So erstellen Sie ein kostenloses Helpdesk-System mit IssueBurner und Google Mail

E-Mail-basiertes Aufgabenmanagement ist ein Konzept, an dem ich mich schon seit einiger Zeit interessiert habe, und mit der Einführung eines neuen Dienstes namens IssueBurnerDies kann ein ausgezeichneter Zeitpunkt sein, um ernsthaft über die Verwaltung von Aufgaben per E-Mail nachzudenken. Bevor IssueBurner auf den Markt kam, hatte ich mit der Idee gespielt, einen virtuellen Assistenten (Virtual Assistant, VA) zu bekommen, auf den ich BCC anwenden konnte meine E-Mails, die eine Aufgabe, eine Erinnerung oder einen Termin enthalten, und lassen ihn / sie zu meinem Kalender, meiner Aufgabenliste oder was hinzufügen Sie. Das wäre sicherlich eine praktische Verwendung einer VA, wenn auch vielleicht teurer als es wert ist. IssueBurner automatisiert diese Funktionalität jedoch kostenlos (zumindest vorerst). Ich denke, ich mag das.

Kurz gesagt, so funktioniert IssueBurner. Sie können Aufgaben oder Probleme per E-Mail erstellen [email protected]. Wenn Sie dies tun, erstellt IssueBurner automatisch ein Problem, das mit Ihrer E-Mail-Adresse und allen E-Mail-Adressen verknüpft ist, die als Empfänger in der Liste aufgeführt sind

Zu: oder CC: Feld. Sie können Probleme erstellen, ohne sich anzumelden. Wenn Sie jedoch ein Konto erstellen, können Sie Ihre offenen Probleme anzeigen und Probleme kommentieren. Dieses System bietet einige wichtige Vorteile, von denen ich denke, dass sie für kollaborative Teams und Kundensupport-Desks wirklich funktionieren werden:

• Es basiert alles auf E-Mails. Probleme können alle über ein einfaches CC erstellt und verfolgt werden:
• Sie benötigen kein IssueBurner-Konto, um teilnehmen zu können. Das bedeutet, dass ALLE Ihre Kunden und Kunden an Bord kommen können, ohne sie durch den Anmeldevorgang zu führen (das ist sowieso ganz einfach).
• Es ist mobilfreundlich. Wenn Sie eine E-Mail senden können, können Sie ein Problem brennen.
• Es hilft dabei, Folgeelemente von normalen E-Mails zu trennen.
• Es funktioniert mit jeder E-Mail-Plattform. Mit Outlook, Google Mail und anderen E-Mail-Clients können Sie E-Mails in Aufgaben konvertieren. Mit IssueBurner können Sie jedoch Probleme für alle E-Mail-Plattformen freigeben.

Um IssueBurner optimal nutzen zu können, müssen Sie ein wenig Kreativität einsetzen. Eine offensichtliche Anwendung, die mir in den Sinn kommt, ist die Erstellung eines Helpdesks. Mit IssueBurner können Sie eingehende E-Mails in „Tickets“ verwandeln und den Status und die Korrespondenz mit dem Kunden verfolgen. Ich werde zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen, indem ich Ihnen zeige, wie IssueBurner beim Einrichten eines groovyPost funktioniert. “Hotline" Beratungsstelle. Auf der Kunde Seite (oder in unserem Fall Leser, da wir keine Kunden haben) ist es so einfach wie das Versenden einer E-Mail an den Helpdesk, den ich eingerichtet habe [email protected]. Aber auf der Befragter Seite, es ist ein bisschen Setup erforderlich.

Schritt eins

Melden Sie sich bei IssueBurner an. Alles was Sie tun müssen, ist zu besuchen IssueBurner.com und klicken Anmelden. Geben Sie ihnen Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse und Sie sind fertig.

Beachten Sie, dass Sie nicht unbedingt die E-Mail-Adresse verwenden müssen, mit der Sie eingehende Helpdesk-Anfragen bearbeiten.

Schritt zwei

Erstellen Sie eine Gruppe in IssueBurner. Sie können diesen Schritt tatsächlich überspringen, wenn Sie dieses Konto einem einzigen Zweck zuweisen möchten. Wenn Sie IssueBurner jedoch für andere Organisationen und Aufgaben verwenden möchten, ist eine Gruppe eine gute Idee. KlickenGruppen oben rechts und klickenGruppe erstellen.

