Steigern Sie Ihren Outlook-Produktivitätsworkflow mit diesen Tipps

Für Anfänger oder Profis bietet Microsoft Outlook viele Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können. Im Folgenden finden Sie einige wichtige Tipps zur Verbesserung Ihres Workflows und Ihrer Produktivität mit Outlook für Mac, Office 365 oder Webversionen.

Einrichtungsregeln

Mithilfe von Regeln können Sie die Verwaltung Ihrer Nachrichten automatisieren, unabhängig davon, ob Junk Mail blockiert oder bestimmte Nachrichten in einen Ordner verschoben werden. Sie könnten beispielsweise alle Nachrichten Ihres Chefs in einen bestimmten Ordner verschieben lassen, damit Sie sie nie verpassen. Mit der Vollversion von Outlook können Sie einige ziemlich komplexe Regeln erstellen.

Hier ist eine einfache Regel, nach der ich Nachrichten aus dem Empfängerordner verschiebe. Wählen Sie eine Nachricht vom Empfänger aus und klicken Sie auf Zuhause Klicken Sie dann auf die Registerkarte Regeln> Regel erstellen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Von Empfänger dann überprüfen Verschieben Sie das Element in einen Ordner. " Wählen Sie einen vorhandenen Ordner oder erstellen Sie einen neuen. Wählen Sie es aus und klicken Sie auf OK. Sie können die Regel sofort oder zu einem späteren Zeitpunkt ausführen. Es gibt Regeln, die Sie einrichten können, um eine zu erhalten Benachrichtigung, wenn Sie eine E-Mail von einem bestimmten Empfänger erhalten oder Nachrichten mit bestimmten Wörtern. Auschecken So verschieben Sie neue Nachrichten in einen bestimmten Ordner.

Ebenfalls, Erweiterte Regeln wurden zu Outlook.com hinzugefügt vor ein paar Jahren.

Verwenden Sie Farbkategorien und Flags

Verwenden Sie die Funktion "Farbe und Kategorien", um Prioritäten zu setzen und sich auf das zu konzentrieren, was wichtig ist. Wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie auf das Menü Kategorisieren. Wählen Sie dann eine geeignete Farbe aus. Sie können diese Farben an eine bestimmte Bedeutung anpassen. Klicken Kategorien> Alle Kategorien > Wählen Sie eine Farbe und dann Umbenennen. Tastaturbefehle können ebenfalls zugewiesen werden, sodass Sie schnell eine Nachricht markieren können.

Das Follow-Up-Flag kann Ihnen auch dabei helfen, sich Nachrichten zu merken, die Sie sich ansehen müssen, wenn Sie Zeit haben. Wenn Sie eine E-Mail-Nachricht markieren, wird sie in Ihrer Aufgaben- und Aufgabenliste angezeigt, damit Sie sich daran erinnern können, sie zu bearbeiten.

Zeitplan mit verspäteter Lieferung

Outlook lässt Sie die Zustellung einer E-Mail verzögern zu einer bestimmten Tageszeit. Diese Funktion ist praktisch, wenn Sie wissen, dass ein Empfänger Ihre Nachricht erst zu einem bestimmten Zeitpunkt erhält. Wenn Sie wissen, dass ein Benutzer gegen 3 Uhr morgens E-Mails abruft, erstellen Sie eine neue Nachricht und klicken Sie auf Verzögerte Lieferung Schaltfläche unter Optionen. Nehmen Sie die entsprechenden Änderungen an den Lieferoptionen vor, z Nicht vorher liefern Datum (und Uhrzeit.

Erstellen Sie einen Suchordner

Ein Suchordner ist eine leistungsstarke Methode, um Ihre Nachrichten zu durchsuchen und Ihrem Posteingang einen gewissen Sinn zu verleihen. Zum Beispiel können Sie Erstellen Sie einen Suchordner für E-Mails, die Sie verfolgen oder Nachrichten von bestimmten Personen, Gruppen oder Listen kennzeichnen möchten.

Drücke den Mappe Klicken Sie dann auf die Registerkarte Neuer Suchordner Wählen Sie dann den Typ des Suchordners aus, den Sie in einer der Gruppen erstellen möchten. Wählen Sie den E-Mail-Ordner aus und klicken Sie auf OK. Im Navigationsbereich wird ein Suchordner erstellt. Alle Nachrichten, die ich weiterverfolgen möchte, sind dort verfügbar, wenn ich sie benötige.

Stellen Sie die Filterstufe für Junk-E-Mails ein

Junk Mail kann verlangsamen, wie viele produktive E-Mails Sie im Laufe des Tages erhalten können. Mit dem Outlooks-Junk-Mail-Filter können Sie die Auswirkungen minimieren. Klicken Sie auf die Registerkarte Start, dann auf das Menü Junk in der Gruppe Löschen und dann auf Junk-E-Mail-Optionen.

Ich empfehle, zuerst mit der Einstellung Niedrig zu beginnen und zu sehen, wie es bei Ihnen funktioniert. Wenn Junk-Nachrichten zu aggressiv sind, können Sie zu einer höheren Option wechseln. Falls der Filter versehentlich eine wichtige Meldung kennzeichnet, würde ich die Option Permanent löschen deaktiviert lassen.

