So erstellen Sie personalisierte Massen-E-Mails mit Seriendruck für Google Mail

Wie man

DurchLori Kaufman

Zuletzt aktualisiert am14. November 2017

Müssen Sie dieselbe E-Mail an viele Personen mit jeweils personalisierten Inhalten senden? Vielleicht möchten Sie jeden Empfänger mit seinem Namen begrüßen, seine Postanschrift verwenden oder seine Mitgliedsnummer angeben.

Seriendruck ist eine Funktion, mit der Sie mehrere Kopien von Briefen und E-Mails erstellen können, die an Ihre Kontakte gesendet werden sollen. Jeder Brief oder jede E-Mail kann sowohl Standard- als auch benutzerdefinierte personalisierte Inhalte enthalten. Die Informationen, die Sie zum Anpassen jedes Briefes oder jeder E-Mail verwenden, werden wie eine Kontaktliste aus Ihrer Datenquelle entnommen.

Wenn Sie Google Mail als Haupt-E-Mail-Client verwenden, ist keine Seriendruckfunktion integriert. Für Google Sheets steht jedoch ein Seriendruck-Add-On zur Verfügung, das mit Ihrem Google Mail-Konto verknüpft ist. Wir zeigen Ihnen, wie Sie das verwenden

Seriendruck für Google Mail mit Anhängen Add-On, um einen Stapel derselben E-Mails zu personalisieren und zu senden.

Installieren Sie den Seriendruck für Google Mail mit Anhängen

Melden Sie sich vor der Installation und Verwendung des Seriendruck-Add-ons bei dem Google Mail-Konto an, das Sie verwenden möchten.

Dann, Installieren Sie das Seriendruck-Add-On für Google Sheets.

Klicken Fortsetzen auf der Lass uns anfangen Dialogfeld, in dem das Add-On "Seriendruck" zum Ausführen berechtigt ist.

Die verschiedenen Berechtigungen, die für das Add-On erforderlich sind, werden aufgelistet. Klicken ermöglichen um dem Add-On "Seriendruck" die Berechtigung zum Zugriff auf Ihr Google Mail-Konto zu erteilen.

Das Seriendruck - Erste Schritte Anzeigen. Drücke den X. um das Dialogfeld zu schließen.

Erstellen Sie die Zusammenführungsvorlage

Das Seriendruck-Add-On öffnet ein neues Tabelle ohne Titel in Google Sheets auf einem neuen Tab.

Gehe zu Add-Ons> Seriendruck mit Anhängen> Seriendruckvorlage erstellen.

Eine leere Seriendruckvorlage wird in der erstellt Tabelle ohne Titel, enthält die obligatorischen Spalten, wie Vorname, Nachname, und E-Mail-Addresse.

Importieren oder geben Sie Ihre Kontakte ein

Jetzt müssen Sie die Kontakte, die Sie verwenden möchten, zu dieser Tabelle hinzufügen. Gehen Sie dazu zu Add-Ons> Seriendruck mit Anhängen> Google-Kontakte importieren.

Das Importieren Ihrer Kontakte ist der schnellste Weg, um sie hinzuzufügen. Sie können die Informationen für die Empfänger aber auch manuell in die Tabelle eingeben.

Wenn Sie bestimmte Empfängergruppen haben, an die Sie Stapel-E-Mails senden, möchten Sie möglicherweise Gruppen in Ihren Google-Kontakten erstellen.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Gruppe mit den E-Mail-Adressen aus, die Sie verwenden möchten, und klicken Sie auf Kontakte importieren. Das Dialogfeld wird nicht automatisch geschlossen. Klicken Sie daher auf X. in der oberen rechten Ecke des Dialogfelds.

Fügen Sie einen Anhang für einen Kontakt hinzu

Eines der Elemente, die Sie in jeder E-Mail anpassen können, ist der Anhang. Sie können jeder E-Mail eine andere Datei hinzufügen, indem Sie einen Link zu der Datei in Ihrem Google Drive-Konto verwenden.

