Warum ich papierlose Aussagen hasse und wie ich damit umgehen soll

Wie man

DurchDave Greenbaum

Zuletzt aktualisiert am23. Juli 2019

Alle zwei Wochen erlebe ich ein Unternehmen, das mich ermutigt, auf papierlose Abrechnung umzusteigen. Sie werden mich bestechen, aber ich habe gelernt, wie man diese "Bequemlichkeit" bekämpft und mich immer für eine echte Rechnung entscheide. Als ich den Kampf verloren habe, habe ich einige nützliche Strategien entwickelt, um Probleme zu vermeiden.

Das Verkaufsargument für die papierlose Abrechnung

Ich höre alles. Das Papier ist riskant. Jemand kann Ihre Rechnung aus Ihrer Mailbox holen und Ihre Identität stehlen. Sie könnten es aus Ihrem Mülleimer stehlen. Ach nein! Sobald sie die Rechnung sehen, stellen sie möglicherweise fest, dass sie nicht viel zu stehlen haben. Papier ist unpraktisch. Papierstapel stapeln sich und müssen behandelt werden. Wenn Sie Unordnung hassen, hassen Sie Papier. Sie hassen den Aufwand, einen Papierumschlag zu öffnen und eine Rechnung zu lesen. Sie könnten einen Papierschnitt bekommen! Papierlos ist vor allem umweltfreundlicher.

Weniger Papier bedeutet weniger Töten von Bäumen.

All diese Vorteile haben etwas Wahres an sich. Ein Dieb könnte Informationen aus Ihrer Mailbox stehlen und Probleme verursachen. Sie könnten Kontonummern erhalten und diese in einem gezielten Social-Engineering-Betrug verwenden. Das Papier stapelt sich. Ich weiß, dass ich das Zeug jeden Monat einreichen muss. Ich respektiere auch die Umweltaspekte elektronischer Erklärungen. Ich recycle alles und ich hasse Junk-Mail.

Der Soft Sell und der Hard Sell, damit Sie wechseln

Einige Anbieter geben den Soft Sell. Sie werden mich in eine Zeichnung für kostenlose Produkte oder Dienstleistungen eintragen. AT & T hat mir kürzlich mitgeteilt, dass ich viele Punkte für meine Rechnung erhalten könnte, aber nur, wenn ich papierlos abrechne. Einige Orte boten mir Gutschriften oder Geschenkkarten an. Ich hielt immer noch durch.

Der schwierigere Verkauf ist, dass ich die Finanzdaten nur dann auf Dienste wie Mint oder Quicken herunterladen kann, wenn ich papierlos bin. Meine Bank berechnet jetzt eine Gebühr von 2,00 USD, wenn ich jeden Monat einen Kontoauszug möchte. Ich denke, Papier ist für sie sehr teuer.

Das Argument gegen die papierlose Abrechnung

Das Nationale Verbraucherrechtszentrum (NCLC) analysierte papierlose Abrechnung und fand das Konzept nicht verbraucherfreundlich. Einige der Gründe liegen auf der Hand, wie der Zugang zu Breitband und das technische Know-how älterer Verbraucher.

Sogar technisch versierte Personen müssen sich vor papierlosen Abrechnungen in Acht nehmen. Wir werden alle per E-Mail überhäuft. Auf den ersten Blick können Sie in der E-Mail nicht erkennen, ob es sich um eine Rechnung oder eine Werbeaktion handelt. Wenn Sie nicht darauf achten, Marketingnachrichten zu deaktivieren, können möglicherweise weder Sie noch Ihr Spamfilter den Unterschied feststellen.