Erstellen Sie Backups der PST-Datei

Outlook ist ein System und kann auch fehlschlagen. Durch die Aufrechterhaltung einer fehlerfreien Sicherung Ihres persönlichen Ordners kann eine reibungslose Wiederherstellung bei Beschädigung, Systemausfall oder anderen unvorhergesehenen Problemen sichergestellt werden.

Mit Outlook 2013 oder Outlook 2016 erstellte Outlook-Datendateien (.pst) werden auf Ihrem Computer im gespeichert Ordner "Dokumente \ Outlook-Dateien". Wenn Sie auf einem PC oder Mac, auf dem bereits Datendateien vorhanden waren, die in Outlook 2007 oder früher erstellt wurden, ein Upgrade auf Outlook durchgeführt haben, werden diese Dateien an einem anderen Speicherort in einem versteckten Ordner unter gespeichert C: \ Benutzer \ Benutzer \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Die Offline-Outlook-Datendatei (.ost) wird ebenfalls unter gespeichert C: \ Benutzer \ Benutzer \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. Die meisten Daten verbleiben auf dem Server. Alle lokal gespeicherten Elemente sollten jedoch gesichert werden. Zum Beispiel Kalender, Kontakte, Aufgaben und alle Ordner, die nur als lokal gekennzeichnet sind. Weitere Informationen zum Erstellen und Sichern von PST-Ordnern finden Sie in den folgenden Artikeln:

• So erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook 2016
• Erstellen Sie einen PST-Ordner in Outlook 2013
• Was sind Outlook PST-Ordner und wie werden sie verwendet?
• Reparieren Sie einen beschädigten PST-Ordner in Outlook

Sie sind vielleicht auch interessiert an So finden Sie den temporären Outlook-OLK-Ordner.

Abwesenheitsantworten einrichten

Unabhängig davon, ob Sie den größten Teil des Tages nicht im Büro sind oder einen Monat im Urlaub sind, kann das Einrichten einer Abwesenheitsantwort Ihre Kontakte darüber informieren, dass Sie nicht verfügbar sind. Verwendung der Abwesenheitsassistent reduziert viel Lärm in Ihrem Posteingang, wenn sie versuchen, Sie ohne sofortige Antwort zu erreichen. Dies reduziert auch den Aufwand für die Bereinigung Ihres Posteingangs bei Ihrer Rückkehr. Klicken Datei> Info> Automatische Antworten.

Aktivieren Sie das Optionsfeld Automatische Antworten senden und definieren Sie den Zeitraum, in dem diese bestimmte Nachricht gesendet werden soll. Sie können diese Nachricht auch an Kollegen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens senden.

Wenn Sie Outlook für iOS verwenden, tippen Sie auf Einstellungen, tippen Sie auf Ihren Exchange Server und anschließend auf Automatische Antworten. Aktivieren Sie die Option Automatische Antworten und geben Sie eine personalisierte Nachricht ein.

Benachrichtigungen verwalten

Outlook-Desktop-Benachrichtigungen können überwältigend sein und Sie ablenken. Eine Möglichkeit besteht darin, sie zu deaktivieren. Um sie stummzuschalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Outlook-Symbol im Benachrichtigungsbereich der Taskleiste und dann auf Neue Mail-Desktop-Warnung anzeigen. Weitere Versionen von Outlook finden Sie in unserem Artikel unter So deaktivieren Sie Outlook-Desktop-Warnungen.

Tipps für Outlook Mobile

Wenn Sie die mobile Version von Outlook verwenden, finden Sie hier einige Tipps, mit denen Sie unterwegs produktiv bleiben können.

Wechseln Sie zwischen Personal- und Arbeitskalender.

Tippen Sie auf die Registerkarte Kalender, dann auf das Hamburger-Menü und anschließend auf Ihren Arbeits- oder persönlichen Kalender.

Planen Sie einen Skype-Anruf mit Outlook für iOS

Tippen Sie auf Kalender, erstellen Sie einen neuen Namen und geben Sie einen Namen für das Ereignis ein. Tippen Sie auf Personen und fügen Sie die Personen hinzu, die Sie einladen möchten. Wischen Sie nach unten und schalten Sie ein Skype Anruf Tippen Sie anschließend auf den Link Skype-Anruf, geben Sie eine Beschreibung ein und tippen Sie anschließend auf Erledigt. Tippen Sie zum Abschluss auf Speichern.

Senden Sie eine Verfügbarkeit

Erstellen Sie eine neue Nachricht und tippen Sie auf Kalenderereignis.

Tippen Sie auf Verfügbarkeit senden, wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt aus und klicken Sie dann auf Fertig.

Senden Sie Ihre Nachricht.

In den letzten Updates für Outlook 2016 für Mac wurden einige neue Funktionen hinzugefügt. Auschecken unser Artikel für mehr Informationen darüber, wie Sie diese neuen Funktionen nutzen können. Lesen Sie auch unseren Artikel mit einem Liste der Outlook-Tastaturbefehle für Mac-Benutzer.