Öffnen Sie dazu einen neuen Tab und melden Sie sich bei Google Drive an. Laden Sie dann die Datei hoch, die Sie an die E-Mail anhängen möchten. Sie können die Datei in das Browserfenster ziehen, um sie hochzuladen.

Klicken Sie anschließend mit der rechten Maustaste auf die hochgeladene Datei und klicken Sie auf Holen Sie sich einen gemeinsam nutzbaren Link.

Stellen Sie im Popup-Dialogfeld sicher, dass Link-Sharing auf Schieberegler ist eingeschaltet (grün).

Wenn die Linkfreigabe bereits aktiviert ist, wird die URL bei Auswahl automatisch kopiert Holen Sie sich einen gemeinsam nutzbaren Link. Wenn Sie keine Meldung erhalten haben, dass der Link in die Zwischenablage kopiert wurde, wählen Sie die URL im Dialogfeld aus und kopieren Sie sie.

Kehren Sie zur Tabelle "Seriendruck" zurück und fügen Sie die URL in die Tabelle ein Dateianlagen Spalte für die Person, an die Sie diese Datei senden möchten. Sie können jedem Kontakt in Ihrer Liste eine andere Datei senden.

Sie können auch mehrere durch Kommas getrennte URLs für Dateianhänge einfügen.

Planen Sie Datum und Uhrzeit für das Senden der E-Mail

In der Spalte Geplante Daten können Sie ein Datum und eine Uhrzeit für das Senden der E-Mail angeben, die für jede Person unterschiedlich sein können.

Um eine E-Mail zu planen, geben Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit im Format TT / MM / JJJJ HH: MM in der Spalte Geplantes Datum für den gewünschten Kontakt ein.

Lassen Sie die Zellen in der Spalte "Geplantes Datum" leer, um die E-Mails sofort nach dem Einrichten zu senden.

Benutzerdefinierten Inhalt hinzufügen

Neben den Standardfeldern, die in der Seriendruckvorlage enthalten sind, können Sie weitere benutzerdefinierte Felder hinzufügen. Vielleicht möchten Sie Informationen wie die E-Mail-Adresse und die Mitgliedsnummer jedes Empfängers hinzufügen. Sie können der Tabelle Spalten hinzufügen, um diese Informationen zu speichern.

In unserem Beispiel werden wir etwas Einfaches hinzufügen. In jeder E-Mail möchten wir den Nachnamen des Empfängers verwenden, dem der Titel vorangestellt ist (Herr, Frau oder Frau). Also werden wir ein hinzufügen Titel Säule.

Bewegen Sie die Maus über die Spaltenüberschrift der zuletzt ausgefüllten Spalte, um der Seriendruck-Tabelle eine Spalte hinzuzufügen. Klicken Sie auf den angezeigten Abwärtspfeil und dann auf 1 rechts einfügen.

Klicken Sie in die blaue Kopfzelle und ändern Sie den Namen der Spalte in einen geeigneten Namen. Sie verwenden diesen Namen in Ihrem E-Mail-Entwurf in Google Mail, um den Wert später in jede E-Mail einzufügen.

Geben Sie dann den entsprechenden Wert für jeden Kontakt in die Zellen unter dem Spaltennamen ein.

Erstellen Sie den E-Mail-Entwurf in Google Mail

Jetzt ist es an der Zeit, den E-Mail-Entwurf zu erstellen, den Sie an die Kontakte in Ihrer Seriendruck-Tabelle senden möchten, und mithilfe variabler Felder jede E-Mail anzupassen.

Öffnen Sie eine neue Registerkarte und melden Sie sich bei derselben Google Mail-Adresse an, die Sie für die Seriendruck-Tabelle verwendet haben. Erstellen Sie eine neue E-Mail und geben Sie den Betreff und den Text der E-Mail-Nachricht ein. Sie können Ihrem E-Mail-Entwurf auch Rich-Text-Formatierungen und Inline-Bilder hinzufügen.