Apropos klein: Da immer mehr Menschen E-Mails auf Mobilgeräten abrufen, sind diese Aussagen schwerer zu lesen. Wenn Ihre papierlose Rechnung nur ein PDF ist, benötigen Sie entweder eine außergewöhnliche Sicht oder ruhige Hände, um jede Ladung zu kneifen und zu zoomen. Wahrscheinlicher ist, dass Sie "gut aussehen" und mit der nächsten E-Mail fortfahren. Wenn Ihre Rechnungen automatisch bezahlt werden, haben Sie nicht viel Grund, Ihre Kontoauszüge zu lesen. Diese „Bequemlichkeit“ führt dazu, dass Sie Fehler verpassen, die Sie Geld kosten. Wenn ein Dieb Ihre Kreditkarte testen würde, könnten Sie diese kleine Gebühr immer sehen?

Papierrechnungen erinnern uns daran, dass eine Rechnung fällig ist. Wenn Sie das Papier erhalten, hat es ein Fälligkeitsdatum, um das Sie sich kümmern müssen. Sie können es in den Kühlschrank stellen oder an Ihren Ehepartner oder Buchhalter delegieren. Die Unordnung und Handhabung oder das Papier ist eine Funktion, kein Fehler. Diese Funktion hilft Familienmitgliedern älterer Verbraucher, Rechnungen zu verfolgen.

Schließlich weist der NCLC darauf hin, dass Papier eine permanente Aufzeichnung Ihres Kontos ist. Bei Streitigkeiten haben Sie einen zeitgesteuerten Schnappschuss. Wenn sie einen Fehler machen, haben Sie den Nachweis, dass Sie die Rechnung bezahlt haben. Wenn Sie geprüft werden, erhalten Sie Papierkopien von allem. Wenn ein Verbraucher verstirbt, hilft diese permanente Aufzeichnung Familienmitgliedern, fehlende Konten zu finden.

Wenn alle Kontodaten elektronisch sind, unterliegen sie allen Risiken von Computern und E-Mails. Wenn Sie aufgrund eines Hackers oder einer Kennwortverletzung den Zugriff auf Ihre E-Mail verlieren, verpassen Sie diese elektronischen Rechnungen. Die Anbieter weisen darauf hin, dass physische Post ein Risiko darstellt. Es ist wahrscheinlicher, dass eine E-Mail gehackt oder abgefangen wird, als dass jemand in Ihre Post geht. Wenn wir das Szenario eines verstorbenen Familienmitglieds annehmen, kann es Wochen dauern, bis es in seine E-Mail gelangt. Die physischen Rechnungen und Kontoauszüge werden jedoch weiterhin kommen, und jeder kann sie öffnen.

Selbst wenn Sie fleißig sind und PDF-Dateien aller Ihrer Rechnungen aufbewahren, sind diese möglicherweise schwer zu finden. Die meisten Anweisungen, die ich herunterlade, haben generische Namen wie "Anweisung_03_05_16" oder etwas anderes Kryptisches. Ich kann Spotlight auf meinem Mac verwenden, um sie zu finden, aber das ist nicht immer der Fall.

Meine schrecklichen Erfahrungen mit papierloser Abrechnung

Ich habe ein paar. Ich beginne mit der Kreditkartenverarbeitung für mein Unternehmen. Dieses Unternehmen hat keine Option für physische Aussagen bereitgestellt. Sie sind alle online. Eines Tages beschlossen sie zufällig, mein Konto zu schließen. Ich bin mir nicht sicher warum, aber ich denke, es hat etwas mit dem Sicherheitsstopp zu tun, den ich auf mein Guthaben gesetzt habe. Ich habe den Zugriff auf alle meine vorherigen Einzahlungsscheine verloren. Ich hatte mich einige Tage lang nicht versöhnt und war von meinen Informationen ausgeschlossen. Ich wusste nicht, wer für mein Geschäft bezahlt hat. Das Beste, was die Verarbeitungsfirma tun würde, ist mir telefonisch Bescheid zu geben. Ich hatte meinem Buchhalter auch nichts für Steuern zum Jahresende vorzulegen. Zum Glück war alles in Quickbooks und ich hatte unsere internen Belege, um alles neu zu erstellen. Dieser Vorfall hätte mich lehren sollen, PDFs meiner Kontoauszüge zu erstellen, aber das war nicht der Fall.

