Was sind Outlook PST-Dateien und warum werden sie verwendet? Oder nicht?

Fast JEDER, mit dem ich bei der Arbeit spreche, beschwert sich über die Größe seines Unternehmens-E-Mail-Kontos. Normalerweise ist dies kein Problem (aber die Leute beschweren sich immer noch), denn wenn sich ein Postfach dem Limit nähert, meistens E-Mail-Server (wie Microsoft Exchange) warnen den Benutzer, damit er das Postfach vor dem Server erzwingt ihre Größenbeschränkungen durch Einschränkung des Sendens / Empfangens vom Server.

Nun, das ist alles in Ordnung und Dandy BIS... Sie fahren ein paar Tage in den Urlaub, diese Warnungen zur E-Mail-Größe kommen und gehen und dann KABOOM !!! Ihre Mailbox ist VOLL und Sie können die E-Mail nicht mehr von Ihrem Handy oder sogar von OWA (Outlook Web Access) senden / empfangen. Ich habe den Anruf millionenfach erhalten. Mein iPhone kann keine E-Mails senden, Hilfe!

• Also, was tun?
• Gibt es eine Lösung für diese Postfächer mit unzureichender Größe?
• Was soll ich tun, bevor ich in den Urlaub fahre?

Jetzt stelle ich Ihnen das berüchtigte vor (laut IT) Outlook PST-Datei.

Was sind Outlook-PST-Dateien?

• Outlook-Datendateien oder Microsoft Outlook-PST-Dateien (wie sie besser bekannt sind) können mit erstellt werden Microsoft Outlook zum Verschieben oder Kopieren von E-Mails und Anhängen von Ihrem Server-Postfachkonto in Ihr lokales Konto PC. Im Wesentlichen handelt es sich um eine lokale Archiv- oder Speicherdatei, die Sie zum Speichern von E-Mails und Anhängen auf der Festplatte, dem USB-Laufwerk oder der Serverfreigabe Ihres Computers erstellen (je nachdem, wo Sie sie erstellen und speichern).

Wie viel können Sie in Outlook-PST-Dateien speichern?

• Vor Outlook 2003/2007 konnten .PST-Dateien nur 2 Gigabyte E-Mail und Anhänge speichern. Mit Outlook 2003 und Outlook 2007 wurde das Format geändert, sodass die PST-Dateien nach Bedarf auf über 20 Gigabyte vergrößert werden können, sofern dies nicht die Standardeinstellung ist Konfiguration wird geändert.
• Lass sie ehrlich gesagt nicht 20 Gigs bekommen. Es ist ein viel Bessere Idee, Ihre .PST-Dateien nicht größer als ein paar Gigs zu halten. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, erstellen Sie eine neue PST-Datei, anstatt sie zu erstellen enorm .PST-Archive. Je größer die .PST-Dateien sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit von Beschädigung und Datenverlust (und desto schwieriger wird es, die bösen Jungs zu sichern.) Sie können so viele .PST-Dateien anhängen Dateien auf Ihren Outlook-Client nach Bedarf. Trennen Sie Ihre E-Mails also logisch über mehrere PST-Dateien, wenn Sie mehr als ein paar alte GIGs speichern müssen Email.
• TIPP - Wenn Sie PST-Dateien zum Archivieren alter E-Mails verwenden, komprimieren Sie diese, nachdem Sie alle alten Daten in sie kopiert haben. E-Mail ist normalerweise nur Text, daher wird sie SEHR gut komprimiert.

Wie kann ich Outlook-PST-Dateien erstellen?

• Es ist EINFACH, hier sind ein paar Anleitungen für Ausblick 2007, 2013 und 2016.

Warum PST-Dateien verwenden / erstellen? Leistungen?

Postfachgröße

• Erinnern Sie sich an den ersten Absatz dieses Artikels? Die meisten E-Mail-Administratoren beschränken die Größe von Unternehmenspostfächern. Je größer die Mailbox, desto mehr Speicherplatz benötigen sie, desto mehr müssen sie sichern UND desto mehr Zeit benötigen sie, um diese Sicherungen durchzuführen.
• Wenn Sie ein E-Mail-Packrat sind (wie ich), wird ein 200-Megabyte-Postfach es einfach nicht schneiden. Hier kommen .PST-Dateien ins Spiel. Erstellen Sie einfach eine PST-Datei und ziehen Sie Ihre E-Mail per Drag & Drop hinein. Sie funktionieren wie ein normaler Postfachordner in Outlook. Drag & Drop. Es ist einfach! Forum>.
• Die neuesten Versionen von Windows Search indizieren Ihr Postfach UND alle lokalen PST-Dateien (konfigurierbar). die über die in Microsoft integrierten Suchfunktionen einen fast sofortigen Zugriff auf alle E-Mails ermöglichen Ausblick.

