den Grundstein.

Hier sind 10 Strategien, die Sie implementieren können heute.

# 1: Sammeln Sie Ihr Team

Eine Social-Media-Richtlinie kann nicht von einer Person allein geschrieben werden. Es muss für Ihr Unternehmen einzigartig sein und sollte im Idealfall Beiträge von vielen verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten enthalten.

Ein Teamansatz stellt sicher, dass wichtige Risikobereiche ordnungsgemäß verwaltet werden und dass zukünftige Herausforderungen angemessen behandelt werden.

Zu den potenziellen Teammitgliedern gehören neben den Mitarbeitern, die direkt mit Social Media befasst sind, möglicherweise: CEO, HR Director, IT Direktor, Marketing- / Entwicklungsdirektor, Programm- / Abteilungsleiter, ein Social-Media-versierter Anwalt und mindestens einer digital native.

Keine Sorge, nicht jedes Mitglied dieses Teams muss sich der intimen Details Ihrer Social-Media-Aktivitäten bewusst sein. Stellen Sie sich das so vor: Wenn eine Krise eintreten sollte, welche Informationen muss Ihr Team haben (über das Soziale) Medien- und Rechtslandschaften sowie Ihre Organisation und Werte), um angemessen auf soziale Aspekte zu reagieren Medien?

# 2: Fokus auf Kultur schaffen

Social Media ist organisch. Es ändert sich jeden Tag. Bürokratische Maßnahmen dürften nicht erfolgreich sein. Stattdessen wollen wir eine Kultur der Innovation, des Ideenaustauschs, der Problemlösung und der Kreativität. Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der internen Organisationskultur und den Richtlinien. Tatsächlich prägen die Richtlinien, die wir schreiben, unsere Kultur.

Während Sie Ihre Richtlinien schreiben, Dazu gehören Prozesse, die eine Kultur der Bewertung und des Lernens stärken. Hier sind einige Fragen zu berücksichtigen:

• Wer ist in deinem Social Media Team?
• Wie oft treffen sie sich
• Wie bist Probleme / Herausforderungen behandelt und von wem?
• Wie geht es dir? Dokumentgruppenlernen?
• Wie werden wir bewerten unsere Erfolge und aus unseren Fehlern lernen?

In Ihren Richtlinien können Sie Anerkennung der kulturellen Werte der sozialen Medien wie Transparenz, Beständigkeit, Verbindung, Kreativität und Schnelligkeit. In Anbetracht dieser Werte Erstellen Sie Prozesse, bei denen Schulung, Unterstützung und Bewertung im Vordergrund stehen.

Wenn Ihnen das Konzept der Social-Media-Kultur neu ist, lesen Sie die 26 Vielversprechende Social Media-Statistiken für kleine Unternehmen. Es bietet einen großartigen Überblick über die Social-Media-Landschaft und warum sie Unternehmen betrifft.

# 3: Betrachten Sie rechtliche Konsequenzen, einschließlich des National Labour Relations Review Board (NLRB)

Viele der Gerichtsverfahren, die sich mit sozialen Medien befassen, sind Fragen der Arbeitsbeziehungen. Das National Labour Relations Act (NLRA) wurde in erster Linie erlassen, um die Organisationsrechte der Arbeitnehmer zu schützen.

Die Organisation der Mitarbeiter erfolgte traditionell persönlich oder telefonisch. Mit dem Aufkommen von Social Media findet es auch online statt. Es spielt keine Rolle, ob Mitarbeiter gewerkschaftlich organisiert sind oder nicht. Sie haben das Recht, die Beschäftigungsbedingungen mit Kollegen zu besprechen.

Dies bedeutet, dass sogar ein gelegentliches Gespräch auf Facebook über die Arbeitsbedingungen im Rahmen der NLRA geschützt werden kann. Jede Situation ist anders, aber das Fazit lautet: Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie Mitarbeitern mitteilen, was sie auf ihren eigenen Social-Media-Websites tun können und was nicht. Diese Sprache kann schnell nach hinten losgehen.

Im August 2011 wurde die Die NLRB hat ein Memo herausgegeben in Bezug auf 14 dieser Fälle. Dieses Memo enthielt Erläuterungen zu den Fällen sowie die Gründe für die getroffenen Entscheidungen. Ich kann den Arbeitgebern nur empfehlen Lesen Sie dieses Memo und teilen Sie es mit allen Mitgliedern des Social Media-Teams.