Nachdem Costco von American Express zu Citibank gewechselt war, wurde ich erneut durch papierlose Abrechnung verbrannt. Ich war fleißig und hatte meine PDFs von jedem Monat. Dann wurde ich beschäftigt und vergaß für ein paar Monate. Als ich es heruntergeladen habe, bin ich auf diesen Bildschirm gestoßen.

Glücklicherweise befanden sich diese Informationen auf dem Konto der Citibank, sodass eine Krise abgewendet wurde. Dieser Vorfall brachte mich dazu, meinen Computer (und mich selbst) anzuschreien, dass ich für die papierlose Abrechnung verantwortlich bin.

Ein anderes Mal hatte ich einen Streit mit meiner Arztpraxis. Sie wechselten die Abrechnungsfirmen. Plötzlich hatte ich eine Rechnung von vor 4 Jahren, die angeblich nicht bezahlt wurde. Dann drohten sie mit der Sammlung. Ich konnte natürlich nicht online auf das alte Abrechnungssystem zugreifen, obwohl sie dies angegeben hatten. Erst als ich ihnen eine Kopie der Rechnung faxte, würden sie die Gebühr entfernen. Ich musste faxen, weil sie keine E-Mails akzeptieren, obwohl Rechnungen per E-Mail gesendet werden. Stelle dir das vor.

Meine Situation ist nicht einzigartig. Wenn Sie ein Konto schließen, verlieren Sie normalerweise den Zugriff auf diese historischen Informationen. Wenn Sie später ein Problem wie eine Überladung entdecken, haben Sie möglicherweise Probleme, Ihre Unschuld zu beweisen. Ein Freund von mir hatte dieses Problem, als er eine Set-Top-Box an seine Kabelfirma zurückgab. Seine Rechnung sollte automatisch über seine Bank bezahlt werden, und seine letzte Rechnung war ein zusätzlicher Betrag von 200 US-Dollar. Er hat versucht, die Kabelfirma anzurufen, aber er hatte keine Kontonummer und sie konnten keine Informationen über ihn finden. Der Kundendienstmitarbeiter konnte nur aktive Kunden finden. Erst als es zu Sammlungen ging, konnte er es lösen.

Der richtige Weg, um papierlose Rechnungen zu akzeptieren

Wenn es Sie nicht kostet, vermeiden Sie sie

Als Umweltschützer hasse ich zusätzliches Papier. Aus all den oben genannten Gründen und den Details im NCLC-Artikel werde ich mich immer für Papier entscheiden. Keine Bestechung wird mich überzeugen, zu wechseln. Wenn Sie mich jedoch bezahlen lassen, werde ich wahrscheinlich nachgeben. Ich werde diese Aussagen nach ein paar Jahren vernichten und recyceln, daher bin ich immer noch etwas umweltbewusst.

Deaktivieren Sie die Marketingnachricht und erstellen Sie E-Mail-Filter

Eines der Probleme bei E-Mail-Anweisungen besteht darin, legitime Transaktionsnachrichten von Werbebotschaften zu sortieren. Überprüfen Sie die Richtlinien jedes Unternehmens zu Marketingbotschaften und abmelden oder abbestellen von so vielen wie du kannst. Markieren Sie sie in Ihrem E-Mail-Programm nicht nur als Spam. Ihr E-Mail-Programm behandelt möglicherweise alle Nachrichten von ihnen als Spam. Das heißt, Sie werden Ihre Aussage verpassen.

Normalerweise hat die E-Mail-Nachricht mit Ihrer Erklärung dieselbe Betreffzeile. Ich markiere diese Nachricht, um niemals in Junk-Mail zu gelangen. Ich habe Google Mail so eingestellt, dass diese Nachricht ein benutzerdefiniertes Etikett und einen Stern erhält. Daher werde ich immer daran denken, sie zu überprüfen.