Backup und Disaster Recovery

• Wenn Sie keinen E-Mail-Administrator haben (oder ihm nicht vertrauen), der regelmäßig Sicherungen Ihres E-Mail-Servers durchführt, kopieren Sie Ihre E-Mail (ja, das müssen Sie nicht Verschieben von E-Mails in PST-Dateien (Sie können sie auch kopieren) in eine lokale PST-Datei ist eine schnelle und einfache Methode, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails in einem Server-DR wiederhergestellt werden können Szenario.

Portabilität

• PST-Dateien machen E-Mails portabel. Angenommen, Sie möchten E-Mails von einem Postfach in ein anderes verschieben. Zum Beispiel, wenn Sie Ihren Job wechseln und alte E-Mails mitbringen möchten. Oder Sie wechseln den Host-Anbieter. ODER, vielleicht möchten Sie Ihre persönlichen und geschäftlichen E-Mails in eine PST-Datei kopieren, auf einem kleinen USB-Laufwerk aufbewahren und jederzeit bei sich haben. Wie gesagt, .PST-Dateien halten E-Mails sehr portabel. Und ja, so ist ein GMAIL-Account, aber in diesem Artikel geht es nicht um GMAIL :)

Sicherheit

• Wussten Sie, dass es fast unmöglich ist zu verfolgen / zu prüfen, ob Ihr IT-Mitarbeiter / Ihre IT-Abteilung Ihre E-Mails liest? Durch das Verschieben von "sensiblen" oder "vertraulichen" E-Mails vom E-Mail- / Exchange-Server in eine lokale PST-Datei wird eine zusätzliche Sicherheitsebene hinzugefügt.
• Hinweis: Die meisten IT-Abteilungen können Ihre .PST-Dateien abrufen, ohne dass Sie dies direkt von Ihrer Festplatte bei der Arbeit wissen. Aus diesem Grund ist es wichtig, zusätzliche Sicherheit auf der Festplatte Ihres Computers anzuwenden. Ich werde in Kürze einen Artikel zu diesem Thema schreiben, aber werfen Sie einen Blick darauf Dies Artikel. Es ist ein bisschen "GEEKY", daher werde ich bald einen Artikel veröffentlichen, in dem einige Optionen zum Sichern von .PST-Dateien erläutert werden.

Was sind die Nachteile bei der Verwendung von .PST-Dateien?

Fernzugriff

• Sobald Mail ist gerührt In einer PST-Datei ist sie auf dem Server nicht mehr verfügbar, wenn RAS-Anwendungen wie OWA oder Mobiltelefone verwendet werden, die mit Ihrer Mailbox SYNC. Um auf die E-Mail in den PST-Dateien zugreifen zu können, müssen Sie einen vollständigen Microsoft Outlook-Client verwenden. In diesen Situationen kann ein kleines USB-Laufwerk hilfreich sein. Es ist jedoch immer noch nicht so bequem wie das Hinterlassen von E-Mails auf dem Server.

Die Leute werden dich nicht mögen und es ist möglich, dass du deinen Job verlierst

• PST-Dateien können im Laufe der Zeit (abhängig davon, wie viel E-Mail Sie erhalten / aufbewahren) viel Speicherplatz auf Ihrem lokalen Computer oder einer Serverfreigabe beanspruchen, je nachdem, wo Sie sie speichern. IT-Mitarbeiter hassen alles, was sie dazu bringt, an irgendetwas zu arbeiten, es sei denn, es erstellt ihren Lebenslauf. Wenn sie also eine Menge Daten irgendwo ablegen, müssen sie mehr Speicherplatz kaufen, was sie stört.
• Corporate Legal und die meisten Records Management-Abteilungen mögen keine PST-Dateien, da Sie als Endbenutzer die Richtlinien zur Aufbewahrung / Vernichtung von Unternehmensdokumenten einfach ignorieren oder umgehen können.
• Corporate Information Security-Teams mögen auch keine .PST-Dateien, wenn Legal sie jemals dazu auffordert Wiederherstellen von Daten für eine Klage oder Vorladung. PST-Dateien können die Kosten und den Aufwand der Daten erhöhen Wiederherstellung.

System- und Gehirnleistung

• Je mehr E-Mails Sie haben, desto mehr E-Mails müssen sowohl Sie als auch Ihr Computer nachverfolgen und verarbeiten.
• Da mehr E-Mails und Anhänge von Windows Search (oder einem anderen E-Mail- / Systemindexer) indiziert werden, ist Ihr Index größer und Ihre Suche dauert länger.

Hoffentlich habe ich alle Ihre Fragen zu Microsoft Outlook .PST-Dateien beantwortet und einige allgemeine Vor- und Nachteile behandelt. Aber falls ich etwas verpasst habe, kannst du gerne einen Kommentar hinterlassen oder deine Frage in meinem Beitrag posten Forum.