Um variable Felder in die E-Mail aufzunehmen, wie z Titel und NachnameFügen Sie die Feldnamen mit dem ein {{Feldname}} Notation. Zum Beispiel haben wir hinzugefügt {{Titel}} {{Nachname}} zu unserer E-Mail. Sie können der Betreffzeile auch variable Felder hinzufügen. Wenn Sie der Seriendruck-Tabelle URLs für Dateianhänge hinzugefügt haben, müssen Sie dieses Variablenfeld nicht zur E-Mail hinzufügen. Sie werden automatisch in die E-Mails aufgenommen.

Nicht klicken Senden.

Konfigurieren Sie den Seriendruck

Kehren Sie zur Tabelle für den Seriendruck zurück und gehen Sie zu Add-Ons> Seriendruck mit Anhängen> Seriendruck konfigurieren.

Geben Sie die Informationen für die E-Mail-Nachricht ein, z Vollständiger Name des Absenders, CC-Adresse, und BCC-Adresse. Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders unterscheidet sich von der Google Mail-Adresse, unter der Sie angemeldet sind. Wählen Sie die E-Mail-Adresse aus der Dropdown-Liste aus. Die angemeldete E-Mail-Adresse wird auch als verwendet Antwortadresse, aber das kannst du ändern.

Klicken Fortsetzen.

Senden Sie eine Test-E-Mail

Wählen Verwenden Sie eine vorhandene Google Mail-Entwurfsnachricht als Vorlage aus der ersten Dropdown-Liste. Wählen Sie dann den Entwurf aus, den Sie verwenden möchten Wählen Sie Google Mail-Entwurf Dropdown-Liste.

Es ist eine gute Idee, den Seriendruck zu testen. Klicken Sie also auf Senden Sie eine Test-E-Mail.

Sie erhalten die Test-E-Mail in dem Konto, in dem Sie sich wie in der Tabelle zum Seriendruck angemeldet haben. Die variablen Feldwerte des ersten Kontakts in Ihrer importierten Liste werden verwendet. Alle von Ihnen hinzugefügten URLs für Dateianhänge werden am Ende der Nachricht hinzugefügt. Sie können die Datei entweder über den Link herunterladen oder in Ihrem Google Drive-Konto speichern.

Führen Sie Seriendruck aus

Gehen Sie zurück zur Seriendruck-Tabelle und klicken Sie auf Führen Sie Seriendruck aus um die E-Mails zu senden. Wenn Sie Datum und Uhrzeit zum hinzugefügt haben Geplantes Datum Spalte für einen oder alle Kontakte, werden die E-Mails dann gesendet. E-Mails an Kontakte ohne geplantes Datum und Uhrzeit werden sofort gesendet.

Klicken Sie nach Abschluss des Seriendrucks auf Erledigt.

Benennen Sie die Seriendruck-Tabelle um

Die Seriendruck-Tabelle wird automatisch als Standardname gespeichert Tabelle ohne Titel. Wenn Sie diese Tabelle erneut verwenden möchten, möchten Sie ihr möglicherweise einen besseren Namen geben.

Um den Namen der Seriendruck-Tabelle zu ändern, klicken Sie auf den Namen in der oberen linken Ecke der Tabelle.

Geben Sie einen neuen Namen ein. Dieser neue Name wird in der Tabelle angezeigt.

Der neu eingegebene Name wird auch als Name der Datei in Ihrem Google Drive-Konto verwendet. Jetzt können Sie diesen Seriendruck erneut verwenden und nach Bedarf ändern.

Seriendruck ist auch als integrierte Funktion verfügbar Word für Windows, Word für Mac, und Outlook 2013 oder 2016 unter Windows.

Verwenden Sie Seriendruck? Haben Sie andere Möglichkeiten gefunden? Mail in Google Mail zusammenführen oder Möglichkeiten, dies zu tun Mail in anderen E-Mail-Diensten zusammenführen? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen in den Kommentaren mit.