# 4: Trennen Sie die allgemeinen Richtlinien von den standortspezifischen Richtlinien

Die Social-Media-Landschaft ändert sich jeden Tag. Wenn sich Ihre Richtlinien eng auf eine bestimmte Social-Media-Site konzentrieren, sind sie ziemlich schnell veraltet. Im Allgemeinen sollte die Politik Konzentrieren Sie sich auf das große Ganze: Wer macht was? (Rollen und Verantwortlichkeiten), einen allgemeinen Überblick darüber, wie sie es können / nicht können (z. B. Einhaltung von Gesetzen und Branding) und warum machen wir das überhaupt? (Zweck und Werte).

Es können separate schriftliche Richtlinien erstellt werden, um die Details einer bestimmten Social-Media-Site aufzuzeichnen. Diese Richtlinien helfen bei der Fluktuation enorm. Der Prozess von Die Ausarbeitung von Richtlinien hilft den Mitarbeitern auch dabei, besser zu verstehen und zu erklären, was sie tun und wie.

# 5: Das Rad nicht neu erfinden

Es ist wahrscheinlich, dass Sie bereits über viele interne Richtlinien verfügen, die für Social Media-Aktivitäten gelten. Dies umfasst Richtlinien zum Datenschutz, zur Einwilligung von Fotos, zur Internetnutzung, zur Nutzung von Mobiltelefonen und vielen anderen.

Sie können Verweisen Sie auf diese Richtlinien in Ihren Social Media-RichtlinienBeachten Sie insbesondere etwaige Unterschiede in der Anwendung, die bei Social Media erforderlich sein können.

Beispielsweise wird in Ihrer Handynutzungsrichtlinie derzeit möglicherweise nicht die Verwendung von Fotos von Handykameras erörtert. Dank an GeotaggingFotos, die mit Mobiltelefonen aufgenommen wurden, enthalten fast überall eine digitale Codierung, die Ihren genauen Standort auf Datum und Uhrzeit des Fotos verrät. Wenn Sie ein mit einer Handykamera aufgenommenes Foto auf Ihre Social-Media-Websites hochladen, geben Sie möglicherweise mehr Informationen als nötig weiter.

Eine Social-Media-Richtlinie könnte dies berücksichtigen, indem Mitarbeiter dazu aufgefordert werden Verwenden Sie Software, um die Fotos von Geotagging-Informationen zu entfernen, bevor die Fotos veröffentlicht werden.

# 6: Externe Vorschriften einschließen

Die meisten gesetzlichen Bestimmungen (einschließlich HIPAA, FERPA, faire Beschäftigung usw.) gelten sowohl online als auch offline. Verwenden Sie die Richtlinien für soziale Medien, um die Mitarbeiter daran zu erinnern, dass diese Vorschriften eingehalten werden müssen. Wo möglich, Geben Sie explizite Beispiele dafür, welche Verhaltensweisen nicht akzeptabel sind.

P.: Dies ist ein guter Zeitpunkt, um über Ihr Compliance-Training für Unternehmen nachzudenken. Social Media betrifft nahezu jeden Aspekt unseres Lebens und Geschäfts. Wenn in Ihrem Training zu Datenschutz, Vertraulichkeit, Branding usw. derzeit keine sozialen Medien behandelt werden, ist es an der Zeit, diese einzubeziehen.

# 7: Erstellen Sie zwei Richtlinien

Es wird als Best Practice angesehen Es gibt zwei Richtlinien für soziale Medien: eine für Mitarbeiter, die soziale Medien für ihre Arbeit nutzen, und eine für Mitarbeiter, die soziale Medien in ihrem Privatleben nutzen.

Die erste Politik, die sich auf berufsbezogene Aktivitäten konzentriert, sollte decken Sie alles ab, was wir hier besprochen haben: Definieren Sie Ihr Team, formulieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten, legen Sie Markenrichtlinien fest und machen Sie sich klar, welche internen und externen Richtlinien eingehalten werden müssen.

Die zweite Richtlinie, die sich auf Mitarbeiter konzentriert, die soziale Medien in ihrem persönlichen Leben nutzen, sollte Geben Sie den Mitarbeitern auf ihrer persönlichen Website Informationen darüber, was sie über Ihr Unternehmen sagen können und was nicht.

Einige Organisationen - einschließlich militärischer Organisationen und des Gesundheitswesens - werden dies wünschen Seien Sie sehr genau darüber, was Mitarbeiter nicht online teilen dürfen.

Beispielsweise können Geschäftsgeheimnisse, Kundeninformationen und sogar der Aufenthaltsort von Mitarbeitern streng vertraulich behandelt werden. Andere Organisationen werden es wollen Mitarbeiter ermutigen, als Markenbotschafter zu fungieren. Einige gehen sogar so weit, Anleitungen zu geben, wie man online über das Unternehmen spricht. Wie auch immer Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter dies tun Besprechen Sie Ihr Unternehmen online (oder diskutieren Sie es nicht), und geben Sie ihm eine Anleitung.

