Verwendung des Seriendrucks in Microsoft Word 2016 für Mac

Wie man

DurchAndre Da Costa

Zuletzt aktualisiert am14. November 2019

Wenn Sie Batch-Dokumente an eine Gruppe von Personen senden müssen, z. B. eine Einladung zu einer Veranstaltung oder einem Meeting. Die Microsoft Mail Merge-Funktion ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, dies zu tun. Wir haben Ihnen zuvor gezeigt, wie Sie Dokumente mit dem Dokument vorbereiten können Seriendruckfunktion in Word 2016 für WindowsFür Benutzer von Word 2016 für Mac ist der Vorgang jedoch etwas anders. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie es funktioniert.

Verwenden der Seriendruckfunktion in Microsoft Word 2016 für Mac

Seriendruck gilt nicht nur für Dokumente. Sie können es für Broschüren, Newsletter oder Materialien für Massenmailings verwenden. Das Einrichten eines Dokuments für den Seriendruck ist ein zweiteiliger Prozess, der das Hauptdokument und die Datenquelle enthält, die aus den Namen und Adressen der Personen für jedes Dokument bestehen. In der Datenquelle gespeicherte Informationen werden von Word verwendet, um Dokumente für jede zu kombinieren und dann zu generieren.

Beginnen wir mit dem Sammeln von Informationen für jeden Empfänger, der als Feldname bezeichnet wird. Ein Feldname enthält Informationen wie Name, Adresse und Anrede. Ein weiterer wichtiger Bestandteil beim Erstellen eines Seriendruckdokuments ist das Formular, das Informationen enthält, die an den Empfänger gesendet werden. Der folgende Beispielbrief enthält eine Liste der Felder, die ich in jedes Dokument aufnehmen werde.

Empfängerlisten erstellen

Starten Sie Microsoft Word und wählen Sie die Option aus Registerkarte Mailings> Empfänger auswählen> Neue Liste erstellen.

Das Datenquellenfenster wird auf dem Bildschirm angezeigt. Wie Sie sehen können, sind die Listenfelder bereits mit Namen gefüllt, die Sie verwenden können. Um sicher zu gehen, würde ich alle entfernen und Ihre eigenen verwenden, um Verwirrung zu vermeiden. Wählen Sie jedes Feld aus und klicken Sie auf die Minus-Schaltfläche, um es zu entfernen. Nachdem Sie jedes Feld gelöscht haben, geben Sie Ihr eigenes ein. Sie können jedes Feld mit dem Aufwärts- und Abwärtspfeil organisieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen.

Geben Sie der Datenquelle einen Namen und klicken Sie auf Speichern.

Füllen Sie die Felder mit den Namen und Adressen der einzelnen Empfänger. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf OK. Beachten Sie, dass Sie zum Hinzufügen oder Entfernen eines Datensatzes auf das Plus- oder Minuszeichen in der unteren linken Ecke des Fensters klicken.

Fügen Sie Zusammenführungsfelder ein und beenden Sie das Zusammenführen des Dokuments

Jetzt kommt der einfache Teil, das Einfügen Ihrer Zusammenführungsfelder. Wählen Sie die Registerkarte Mailings und klicken Sie auf Zusammenführungsfeld einfügen, Wählen Sie dann Ihr Zusammenführungsfeld. Wiederholen Sie die Schritte, um Ihr Dokument mit den entsprechenden Zusammenführungsfeldern zu füllen.

Speichern Sie den Serienbrief, wählen Sie die Registerkarte Mailings, klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen und dann auf Einzelne Dokumente bearbeiten.

Sie können dann Ihre Dokumente überprüfen oder ausdrucken.

Benutzer von Word 2016 für Windows werden feststellen, dass zwischen beiden Versionen geringfügige Unterschiede bestehen. Word 2016 für Mac erinnert ironischerweise an Word 97 für Windows. Unabhängig davon führen beide zu den gleichen Ergebnissen.

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