Geben Sie einen Gruppennamen und eine Organisation ein. Hier habe ich gewählt "Hilfe" und "groovyPost.”

Beachten Sie, dass diese Adresse für die Öffentlichkeit nicht sichtbar ist. Stattdessen senden sie eine E-Mail an die oben angegebene Adresse. Dies ist die einzige Adresse, die Probleme lösen kann. Dies fügt eine Ebene des Spam-Schutzes hinzu, verleiht aber auch ein professionelleres Erscheinungsbild, indem Sie Ihren eigenen Domain-Namen in die E-Mail aufnehmen. Beachten Sie jetzt, dass ich es so eingerichtet habe, dass Probleme von gemeldet werden können Jemand. Dies ist vorerst erforderlich, damit wir die Google Mail-Weiterleitungsregel überprüfen können. Vielleicht möchten Sie zurückkommen und es in ändern Nur Gruppenmitglieder später.

KlickenErstellen wenn du fertig bist.

Fügen Sie als Nächstes die Mitglieder hinzu, die Probleme hinzufügen können. Für unsere Zwecke werde ich hinzufügen [email protected]. Sie können weitere hinzufügen, wenn Sie möchten. Sagen wir, ich könnte auch hinzufügen [email protected] oder [email protected], wenn ich wollte, dass andere auch Hilfeanfragen beantworten können (und ob diese Leute tatsächlich existierten). Denken Sie daran: Bei Google Apps für Domains und Google Mail-Konten wird alles, was Sie nach einem + -Zeichen hinzufügen, ignoriert, kann jedoch weiterhin zu Filterzwecken verwendet werden. Lesen In unserem vorherigen Beitrag finden Sie weitere Informationen zu Angepasste Google Mail-Adressen.

Als letztes sollten Sie die Antwortadresse ändern. Um dies zu tun, klicken Gruppen und klickenVerwalten neben dem Gruppennamen. Unter Gruppeneinstellungen, klickenVeränderung neben an "Standard von und Antwort auf E-Mail”. Dadurch bleibt Ihre IssueBurner.com-E-Mail-Adresse privat.

Okay, jetzt sind wir alle auf IssueBurner eingerichtet. Gehen wir zu Google Mail.

Schritt drei

Richten Sie die Weiterleitung in Google Mail ein. Ziel ist es, alle an gesendeten E-Mails weiterzuleiten [email protected] zu [email protected]. Dazu müssen wir zunächst überprüfen, ob wir berechtigt sind, an die letztgenannte Adresse weiterzuleiten. In Google Mail, klicken die Einstellungen und wähle Weiterleitung und POP / IMAP. KlickenFügen Sie eine Weiterleitungsadresse hinzu und eintreten [email protected]oder wie auch immer Sie Ihr Gruppen-IssueBurner-Konto als einrichten.

Anschließend sendet Google Mail eine E-Mail mit einem Bestätigungslink an das IssueBurner-Konto. IssueBurner gibt dies als neues Problem an Sie zurück, sodass es in Ihrem Google Mail-Posteingang angezeigt werden sollte. Sie können es auch in Ihrem IssueBurner-Konto sehen. Klicken es zu bestätigen.

Schritt vier

Filtern Sie Nachrichten, die an Ihre benutzerdefinierte Google Mail-Adresse gesendet wurden. Klickendie Einstellungen und wähle Filter und klicken Erstellen Sie einen neuen Filter. Geben Sie im Feld An: Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse und ein klickenNächster Schritt.

Sie können diese Regeln nach Ihren Wünschen einrichten. Da IssueBurner Sie jedoch ohnehin über neue Probleme informiert, möchte ich diese auswählen Als gelesen markieren und Überspringen Sie den Posteingang. Die wichtigste Option ist die Auswahl Leiten Sie es weiter an: und wähle [email protected]. KlickenFilter erstellen wenn du fertig bist.

Jetzt sind Sie fertig. Probieren wir es aus.