Zwei Worte der Vorsicht: 1) Es ist gefährlich, von Mitarbeitern zu verlangen, dass sie ihre eigenen persönlichen Social-Media-Konten verwenden, um sich online mit Ihrem Unternehmen zu verbinden. Sie können sich dafür entscheiden, aber lassen Sie das ihre Wahl sein. Das Letzte, was ein Manager möchte, ist, mehr über das Privatleben eines Mitarbeiters zu erfahren, als er wissen muss. 2) Bevor Sie die Richtlinie schreiben, lesen Sie noch einmal Tipp 3 und das Memo des National Labour Relations Review Board. Es kann Ihnen viel Kopfschmerzen auf der Straße ersparen.

# 8: Bildung betonen

Die Grenzen zwischen unserem persönlichen und beruflichen Leben verschwimmen. Die meisten Mitarbeiter haben die Herausforderungen, die sich aus der eingeschränkten Privatsphäre ergeben können, nicht vollständig erkannt. Das alte Sprichwort war: "Was in Vegas passiert bleibt in Vegas." Eine genauere Aussage ist heute: "Was in Vegas passiert, bleibt auf Facebook."

Wenn ich die Gerichtsverfahren über soziale Medien lese, scheint es mir, dass viele der Fälle aus Unwissenheit und nicht aus Bosheit des Mitarbeiters entstehen. Viele Mitarbeiter haben die Konsequenzen ihres Cyber-Verhaltens noch nicht vollständig durchdacht. Durch die Bereitstellung von Schulungen zur Cybersicherheit für ihre Mitarbeiter verhindern Arbeitgeber Probleme, bevor sie beginnen.

So wie Sie zwei Richtlinien haben, eine für berufsbezogene Aktivitäten und eine für Mitarbeiter, die soziale Medien in ihrem Privatleben nutzen, kann die Mitarbeiterschulung auch zwei Wege gehen:

• Stellen Sie berufsbezogene Schulungen bereit an Mitarbeiter, die im Namen der Organisation in sozialen Medien tätig sind. Laufende, regelmäßige Schulungen helfen dabei, Ihr Unternehmen auf dem neuesten Stand zu halten, und geben den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich mit anderen in diesem Bereich zu vernetzen.
• Informieren Sie alle Mitarbeiter über Internetsicherheit. Diese Schulung könnte beinhalten, wie wir uns vor Cyberkriminalität schützen und wie wir unseren Online-Ruf etablieren und schützen können.

Wenn es um verantwortungsbewusstes Cyber-Verhalten geht, haben Arbeitgeber die einmalige Gelegenheit, sich weiterzubilden und nicht zu beauftragen. Dieses Engagement zeigt Respekt für die Mitarbeiter. Die Mitarbeiter fühlen sich geschätzt, vertrauenswürdig und inspiriert. Jeder profitiert.

# 9: Bitten Sie einen Anwalt, die Richtlinie zu überprüfen

Rechtsberatung ist kritisch. Insbesondere in den Bereichen der Arbeitsbeziehungen kann es leicht zu Fehltritten kommen. Stell sicher, dass du Fragen Sie einen Anwalt, der Erfahrung in diesem Bereich hat - Ihr Freund als Steueranwalt wird Ihnen nicht viel helfen.

Rechtliche Überprüfung kann teuer sein; Eine Klage wäre jedoch exponentiell teurer.

# 10: Lass es keinen Staub sammeln

Die Cyber-Umgebung ändert sich häufig. Die Richtlinien für soziale Medien sollten mindestens alle sechs Monate überprüft werden. Lassen Sie alle im Team die Richtlinien separat und dann gemeinsam überprüfen.

Fragen Sie sich, ist das noch relevant? Hilft uns das bei unserer Arbeit? Wie hat sich das Social-Media-Umfeld in letzter Zeit verändert? Gibt es rechtliche Aktualisierungen, die zutreffen?

Social-Media-Richtlinien sind nicht der aufregendste Teil von Social Media. Wenn sie jedoch gut entwickelt sind, können sie Mitarbeiter unterstützen, befähigen und einbeziehen, während sie wiederum Ihre Kunden einbeziehen.

Was sind deine Gedanken? Was ist Ihr bester Rat für ein Unternehmen, das eine Social-Media-Richtlinie erstellt? Bitte hinterlassen Sie Ihre Fragen und Kommentare im Feld unten.