Richten Sie Erinnerungen zum Herunterladen (und Bezahlen) von Rechnungen ein

Wenn Sie papierlos abrechnen, erhalten Sie in der Post keine Erinnerung daran, dass eine Rechnung fällig ist. Da viele Leute automatische Zahlungen über einen Bankwechsel oder eine Kreditkarte ausführen, können Sie diesen monatlichen Kontoauszug möglicherweise vollständig ignorieren. Mach diesen Fehler nicht. Sie laufen Gefahr, Probleme mit Ihrem Konto zu verpassen.

Behandeln Sie diese monatliche E-Mail stattdessen wie einen Termin in Ihrem Kalender. Legen Sie einen wiederkehrenden Termin fest, um Ihre Kontoauszüge vom Anbieter herunterzuladen. Wenn sie Ihnen die Rechnung per E-Mail senden und Sie nichts zum Herunterladen haben, wandeln Sie diese E-Mail in ein PDF um und laden Sie sie auf Ihren Computer herunter. Das Speichern in einer E-Mail ist nicht sicher genug, wenn Sie den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto verlieren könnten. Jeden Monat müssen Sie eine Erklärung herunterladen. Andernfalls werden Sie auf alle zuvor genannten potenziellen Probleme stoßen. Sie müssen sie nicht drucken, aber Sie können nicht einfach darauf vertrauen, dass Informationen verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen. Deshalb müssen Sie die Kontrolle übernehmen.

Mein Vorsorgekonto hat an sich keine Rechnung, sondern einen monatlichen Kontoauszug. Ich habe jeden Monat eine Erinnerung festgelegt, um diese Informationen herunterzuladen. Obwohl sie mir eine E-Mail senden, um mich daran zu erinnern, meine Erklärung herunterzuladen, bin ich gerne proaktiv.

Sortieren und klassifizieren Sie diese heruntergeladenen Anweisungen

Nachdem ich einen Bericht heruntergeladen habe, ändere ich als nächstes den Namen der heruntergeladenen Datei. Sie können Ihre eigene Strategie erstellen, aber meine ist der Name des Anbieters, dann die letzten vier der Kontonummer und dann das Datum. Mein Kontoauszug könnte beispielsweise Bank_1234_01_12_16.pdf sein. Ich erstelle dann einen Ordner für jedes Konto und verschiebe ihn dort hin. Ich habe einen Slick bekommen und benutzt Hasel um sie in den Ordner zu verschieben, der auf dem Händler basiert.

Mach ein Backup von deinem Computer

Ich weiß, dass du es warst sagte dies oft, aber wir könnten es genauso gut wiederholen. Obwohl es unwahrscheinlich ist, dass Ihre Papierunterlagen zerstört werden, fällt Ihre Festplatte möglicherweise aus oder Ihr Computer wird von einem Virus befallen. Wenn Sie nicht sichern, verfügen Sie nicht über diese historischen Kontoauszugsdaten, wenn diese ausschließlich elektronisch sind.

Probieren Sie Financial Management Software wie Mint oder Quicken

Selbst wenn Sie Ihre Berichte heruntergeladen haben, ist es möglicherweise schwierig, eine Transaktion zu finden. Ich mag die zusätzliche Sicherheit, die ein Online-Programm überprüft meine Aussage für mich. Wenn ich Probleme mit meinem Costco-Konto hatte, konnte ich das benötigte Material in Mint finden.

Akzeptieren Sie, was Sie nicht ändern können

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für diese papierlose Strategie und tragen die Last der Kontoverwaltung auf sich. Wenn Sie Ihren Teil zur Verwaltung dieser Anweisungen beitragen, schützen Sie Ihr Vermögen. Papierlos ist nicht sicherer oder bequemer als Papier, aber es ist die unvermeidliche Verlagerung von Kosten.