Aufgaben mit IssueBurner erstellen

Mit dem von uns eingerichteten Google Mail-Filter und der IssueBurner-Gruppe können wir jetzt alle E-Mails an senden [email protected] wird automatisch in ein IssueBurner-Problem umgewandelt. Der Name des Problems ist der Betreff der E-Mail, und die Beschreibung ist der Hauptteil der E-Mail. Nehmen wir zum Beispiel an, jemand hat mir eine Frage per E-Mail gesendet So löschen Sie Ihr Facebook-Konto dauerhaft.

Sobald die obige E-Mail gesendet wurde, passieren zwei Dinge:

1. In der Gruppe help.groovypost IssueBurner wird ein Problem erstellt
2. Ich erhalte eine E-Mail, die mich als solche benachrichtigt.

Beachten Sie, dass es einige Minuten dauern kann, bis das Problem auftritt.

Und hier ist es in Google Mail ...

Auf Aufgaben reagieren

Wenn der Benutzer kein IssueBurner-Konto hat, erhält er eine vordefinierte Antwort, die ihn darüber informiert, dass das Problem empfangen wurde. Sie werden auch eingeladen, sich anzumelden.

Nehmen wir als Antwort auf diesen Leser an, ich möchte ihn auf unseren Beitrag zum Löschen Ihres Facebook-Kontos verweisen. Ich könnte auf die E-Mail antworten, die ich von IssueBurner erhalten habe, um eine hinzuzufügen Kommentar. Unabhängig davon, ob sich der Leser angemeldet hat, erhält er eine Benachrichtigung, dass das Problem mit einem Kommentar aktualisiert wurde.

Wenn sie sich anmelden, können sie alle Kommentare und den Status ihres Problems von ihrem eigenen IssueBurner-Konto aus verfolgen.

Der Leser oder Kunde kann auf die E-Mail mit seinem Kommentar antworten und Ihnen mitteilen, ob Ihre Lösung das Problem behoben hat oder nicht. Dies wird der Aufgabe als Kommentar hinzugefügt, den Sie in Ihrem eigenen IssueBurner-Dashboard anzeigen können.

Probleme verwalten und schließen

Sie können Probleme auf IssueBurner.com nach Gruppe oder Status sortieren.

IssueBurner.com hat auch eine sehr schöne mobile Seite.

Sobald ein Problem behoben ist, können Sie es einfach über das IssueBurner-Dashboard schließen. Alle zugeordneten Benutzer werden als solche benachrichtigt. Alternativ können Sie es als „SpäterDies kann hilfreich sein, wenn eine Lösung aussteht und Sie nachverfolgen möchten, wann sie verfügbar ist.

Möglicherweise haben Sie hier auch festgestellt, dass ich eine hinzugefügt habe Intern Kommentar. Diese sind nur für die Gruppenmitglieder und Administratoren sichtbar. Wenn Sie beispielsweise den Kunden als Dope bezeichnen oder jedem sagen möchten, dass er seine Anfragen ignorieren soll, können Sie dies mit einem internen Kommentar tun, und er ist nicht klüger.

Fazit

Wie bereits erwähnt, ist dies nur eine Anwendung für IssueBurner. Sie können damit mit Gruppen zusammenarbeiten oder Aufgaben selbst verfolgen. Wenn Sie sich beispielsweise daran erinnern möchten, einen Kontakt zu kontaktieren, wenn dieser nicht antwortet, aber nicht unbedingt möchte, dass er Ihre IssueBurner-Probleme sieht, können Sie BCC [email protected]. Oder Sie können es verwenden, um Rechnungen und Rechnungen per CC zu verfolgen [email protected] wann immer Sie Ihrer Buchhaltungsabteilung eine E-Mail senden. Wenn Sie klug und organisiert sind, IssueBurner kann ein Segen für Ihre Produktivität sein.

Beachten Sie, dass IssueBurner ist zur Zeitkostenlosund bleibt kostenlos, solange es sich in der Beta befindet. Webyog, das Unternehmen, das IssueBurner und CloudMagicverspricht, Ihnen 60 Tage im Voraus Bescheid zu geben, bevor Sie Preisstrukturen einführen. Sie wissen nicht, wie es in Zukunft aussehen könnte, aber es wird wahrscheinlich eine kostenlose und kostenpflichtige Version geben.

P.S. Ich habe dieses System wirklich erstellt. Wenn Sie brennende Fragen haben, senden Sie mir eine E-Mail an [email protected] oder schauen Sie sich unsere an Forum.