Senden einer Abwesenheitsantwort in Outlook 2007 ohne Exchange Server

Wie man

DurchAustin

Zuletzt aktualisiert am17. September 2019

Viele Outlook-Benutzer in der Unternehmensumgebung sind mit dem vertraut Abwesenheitsassistent und verwenden Sie die Outlook-Funktion, um Kunden oder Kollegen zu benachrichtigen, wenn sie aufgrund von Urlaub oder Krankheit usw. keine E-Mails abrufen. So praktisch es auch sein mag, für die Outlook-Funktion muss Ihr E-Mail-Server ein Microsoft Exchange Server sein, der für kleine oder private Unternehmen normalerweise nicht verfügbar / angemessen ist.

Offensichtliche Probleme treten auf, wenn Sie in den Urlaub fahren oder längere Zeit keine E-Mails abrufen. Ihre Kunden oder Geschäftspartner sind möglicherweise verärgert, weil Sie glauben, dass Sie sie seit Tagen / Wochen ignorieren. Zum Glück gibt es eine Lösung für Outlook-Benutzer, die den Out the Office-Assistenten nutzen möchten, obwohl sie keinen Microsoft Exchange-E-Mail-Server haben. Der Prozess nutzt Outlook-Regeln und -Warnungen, um die Funktionalität des Abwesenheitsassistenten nachzuahmen, und obwohl er möglicherweise nicht so elegant oder einfach zu aktivieren ist, erledigt er die Aufgabe.

Einige Dinge, die Sie beim Senden einer automatischen Antwort in Outlook 2007 mithilfe von Regeln und Warnungen beachten sollten:

• WICHTIG!: Damit dies funktioniert, muss Outlook ausgeführt werden. Außerdem muss die Einstellung "Regelmäßig auf neue Nachrichten prüfen" aktiviert sein.
• Die in dieser Technik verwendete Regel "Mit einer bestimmten Vorlage antworten" sendet nur einmal eine Antwort an jeden Absender, um Spam zu vermeiden. Um die Liste der bereits per E-Mail gesendeten Nachrichten zurückzusetzen, müssen Sie Outlook schließen und neu starten.

Nachdem dies gesagt ist, gehen wir gleich zu den Anleitungen über.

So erstellen Sie eine automatische Antwortvorlage in Outlook 2007

1. Verfassen Sie a Neue Nachricht in Outlook. Unter dem Optionen> Format Tab einstellen es zu Klartext. Dann Art dein eigenes Abwesenheitsnachricht, Dies erhalten die Leute als automatische Antwort, wenn Sie nicht da sind.

2. Nachdem Sie Ihre Nachricht beendet haben, klicken Sie auf Microsoft Office-SchaltflächeKlicken Sie dann auf Speichern als.

3. In dem angezeigten Fenster Art in Ihrem gewünschten Dateiname. Nächster WählenOutlook-Vorlage (* .oft) wie dein Speichern unter.

Gut gemacht! Stufe eins ist jetzt abgeschlossen; Beginnen wir mit Stufe 2.

Als Nächstes müssen wir eine Regel definieren, um eine automatische Antwort in Outlook 2007 zu senden.

4. Unter dem Werkzeuge Menü, klicken Sie Regeln und Warnungen.

5. Klicken Sie im Fenster Regeln und Warnungen auf Neue Regel Taste. Im angezeigten Fenster des Regelassistenten KlickenStern aus einer leeren Regel> Nachrichten bei Ankunft prüfen. KlickenNächster> weitermachen.

6. Im nächsten Bedingungsfenster Wählen das Kontrollkästchen für Nur an mich gesendet, dann klick Nächster. Die nächste Seite ist die Aktionsliste. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für Antworten Sie mit einer bestimmten Vorlage. Nachdem Sie die entsprechenden Kontrollkästchen aktiviert haben, Klicken der blaue Link zu eine bestimmte Vorlage.

7. Das Wählen Sie eine Antwortvorlage Das Fenster sollte unter angezeigt werden Nachsehen in: wählen Benutzervorlagen im Dateisystem. Die zuvor gespeicherte Vorlage sollte in der Liste angezeigt werden. Wählen Sie Ihre aus Vorlage, und dann KlickenÖffnen.

8. Nenne deinen Regel, Stellen Sie sicher, dass Aktivieren Sie diese Regel Kontrollkästchen ist aktiviert. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Fertig.

Voila! Von nun an erhalten alle E-Mails eine automatische Antwort mit der benutzerdefinierten Nachricht, die Sie in Phase 1 eingerichtet haben.

Ich bin wieder im Büro! Wie deaktiviere ich die automatische Antwort in Outlook?

Wenn Sie ins Büro (oder nach Hause) zurückkehren, müssen Sie daran denken, die Outlook-Abwesenheitsregel zu deaktivieren oder zu löschen, damit die Benutzer weiterhin nicht die Meldung "Ich bin nicht im Büro" erhalten.

9. Klicken Tools, Regeln und Warnungen.

10. Wähle aus Abwesenheitsregel Wir haben früher erstellt, dann deaktivieren Sie entweder die Regeloder löschen Sie die Regel mit der Schaltfläche Löschen. Klicken in Ordnung Änderungen speichern und beenden

Hinweis: Ich empfehle, die Regel nur zu deaktivieren, indem Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, anstatt die Regel zu löschen. Auf diese Weise können Sie es wiederverwenden, wenn Sie das nächste Mal nicht im Büro sind.

Alles erledigt!

Mit den Outlook 2007-Regeln und -Warnungen können Sie fast alles mit Ihrer E-Mail tun, wie in diesem ausführlichen Tutorial gezeigt. Was tun oder verwalten Sie mit Ihren Outlook-Regeln?